ผู้ใช้กับการพัฒนาระบบมีความสำคัญจริงหรือ

ผู้ใช้ระบบกับผู้พัฒนาระบบจะต้องเจอกับปัญหาอะไรบ้าง

            บรรยากาศตอนนี้อบอวนไปด้วยความรื่นรมและสนุกสนานกับการได้ไปร่วมงานของ 2 สถาบันใหญ่ในจังหวัดสงขลา  ซึ่งบรรยากาศ 2 ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง  แต่ในความต่างก็มีอะไรให้เรียนรู้  โดยสถาบันแรกคือ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์  ซึ่งมีทั้งงานเกษตรและงานสัปดาห์วิทยาศาสตร์  โดยมีการออกร้าน  ขายต้นไม้  และอีกมากมายบรรยายไม่หมด  ถ้าอยากทดลองด้วยตนเองก็รีบ ๆ กันหน่อย  งานเขาจัดระหว่างวันที่ 12-21 ส.ค.  พลาดแล้วต้องรอปีหน้า  และอีกสถาบันคือมหาวิทยาลัยราชภัฎสงขลา  เป็นงานวัฒนธรรม  จะมีการออกร้านเช่นกัน  และมีการแสดงด้านวัฒนธรรมท้องถิ่นมากมายซึ่งน่าดูทีเดียว  สำหรับตัวดิฉัน  ได้ตะลุยมาแล้วทั้งสองงาน รับรองว่าสนุกและคุ้มค่าค่ะ

                เรื่องสนุกผ่านไปสำหรับครั้งนี้เรื่องที่ดิฉันกล่าวถึง คือวิธีการและปัญหาในการให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ   ซึ่งเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องระลึกเสมอว่าหากระบบที่คุณมีแม้จะดีเพียงใดก็ตาม  แต่หากไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้ใช้ในการพัฒนาระบบ   ประสิทธิภาพและประสิทธิผลคงไม่เกิดกับองค์กรอย่างแท้จริง

                สำหรับระบบที่ดิฉันน่าจะอธิบายและเข้าใจได้ดีที่สุดน่าจะเป็นการนำเอาระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้กับองค์กร  จะเห็นได้ว่าองค์กรส่วนใหญ่ได้นำมาใช้เพื่อทดแทนการทำบัญชีแบบเดิม ๆ ที่เคยใช้เป็น Book  ที่การเก็บข้อมูลต้องใช้พื้นที่จำนวนมาก  การรื้อค้นข้อมูลไม่สะดวก  ทำให้เสียเวลาในการทำงาน แต่ตอนนี้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเข้ามามีบทบาทค่อนข้างสูง  เพราะทุกองค์กรเล็งเห็นถึงประสิทธิภาพที่มีมากกว่าการทำบัญชีแบบเดิม ๆ  โดยโปรแกรมที่จะเลือกใช้ต้องคำนึงถึงประเภทของธุรกิจขององค์กรนั้น ๆ  หากต้องการให้คุ้มค่าที่สุดคงต้องเลือกใช้โปรแกรมที่เหมาะสมกับธุรกิจ  และใช้อย่างคุ้มค่าทุก function  นอกจากนี้ต้องให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมวิธีการใช้ให้กับผู้ปฏิบัติงานด้วย    ซึ่ง โปรแกรมทางการบัญชีแม้ว่าเป็นการซื้อลิขสิทธิ์  แต่ต้องให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบเพื่อให้ผู้ใช้ซึ่งเป็นพนักงานบัญชีกับฝ่าย IT ขององค์กรได้มีการพัฒนาไปในแนวทางเดียวกัน  ซึ่งจากการทำงานที่ผ่านมามักเกิดปัญหาเมื่อผู้พัฒนาระบบซึ่งเป็นฝ่าย IT ไม่มีความรู้ทางการบัญชี  และเมื่อพนักงานบัญชีเสนอความคิดเพื่อให้มีการพัฒนาระบบมักจะไม่ได้รับการตอบรับจากผู้พัฒนาระบบ  ส่งผลให้ผู้เสนอความคิดเกิดความเบื่อหน่าย  เพราะเมื่อเสนอไป  คิดไป  ไม่ได้รับการตอบรับจากอีกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง     ส่งผลให้ปัญหาที่มีเกือบจะได้รับการแก้ไขแต่กลับล้มเหลวเพราะขาดการประสานงานที่ดีต่อกัน    จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่าผู้ใช้ได้มีส่วนร่วมต้องการให้ความร่วมมือแต่งานกลับล้มเหลวเพราะขาดการประสานงานที่ดีระหว่างกัน   จากกรณีนี้ทางฝ่ายบัญชีเคยมีความรู้สึกว่าน่าจะมีฝ่ายพัฒนาระบบที่มีความรู้ทางการบัญชีเพื่อรองรับความต้องการด้านนี้โดยเฉพาะในการพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง  และคอยตอบคำถามและปัญหาของผู้ใช้อย่างรวดเร็ว

                จะเห็นได้ว่าผู้ใช้ในองค์กรให้ความร่วมมืออย่างดีในการพัฒนาระบบ  คำถามต่อมาคือเป็นเพราะเหตุใด  เขามีวิธีการอย่างไร   จึงไม่มีปัญหาในการที่ผู้ใช้ไม่ให้ความร่วมมือในการพัฒนาระบบ    คำตอบที่ดีสำหรับกรณีนี้คือ  ผู้ให้เห็นความสำคัญและประสิทธิภาพของการนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ในระบบงาน   ทำให้พวกเขาทำงานได้เร็วขึ้น   ลดภาระในการท่องจำหรือหาข้อมูลในอดีต    เมื่อมีข้อดีเช่นนี้ทำให้พวกเขามีเวลาว่างในการทำงานมากขึ้น  ลดภาระการเคร่งเครียดกับงานตลอดทั้งวัน    ซึ่งผลดีเหล่านี้พวกเขาจึงมีความสุขกับงาน    ส่งผลให้พวกเขามีความต้องการและคิดค้นการทำงานหรือปฏิบัติงานที่รวดเร็ว     

             นอกจากการนำระบบโปรแกรมสำเร็จรูปมาพัฒนาแล้ว   ดิฉันอยากเสนอความคิดในการพัฒนาระบบหนึ่งที่เป็นความต้องการของตัวเอง    หากผู้ดีมีความคิดเพิ่มเติมน่าจะเขียนมาคุยกันได้นะค่ะ   คือด้านการจัดเก็บขอ้มูลการเข้าและออกของสินค้าสำเร็จรูป   กล่าวคือน่าจะมีการว่าจ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาระบบให้งานรวดเร็วขึ้น  เพื่อลดขั้นตอนในการทำงานซ้ำซ้อนของแต่ละแผนก  คำว่าซ้ำซ้อนที่ดิฉันรู้สึกคือ  องค์กรส่วนใหญ่มักให้ แผนกสต๊อก  แผนกขาย  และแผนกบัญชี  มีการเก็บข้อมูลการเข้าและออกของสินค้า   ซึ่งเป็นข้อมูลที่เหมือนกันแต่เกิดขึ้นคนละเวลา   คือแผนกสต๊อกทำเมื่อผลิตสินค้าเสร็จนำเข้าคลังและทำสินค้าออกเมื่อสินค้าถูกขนถ่ายขึ้นรถลูกค้า   แผนกขายรับเมื่อการแจ้งจากแผนกสต๊อกและตัดออกตามinvoice   ส่วนแผนกบัญชีทำรับสินค้าเมื่อถูกแจ้งจากแผนกขาย  และตัดสินค้าออกจากบัญชีเมื่อรับใบขนส่งสินค้าจากแผนกขาย     ซึ่งทำให้เสียเวลาในการทำงาน   หากมีการจัดทำข้อมูลโดยขั้นตอนเดียวแต่ข้อมูลสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ทั้ง  3 ฝ่าย  ก็เป็นการทำงานดีเยี่ยมทีเดียว

เขียนบล็อกสำหรับวันนี้เสร็จก็เริ่มหิว  ต้องไปเที่ยวงานที่มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ดีกว่า   แล้วจะเที่ยวเผื่อทุกคน ๆ นะค่ะ