เรียนรู้จากการทำWorkshop KM ที่ชัยนาท

            ทางวิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนีชัยนาท โดยการนำของผู้อำนวยการ อาจารย์พจนา ปิยะปกรณ์ชัย และอาจารย์ทิพวรรณ ตั้งวงศ์กิจ อาจารย์ผู้ประสานงาน ได้จัดทำโครงการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อการออกแบบและวางระบบการบริหารจัดการความรู้ของวิทยาลัยขึ้นเพื่อให้ทำKMและQAไปด้วยกัน โดยจัดวางออกเป็น 3 ระยะคือระยะที่ 1 ให้ความรู้ (26-27มีนาคม 49) ระยะที่2 ลงมือปฏิบัติ (12-13 กรกฎาคม 49) และระยะที่ 3 ประเมินผล (1-30 กันยายน 49) โดยให้ผมเป็นที่ปรึกษาทั้ง 3 ระยะ ซึ่งผมเองก็ได้เรียนท่านผู้อำนวยการไปว่า ผมไม่อยากรับเพราะเกรงว่าจะทำได้ไม่ดีและทำให้วิทยาลัยเสียเวลา แต่ทางวิทยาลัยก็ยืนยันว่าขอให้ผมทำ ผมก็เลยรับและขอว่าน่าจะเป็นการเรียนรู้ร่วมกันระหว่างผมกับวิทยาลัยมากกว่าการมาเป็นที่ปรึกษาวางระบบให้เพราะผมเองก็ไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญในการให้คำปรึกษา อีกทั้งภารกิจส่วนตัวในฐานะผู้ปฏิบัติเองก็เยอะมากอยู่แล้ว

             เมื่อ 26-27 มีนาคม ได้เริ่มจัดทำระยะที่หนึ่งไป ที่ห้องประชุมวิทยาลัย โดยมีการกล่าวเปิดและชี้แจงวัตถุประสงค์กิจกรรมโดยท่านผู้อำนวยการ หลังจากนั้นผมได้สรุปประเด็นสำคัญของการจัดการความรู้ตามแนวทาง LKASA Model ประมาณ 1 ชั่วโมง เพื่อเป็นการสรุปประเด็นสำคัญร่วมกัน แล้วก็เริ่มกิจกรรมกลุ่มเลยเพราะเคยมาบรรยายให้ที่วิทยาลัย 2 ครั้งแล้ว ครั้งแรกในกิจกรรมสัมมนาเครือข่ายวิทยาลัยและครั้งที่สองเป็นการประชุมวิชาการของวิทยาลัย จึงไม่ได้บรรยายซ้ำเพื่อไม่ให้เสียเวลาทำกิจกรรมกลุ่ม โดยเริ่มกิจกรรมตาม 5 ขั้นตอนของการจัดการความรู้แบบบูรณาการ ตอนแรกผมคิดว่าน่าจะมีคนเข้าร่วมสัก 30 คน แต่พอวันจริงมีหัวหน้างานและผู้บริหารเข้าร่วมประมาณ 18 คน เท่านั้น ซึ่งผมคิดว่าการระดมสมองเพื่อการทำกิจกรรมกลุ่มอาจจะทำได้ไม่มากนักเพราะจำนวนคนน้อยเกินไป แต่เนื่องจากอาจารย์หลายท่านติดภารกิจจึงมาร่วมไม่ได้(วันแรกเป็นวันอาทิตย์ ส่วนวันที่สองเป็นวันจันทร์) ตอนทำกลุ่มจึงแบ่งเป็น 2 กลุ่ม กลุ่มละ 8-10 คน

             หลังจากที่ผมได้สรุปประเด็นการจัดการความรู้ให้ฟังแล้ว และจะเริ่ม ทำกิจกรรมกลุ่มโดยการระดมสมองเพื่อการวางแผนการจัดการให้เกิดการเรียนรู้ ผมได้สังเกตเห็นคำถามบนสีหน้าและแววตาของผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก เหมือนกับจะถามว่า จะมาทำอะไรกันนี่ จะให้ทำอะไร จุดประสงค์จริงๆคืออะไร ผมก็เลยเปลี่ยนจากการระดมสมองทำกลุ่มมาให้พูดแสดงความรู้สึกหรืออยากพูดอะไรก็ได้ออกมาก่อนโดยขอให้พูดทุกคนเพื่อจะได้ประเมินสถานการณ์และบรรยากาศองค์การประชุมออกมาก่อน เพื่อจะได้ปรับกระบวนยุทธ์ในการทำกิจกรรมกลุ่มต่อไปได้ ผมได้จดบันทึกประเด็นต่างๆที่ผู้เข้าร่วมประชุมได้เสนอขึ้นมา ดังนี้

1. ควรกำหนดบริบทของวิทยาลัยก่อนเพื่อจะได้ทราบว่าจะต้องทำอะไร
2. ควรจะทำในระดับฝ่ายหรือวิทยาลัยดี จะเอาภาพใหญ่หรือภาพย่อยของงานก่อน
3. ควรทดลองทำตามวิทยากรก่อน
4. การที่วิทยาลัยมีวิสัยทัศน์ ยุทธศาสตร์อยู่แล้ว เราจะใช้ที่มีอยู่แล้วได้เลยไหม
5. ยังมึนๆอยู่ ตกลงอยากได้ภาพใหญ่หรือภาพย่อยดี
6. อยากให้เป็นภาพใหญ่ก่อน เหมือนเราเป็นปลาตัวหนึ่ง เราต้องสร้างหัวปลาก่อน
7. น่าจะสร้างปลาตัวใหญ่ก่อน
8. มาดูให้ชัดว่าจะเลือกโมเดลไหน แล้วมาดูว่าเรามีอะไรอยู่แล้ว ก็เอามาเติมเข้าไปเลย
9. เรามีวิสัยทัศน์ พันธกิจอยู่แล้ว เราน่าจะให้แต่ละงานนำเอาความรู้ที่มีอยู่แล้วไปทำคู่มือปฏิบัติงานเพื่อไปแลกเปลี่ยนกับที่อื่นเลย
10. งงอยู่ แม้จะฟังอาจารย์หลายรอบแล้ว ก็เข้าใจKM แต่วันนี้ไม่รู้ว่าจะให้มาทำอะไร จะเอาอะไรแน่ วันนี้จะทำอะไรแน่ ยังมึนๆอยู่
11. ชอบคำว่า Matrix organization อย่าเพิ่งให้ฝ่ายใดทำ เราควรจะช่วยกันทำมากกว่า
12. ฟังจากที่อาจารย์รีวิวมา รู้สึกเหมือนว่าเรากำลังจะไปนครสวรรค์ แต่ไม่รู้ว่าจะไปรถคันไหนดี เพราะมันมีหลายโมเดล ตอนจะมาประชุมก็เตรียมคู่มือประกันคุณภาพมาเหมือนกับจะมาเตรียมทำเอกสารQA แต่พอมาแล้วไม่รู้จะให้ทำอะไร  เหมือนตอนนี้ไม่รู้ว่าจะให้ไปรถคันไหน
13. ไม่รู้จะไปไหนดี ในส่วนของวิทยาลัยเรามีวิสัยทัศน์ พันธกิจของเราอยู่แล้ว เราจำเป็นต้องทำใหม่ไหม ถ้าทำKM
14. ตอนนี้ยอมรับว่างงมาก ถ้าเราทำเป็นแผนใหญ่ๆภาพรวมของวิทยาลัยก่อนได้ไหม แล้วค่อยทำเป็นแผนแต่ละฝ่าย
15. เป้าหมายของเราคือการผลิตบัณฑิตที่ดี ตอนนี้ของฝ่ายก็เป็นแค่สนับสนุน งงภาษาอังกฤษที่ใช้ แต่ที่รู้แน่ๆว่าทำอย่างไรให้เด็กของเราดี ถ้าในฝ่ายสนับสนุนเฉพาะสองคนที่มาประชุมทำ ไปไหนไม่ถึงหรอก ต้องมาช่วยกันหลายๆคน
16. บอกตรงๆว่า ไม่รู้จะทำอะไรดี รู้ว่าKMคืออะไร แต่วันนี้ไม่รู้จะทำอะไร แต่ประตูก็เปิดอยู่ พร้อมที่จะรับนะ แต่ก็ไม่รู้จะทำอะไรดี

             หลังจากได้ฟัง ผู้เข้าร่วมประชุมได้พูดออกมาแล้ว ผมก็ได้พยายามที่จะวิเคราะห์ไปด้วยขณะฟัง เพราะพอจบแล้ว เราต้องรู้ว่าเราเองจะให้เขาทำอะไรต่อไป เพราะดูแล้วบรรยากาศในห้องประชุมเริ่มอึดอัด คนจัดเองก็เริ่มอึดอึด วิทยากรเอง(ผมไปคนเดียวเพราะทีมคนอื่นๆติดภารกิจของโรงพยาบาลบ้านตากเอง มีแค่น้องแคนกับน้องขิม ไปเป็นเพื่อนเท่านั้น) ก็อึดอัดและเครียดด้วย เราจึงต้องแก้สถานการณ์ การที่ผู้เข้าร่วมประชุมได้พูดได้ระบายความรู้สึกก็ช่วยผ่อนคลายบรรยากาศแห่งความตึงเครียดไปได้บ้าง

            จะเห็นได้ว่า การนำเอาการจัดการความรู้มาใช้ในครั้งนี้ จากเสียงสะท้อนเหล่านี้ เราพบว่า

1. KVในการทำKM ของวิทยาลัยยังไม่ชัด หรือชัดแต่ยังไม่ได้สื่อลงไปในระดับหัวหน้างานหรือผู้บริหารในวิทยาลัยให้เห็นได้ชัดก่อน
2. Back ground ความรู้ KMของผู้เข้าประชุมไม่เท่ากัน เพราะบางคนเคยฟังบรรยายแล้ว แต่ก็มีอีกหลายคนที่ไม่ได้ฟัง
3. ไม่ได้พูดคุยกันให้ชัดว่าจะเริ่มKMในระดับไหนก่อน ระดับวิทยาลัยหรือระดับฝ่ายหรือระดับกิจกรรม
4. ผู้บริหารเข้าร่วมน้อย
5. หลายคนคิดว่าKMเป็นงานใหม่ จึงไม่ค่อยอยากคิดเพราะแค่งานประจำทุกวันนี้ก็เยอะมากอยู่แล้ว กลัวจะทำไม่ไหวและเป็นภาระมากเกินไป
6. ของเก่าที่มีอยู่ก็ดีอยู่แล้ว ไม่เห็นว่าจะต้องทำใหม่อีก
7. มองไม่ออกว่าในแต่ละขั้นจะทำกิจกรรมอะไรบ้าง เพราะให้คิดใหม่ไม่ได้เอาตัวอย่างที่ชัดเจนให้ดู ไม่สามารถทำตามๆกันมาแบบการทำแผนเดิมที่เคยทำได้  
   

            ผมและผู้อำนวยการและทีมผู้จัดก็ได้เริ่มชี้แจงทำความเข้าใจกันใหม่ว่าจะมีการนำเอาKMมาใช้ในการพัฒนาวิทยาลัยเพื่อให้ได้รับการประเมินมาตรฐานQAและมุ่งสู่การเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ โดยจะใช้แนวทางของLKASA Modelมาประยุกต์ใช้ ทั้งนี้จะให้ช่วยกันระดมสมองเพื่อจัดทำแผนการบริหารจัดการความรู้ของวิทยาลัยขึ้นมาโดยยังไม่ต้องไปมองแผนเดิมที่มีอยู่ เพื่อให้สามารถคิดได้อย่างเป็นอิสระโดยไม่ต้องไปกังวลว่าคิดมาแล้วใครหรือฝ่ายไหนจะเป็นคนทำ ทำไปจนครบ 5 ขั้นตอน แล้วค่อยนำเอาแผนที่คิดขึ้นจากการประชุมนี้ไปสอดแทรกประสานอยู่ในแผนปฏิบัติการเดิมของวิทยาลัย และอาจจะพบว่าหลายเรื่องมีอยู่แล้วในแผนเดิม เวลาปฏิบัติจึงไม่ต้องไปทำใหม่อีก แต่ตอนทำแผนอยากให้ทำครอบคลุมไว้ก่อน เราจะได้มองเห็นชัดนะว่านี่คือแผนKMแต่ตอนปฏิบัติให้เอาไปฝังอยู่ในแผนงานโครงการปกติ

               ผมได้เอาสไลด์ตัวอย่างกิจกรรมมาให้ดูด้วยเพื่อให้มองเห็นแนวทางหรือตัวอย่าง แล้วก็ให้คิด ระดมสมองวางแผนกัน ในวันแรกได้แค่การวางแผนการจัดการให้เกิดการเรียนรู้และการวางแผนการจัดการให้เกิดองค์ความรู้ในองค์การ พอวันที่สองจึงได้อีก 3 ขั้น โดยสังเกตว่าในขั้นที่ 3-5 จะเร็วและคิดง่ายขึ้นโดยเฉพาะขั้นการจัดการให้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะวางแผนงานโครงการได้เร็วมาก ซึ่งผมเข้าใจว่าการจัดการความรู้ในที่ต่างๆตอนนี้พูดถึงและทำเรื่องนี้กันมาก ทำให้เกิดความคุ้นเคยและนึกกิจกรรมต่างๆได้ง่าย

               หลังจากทำครบทั้ง 5 ขั้นแล้ว ก็ได้นำเอาแผนงานโครงการที่วางได้ มานำเสนอและประสานเข้าด้วยกันเพื่อเป็นแนวทางในการนำเอาไปจัดทำแผนการบริหารจัดการความรู้ของวิทยาลัยต่อไป