ลอกมาเล่า "การสะกัดองค์ความรู้"

พรุ่งนี้ (20 ก.พ.) นัดประชุมเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานสถาบันเกษตรกร เป็นการพบปะกันครั้งที่ 3 นอกจากวาระการประชุมตามระเบียบแล้ว คิดว่าจะคุยอะไรบ้าง ที่เป็นการพัฒนาบุคลากร ไปในตัว ด้วยการตั้งสมมติฐานว่า ใครเข้าถึงแหล่งความรู้ได้มากกว่ากัน และอะไรเป็นเรื่องที่ควรเติมให้กับเจ้าหน้าที่

นึกถึงว่าเราทำงานกับชาวบ้านมานาน ได้แลกเปลี่ยน และเรียนรู้ร่วมกันมา เกิดองค์กรเกษตรกรที่เข้มแข็งมากมาย ทำไมทำได้? ทำได้ด้วยวิธีการไหน? ฯลฯ เจ้าหน้าที่รุ่นพี่ได้ส่งต่อความรู้แก่คนรุ่นหลัง (ครอบมือ:ภาษาใต้) แล้วหรือยัง นอกจากนี้ความรู้จากชาวบ้านผู้เรียนรู้ด้วยการปฏิบัติจริงนั้น เราได้เก็บรวบรวมบันทึกไว้หรือไม่??

คำถามที่เกิดจึงทำให้ไปหาความรู้ในเรื่องการ "สกัดองค์ความรู้" แบบวิชาการหน่อยๆ มาเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติของเจ้าหน้าที่ ขออนุญาตเจ้าของบทความในการนำมาเผยแพร่ต่อและขอบคุณ มา ณโอกาสนี้

การสกัดองค์ความรู้

การสร้างองค์ความรู้เป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์

กระบวนการเกิดขององค์ความรู้ในองค์กรก็เช่นเดียวกัน เมื่อใดก็ตามที่องค์กรต้องการสร้างความเชี่ยวชาญ หรือขีดความสามารถในการแข่งขันในเรื่องใดๆ เช่น การให้บริการที่เหนือกว่า ก็ต้องเริ่มจากการตั้งคำถาม หรือข้อสงสัยว่าทำอย่างไรลูกค้าจึงจะพอใจ? จากนั้นก็ตั้งสมมติฐานว่าลูกค้ากลุ่ม A อาจมีความชอบในเรื่องนี้ ก็ทำการทดลองพิสูจน์สมมติฐานนั้นๆ ถ้าใช่ก็เป็นอันว่าแนวคิดนั้นๆ ในการเอาใจลูกค้าถือเป็น “องค์ความรู้” ได้ แต่พอนานวัน “องค์ความรู้” นั้น อาจจะไม่สามารถ สร้างความพอใจให้ลูกค้าได้อย่างที่เคยเป็นมา ก็ต้องมีการวิเคราะห์ทดสอบกันใหม่ว่าควรมีการปรับปรุงองค์ความรู้นั้น หรือไม่? และอย่างไร? ถ้ามีการปรับปรุงต่อยอดองค์ความรู้นั้น ก็ถือว่ามีการวิวัฒนาการ (Evolution) ขององค์ความรู้ แต่ถ้าองค์ความรู้นั้นๆ ใช้ไม่ได้ต่อไปอีกแล้วในอนาคตจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ก็ต้องยกเลิก (Cancel) องค์ความรู้นั้นไป แล้วไปเริ่มกระบวนการสร้างองค์ความรู้ใหม่ต่อ

การบริหารองค์ความรู้ (Knowledge Management) ในองค์กรจึงเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์อย่างแท้จริง ไม่ใช่เกิดเพราะนึกเอง เดาเอง หรือฟลุก เหตุฟลุกนั้นคงจะมีบ้างในบางกรณี เช่น ฟลุกไปเจอสูตรทำอาหารจานเด็ดโดยบังเอิญ แต่คนเรานั้นมันจะฟลุกตลอดชีวิตย่อมเป็นไปได้ยาก ดังนั้น หากองค์กรใดต้องการสร้างความเป็นเลิศในเรื่องใดๆ ก็ต้องมีการจัดสร้างกระบวนการในการบริหารจัดการองค์ความรู้อย่างเป็นระบบและอิงระเบียบวิธีทางวิทยาศาสตร์ (Scientific method)

องค์ความรู้เป็นสิ่งที่ต้องรู้จักสะสม

องค์ความรู้ขององค์กรเกิดได้จาก 2 แหล่งคือ

1) เกิดจากโครงสร้างและกระบวนการขององค์กรที่จัดขึ้นมา เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ในการ สร้างองค์ความรู้โดยเฉพาะ

2) เกิดขึ้นหรือมีอยู่ในตัวของบุคลากร กล่าวคือ เมื่อองค์กรจัดจ้างและมอบหมายให้บุคลากรทำหน้าที่วิจัยค้นคว้าสร้างองค์ความรู้ บุคลากรนั้นๆย่อมมีโอกาสได้สัมผัสกับองค์ความรู้นั้นโดยตรง ในฐานะเป็นนักวิจัยของโครงการนั้นๆ ถือเป็นความรู้โดยตรงที่ได้รับจากการปฏิบัติงานเพื่อสร้างองค์ความรู้

ในอีกสถานการณ์หนึ่งก็คือ เกิดจากบุคลากรที่ทำงานในหน้าที่ต่างๆ ทั่วไปขององค์กรนั่นแหละ ถึงแม้พวกเขาจะไม่ได้อยู่ในแผนก R & D (Research & Development) ก็ตามที แต่เขาก็มีความรู้และทักษะพิเศษที่เกิดขึ้นจากการทำงานในหน้าที่นั้นๆ มานานปี ซึ่งถ้าคนเหล่านี้จากองค์กรไป ความรู้ความชำนาญพิเศษเหล่านี้ ก็จะจากองค์กรไปพร้อมกับตัวเขาด้วย น่าเสียดายไหมล่ะคะ?

องค์กรบางองค์กรมีอายุยืนนาน มีพนักงานมาทำงานด้วยหลายต่อหลายรุ่น แต่องค์ความรู้หลายๆ เรื่องก็สูญหายไปตามตัวพนักงานแต่ละรุ่นที่จากไป โดยไม่มีการถ่ายทอดต่อให้พนักงานรุ่นหลัง บางองค์ความรู้ก็เป็นความรู้ที่สำคัญมากๆ ต่อความอยู่รอดที่อาจดูจิ๊บจ๊อยไม่สำคัญสำหรับนายจ้าง แต่ก็มีผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าบางกลุ่ม ซึ่งถ้านายจ้างเห็นว่าไม่สำคัญ ก็แล้วไป!

จะดักจับ (Capture) และเก็บกัก (Store) ความรู้อย่างไร?

องค์ความรู้สามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อเชื่อวันในการทำงาน พอนานวันเข้าองค์ความรู้ก็ได้รับการทดสอบ พัฒนาและกลั่นกรองจนกลายเป็นสูตร ทฤษฎี หรือแบบจำลอง (Model) ในที่สุด ซึ่งถือเป็นจุดพัฒนาระดับสูงสุดขององค์ความรู้ แต่ปัญหามีอยู่ว่าผู้บริหารของหลายองค์กรไม่ตระหนักถึงความจริงข้อนี้ จึงละเลยและละทิ้งโอกาสดีๆ ที่จะหยิบฉวย ดักจับเจ้าตัวองค์ความรู้เหล่านั้น เพื่อมาวิเคราะห์และพัฒนาให้ดียิ่งๆขึ้นไป

Jean Thilmany ผู้เขียนบทความเรื่อง “Passing Know How” ในวารสาร HR Magazine ได้นำเสนอวิธีการในการ “ดักจับ” (Capture) ความรู้ก่อนที่มันจะหลุดมือไปไว้อยู่ 5 วิธีคือ

วิธีที่ 1 : ให้พนักงานบันทึกบทเรียนจากการทำงาน

วิธีแรกนี้บริษัท Lyondell Basell ซึ่งเป็นผู้ผลิตโพลีเมอร์ที่มีธุรกิจทั่วโลกใช้อยู่คือ จัดโครงการชื่อ “Knowledge Retention Program” (โปรแกรมรักษาองค์ความรู้) ซึ่งโครงการนี้มีนโยบายให้พนักงานที่ทำงานในตำแหน่งสำคัญ (Key Positions) ต้องจดบันทึกข้อมูล หรือองค์ความรู้ใหม่ๆ ที่พวกเขาพบเจอในระหว่างทำงาน ทั้งนี้ข้อมูลนั้นๆ อาจเป็นเพียงข้อสังเกต คำถาม ข้อคิด หรือคำแนะนำที่พนักงานเห็นว่ามีประโยชน์ในการพัฒนาการปฏิบัติงานและเป็นข้อมูลที่ไม่เคยมีบันทึกมาก่อนในบริษัท จากนั้นบริษัทก็ทำการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ในฐานข้อมูลของบริษัท อย่างไรก็ตาม Jean Thilmany ไม่ได้ให้รายละเอียดว่าพนักงานต้องจดบันทึกบ่อยแค่ไหน ทั้งนี้ผู้เขียนมีความเห็นว่าควรจดทุกครั้งเมื่อมีความรู้ใหม่เกิดขึ้น แต่อาจทำการทบทวนแก้ไขและบันทึกเป็นรายงานส่งหน่วยข้อมูลเดือนละครั้งก็น่าจะพอเพียง

วิธีที่ 2 : ใช้วิธีบันทึกภาพหรือบันทึกลงในแผ่น CD หรือ DVD

กระบวนการบางอย่างอาจยากที่จะเข้าใจถ้าอ่านจากบันทึกเท่านั้น เพราะว่ามันมองไม่เห็นภาพ ดังนั้นจึงควรใช้สื่อโสตทัศนูปกรณ์ให้เป็นประโยชน์ บันทึกภาพและเสียงของวิธีการทำงาน ขั้นตอนการทดลองทางเคมี ปฏิกิริยาทางเคมีที่สำคัญๆ ฯลฯทั้งนี้พนักงานรุ่นหลังที่ต้องเข้ามารับช่วงงานต่อจะได้อ่านบันทึกแล้วชมภาพประกอบจนเข้าใจแจ่มแจ้งในเวลาอันรวดเร็วดังคำพังเพยที่ว่า “สิบปากว่า ไม่เท่าตาเห็น” นั่นเอง หากองค์กรมีการบันทึกวีดิทัศน์การปฏิบัติงานประจำของพนักงานคนเก่ง หรือเปรียบเทียบกับคนไม่เก่ง ก็จะเห็นถึงความแตกต่างของผลงานได้ชัดเจนว่าเกิดจากสาเหตุอะไรและแก้ไขข้อบกพร่องได้ตรงจุดยิ่งขึ้นและได้ครบถ้วน

วิธีที่ 3 : ต้องสร้างแผนภูมิความคิด (Mind Mapping)

จัดทีมผู้เชี่ยวชาญมาวิเคราะห์ บันทึกวีดิทัศน์และสัมภาษณ์พนักงานคนเก่งเพื่อที่จะสามารถร่างภาพวิธีคิด วิธีทำงานของบุคคลเหล่านี้ออกมาเป็นแผนผังหรือแบบจำลอง ซึ่งเมื่อได้บันทึกความคิดของคนเหล่านี้ออกมาเป็นแผนผัง ก็จะทำให้เจ้าตัวผู้เป็นเจ้าของความคิดเห็นระบบความคิดของตัวเองชัดเจน และสามารถทำการดัดแปลงแก้ไขต่อยอดได้ง่ายขึ้น (ดีกว่าคิดอยู่ในหัวสมองคนเดียว) และยังเชิญชวนให้คนอื่นๆ ร่วมกันวิเคราะห์และพัฒนาแผนผังความคิดนี้ได้ด้วย

วิธีที่ 4 : ใช้วิธีเล่าเรื่อง (Story Telling)

การให้คนที่มีความสามารถ มีประสบการณ์ที่น่าสนใจ มาเล่าเรื่องราวต่างๆเพื่อถ่ายทอดความรู้ให้คนอื่นๆ ก็เป็นวิธีหนึ่งที่นิยมใช้ ยิ่งคนที่เล่าเก่งๆ จะสามารถจูงใจผู้อื่นให้อยากทดลองทำตามได้ดีทีเดียว

วิธีที่ 5 : สนทนาแลกเปลี่ยนความเห็น

วิธีนี้หลายบริษัทใช้กันเป็นประจำอยู่แล้ว โดยจัดประชุมให้พนักงานมา “สุมหัวกัน” (Brain Storming) แลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์

วิธีทั้ง 5 ประการที่กล่าวมานี้ ล้วนเป็นมาตรการที่องค์กรควรนำมาใช้ในการดักจับองค์ความรู้ที่มีในตัวพนักงาน เพื่อกักเก็บมันไว้ให้อยู่กับองค์กรจะได้ไม่ต้องสูญเสียองค์ความรู้ไปกับพนักงานที่ลาจากไป และเมื่อมีวิธีการในการดักจับองค์ความรู้แล้ว ต้องอย่าลืมสร้างระบบจัดเก็บความรู้นั้นๆ ให้ดีด้วย เพราะว่าคนไทยเรานั้นมีจุดอ่อนอยู่ที่ไม่ชอบบันทึกเรื่องราวต่างๆ ทำให้เราต้องสูญเสียองค์ความรู้ดีๆ ที่คนรุ่นปู่ย่าตายายของเราคิดค้นมาไปอย่างน่าเสียดาย

ที่มา;;; http://www.jobjob.co.th/th/HR_Variety/

เขียนใน GotoKnow โดย evergreen
ใน เรื่องเล่าจากงาน (ใหม่)

คำสำคัญ (Tags): #การสะกัดองค์ความรู้

หมายเลขบันทึก: 243167เขียนเมื่อ 19 กุมภาพันธ์ 2009 10:37 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 20:19 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่าน