สมาชิกชุมชนคนทำ eOffice แห่งม.วลัยลักษณ์รวมพลังสร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีในระบบ WU eOffice

สวัสดีค่ะขอเปิดตัวเองเป็น “ฅนเล่าเรื่อง” อีกสักคนนะค่ะ ประวัติคนเล่าเรื่องก็คงทราบกันไปแล้วเรื่องที่จะเข้ามาเล่าก็คือ เรื่องการจัดการความรู้ด้านการบริหารงานสำนักงานของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเราทำงานกันในลักษณะของการรวมกลุ่มกันเป็นชุมชนใช้ชื่อว่าเป็นชุมชนคนทำ eOffice มีการแบ่งหน้าที่กันในชุมชน คือมีคุณอำนวยหรือหัวหน้าเผ่า (คุณสิทธิชัย) คุณประสาน  (ตัวเราเองและทีมงานอีก 6 คน) คุณลิขิต(คุณบรรจงวิทย์หรืออู๊ด OD) คุณกิจสมาชิก 100 กว่าชีวิต และที่ขาดไม่ได้เป็นอันขาดก็คือผู้สนับสนุนหลักอย่างเป็นทางการคือ…คุณเอื้อ (อาจารย์สมนึก เอื้อจิระพงษ์พันธ์ :CKO) ที่คอยช่วยเหลือและการสนับสนุน ให้ชาวชุมชนคนทำ eOffice แห่ง ม.วลัยลักษณ์ ได้สร้างฝัน(เป้าหมาย) และสานฝัน (ขับเคลื่อน) กันต่อ เพื่อสร้างแนวทางการบฏิบัติงานที่ดีด้านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ขอบคุณจริง ๆ ค่ะสำหรับแรงใจของอาจารย์ที่เกื้อหนุนอยู่ข้างหลังพวกเราทุกคน สมาชิกชุมชนคนทำ eOffice ทุกคนซาบซึ้งใจจริง ๆ ค่ะ และในฐานะที่เป็นผู้ประสานชุมชนฯ อยากจะบอกกับเพื่อน ๆ สมาชิก อีกครั้งว่าปลื้มใจและประทับใจเพื่อน ๆ ทุกคนมากค่ะที่ทุกคนมาด้วย ใจสั่งมา จริง ๆ ค่ะ และคงหาดูได้ยากนักในองค์กรทั่ว ๆ ไป ที่คนทำงานในองค์กรได้รวมกลุ่ม รวมพลังเพื่อขับเคลื่อนระบบงาน และสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ ให้เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ขององค์กร เราอยากบอกเพื่อนดัง ๆ ว่าเราภูมิใจในตัวเพื่อนจริง ๆ

           ขอเป็นตัวแทนสมาชิกชุมชนฯ มาเล่าบรรยากาศเมื่อวานนะค่ะ เป็นพบกันครั้งที่ 2 หลังจากครั้งที่ 1 เรา f2f เมื่อปลายเดือน พ.ย.48 ในประเด็น" การกำหนดคุณลักษณะงานของระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือ eOffice" ซึ่งในช่วงเวลาที่ผ่านมาเราก็ไม่ได้ห่างหายกันไปไหนนะค่ะเราเจอกันตลอดเวลา เป็นการเจอกันผ่านสื่อโทรศัพท์( t2t) ทาง email (m2m) และทาง webboard (b2b) เนื่องจากการพบกันผ่ายทาง 3 ช่องทางที่กล่าวมาสะดวกและเหมาะกับธรรมชาติการทำงานของพวกเรา ที่ละจาก office ไม่ค่อยได้ และต้องประสานงานกันตลอด ในการประสานงานแต่ละครั้งเรามีการแลกเปลี่ยนและเปิดใจคุยเรื่องการแก้ปัญหาการทำงานมากขึ้น เสนอความคิดในการพัฒนาระบบงานที่เราทำกันอยู่มากขึ้น เปี๊ยกเองในฐานะเป็นผู้ประสานงานชุมชนฯ และรับผิดชอบงานด้าน eOffice จะเก็บความรู้ที่ได้จากเพื่อนมาวางแนวทางการทำงานและจะเป็นสื่อกลางถ่ายทอดให้คนอื่น ๆ ได้รับทราบด้วย

                    เข้าเรื่องการ f2f ของชาวชุมชนคนทำ eOffice ที่จัดขึ้นเมื่อวานนี้ (27/04/49) ดีกว่าค่ะ เรานัดพบกันตอนบ่ายโมงครึ่งสมาชิกที่มาวันนี้มาด้วยใจจริง ๆ ค่ะ เนื่องจากช่วงเช้าหลายคนเข้าร่วมพิธีซ้อมใหญ่กีฬา สกอ. ซึ่งไปเจอกับอากาศที่ร้อนมาก ๆ เรียกว่ามาแบบ " ผ่าแดด " เลยทีเดียวไฟแรงกันมากค่ะ ( หน้าแดงมาเลยค่ะ) ประเด็นที่เรานำมาพูดคุยในวันนี้จะเป็นการพัฒนางานที่ต่อยอดความรู้จากการ f2f กันครั้งที่ 1 และความรู้ที่เก็บเกี่ยวระหว่างทางจากเพื่อนสมาชิก โดยทาง t2t/m2m และb2b จนถึง f2f เราตั้งประเด็น ลปรร.ครั้งนี้ในเรื่อง สร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีในระบบ WU eOffice ซึ่งเมื่อวานนั้น ได้เปิดประเด็นกันเรามีความคิดตรงกันอยู่ว่าการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานโดยเฉพาะงานสารบรรณต้องพัฒนาไปความคู่กับการวางแนวปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับโปรแกรมระบบงานฯ มีการกำหนดผัง flow งานให้ครบทุกประเภทเอกสารที่อยู่ในวงจรเอกสารของมวล. เราเน้นการสร้างและใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสารกระดาษ เพื่อลดปริมาณการใช้กระดาษขององค์กร และทำให้กระบวนการทำงานในองค์กรใช้เวลาน้อยลงแต่งานดีขึ้น แต่จะเหลียวมองระเบียบงานสารบรรณที่เรายังคงต้องติดต่อกับหน่วยงานภายนอกอยู่ และเอกสารสำคัญบางประเภทที่เรายังคงต้องคงใช้กระดาษอยู่เพื่อให้เป็นไปตามที่กฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนดไว้และเป็นเอกสารเชิง จม.เหตุที่เราจะมองข้ามไม่ได้ พวกเราที่มาในวันนี้มีสัญญาใจกันว่าเราจะผลักดันให้มหาวิทยาลัยของเราป็นมหาวิทยาลัยที่เป็นเลิศทางด้านระบบการบริหารงานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ด้วยพลังของพวกเราค่ะ เราจึงวางแผนการทำงานร่วมกัน ตั้งแต่การกำหนด flow งานภาพรวมหลักของ มวล./ flow งานระดับหน่วยงาน / flow งานระดับบุคคล กำหนดว่าจุดใดบ้างที่เราจะแปลงเอกสารเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าระบบฯ และสกัดกั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ให้ออกจากระบบ(ใช้เท่าที่จำเป็น)ได้อย่างไร ซึ่งเราได้แนวทางมากมายและจะมาวางเป็นมาตรฐานหรือแนวทางปฏิบัติงานที่ดีในระบบ WU eOffice ของเราค่ะ ในรายละเอียดคุณลิขิตประจำชุมชนของเรา (อู๊ด/OD) ได้แถลงไว้เยอะแล้วเข้าไปดูได้ที่ http://gotoknow.org/archive/2006/04/27/11/44/35/e25765