เทคนิคการวางแผนเป็นทีม(Team Planning)

ตีพิมพ์ใน 1)สารพัฒนาหลักสูตร 101 (สิงหาคม 2533) หน้า 20-23 2)มิตรครู 32(17) ปักษ์แรก (กันยายน 2533) หน้า 22-24

บทนำ

เป็นที่ยอมรับกันว่าการบริหารงานที่เปิดโอกาสให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการกำหนดนโยบายและแนวทางปฏิบัติจะส่งผลให้บุคลากรเกิดขวัญกำลังใจในการทำงาน มีความรู้สึกในความเป็นเจ้าของ เกิดความภาคภูมิใจในงานที่ได้กระทำ มีความขยันขันแข็ง กระตือรือร้นที่จะคิดสร้างสรรค์งานให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น ทำให้การทำงานเกิดประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ดังนั้นความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของบุคลากรในโรงเรียน จึงเป็นความปรารถนาของผู้บริหารโรงเรียนทุกคน แต่มักปรากฎเสมอว่าความไม่เป็นทีมของบุคลากรจะเริ่มจากบุคลากรในระดับบริหาร ได้แก่ ผู้บริหาร รองผู้บริหาร หัวหน้าหมวด หัวหน้างาน เป็นต้น ซึ่งเขาเป็นทั้งผู้นำและเป็นตัวอย่างการทำงานเป็นทีมแก่บุคลากรระดับต่าง ๆ ลงมา

สิ่งชี้วัดที่เห็นได้ชัดในเรื่องนี้คือความไม่เป็นเสียงเดียวกันในนโยบาย และเป้าหมายที่สำคัญของโรงเรียน การเฟิกเฉยต่อนโยบายและเป้าหมายของโรงเรียนที่ผู้บริหารกำหนดขึ้น การยุให้รำตำให้รั่ว ทำให้บุคลากรหวั่นไหวไม่เชื่อมั่นต่อนโยบาย หรือ กิจกรรมสนับสนุนนโยบาย บุคลากรเกิดความไม่ไว้เนื้อเชื่อใจกัน การประชุมวางแผนติดตามผลไม่เป็นไปอย่างพร้อมเพรียงสม่ำเสมอ ทำให้บุคลากรในโรงเรียนขาดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ ทำงานแบบเช้าชามเย็นชาม มีลักษณะเป็นเรือเกลือ เบื่องาน ผลาญเวลาบ้าหอบฟาง ทิ้งกลางคัน ฉันไม่เกี่ยว เขี้ยวลากดิน ช่างนินทา พาเพื่อนเสีย เสียเจ้านาย

บ้างก็ อดทนเหมือนอูฐ ไม่พูดเหมือนปลา ขี้ข้าเหมือนควาย ประจบนายเหมือนสุนัขด้วยเหตุนี้ผู้บริหารโรงเรียนจึงพยายามนำเทคนิคการบริหารหลาย ๆ รูปแบบมาใช้ เช่นการพัฒนาองค์การ (OD) การบริหารโดยจุดประสงค์ (MBO) กลุ่มสร้างคุณภาพงาน (QC)ฯลฯ แต่ก็พบว่าสำเร็จบ้าง ไม่สำเร็จบ้าง ดังนั้นผู้บริหารจึงยังคงคิดค้นหรือพัฒนาเทคนิคการบริหารใหม่ ๆ ขึ้นมาใช้อย่างไม่หยุดยั้ง

การวางแผนเป็นทีม (TEAM PLANNING) ก็เป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่กำลังถูกนำมาใช้ในโรงเรียน ทั้งนี้ด้วยความมุ่งหวังว่า เมื่อนำมาใช้แล้วจะช่วยให้เกิดความร่วมมือร่วมใจขึ้นในโรงเรียนของตนมากขึ้น

ความหมาย

การวางแผนเป็นทีม (TEAM PLANNING) หมายถึง เทคนิคการวางแผนโดยสมาชิกในองค์การหรือกลุ่มงานที่มีบทบาทหน้าที่ที่จะต้องรับผิดชอบงานร่วมกัน มาร่วมคิดวางแผนตั้งแต่เริ่มต้น อันจะส่งผลไปสู่การร่วมกันทำ รวมประเมินผล ร่วมปรับปรุง และรับผิดชอบร่วมกัน ด้วยความเต็มใจ

หลักการ

การวางแผนเป็นทีมนั้น ตั้งอยู่บนหลักพื้นฐาน 3 ประการ คือ

1. การวางแผนเป็นทีมทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจที่จะทำงานร่วมกัน เพื่อผลสำเร็จของงานตั้งแต่เริ่มต้น

2. ความชำนาญการ ประสบการณ์ และแรงจูงใจของทีมสามารถฟันฝ่าอุปสรรคเพื่อความสำเร็จใดใดก็ได้

3.การแสวงหาปัญหาอุปสรรค ที่ครอบคลุมภาพอนาคต แล้วทุกคนในทีมร่วมกันกำหนดกลยุทธ์ (STRATEGY) กลวิธี (TACTICS) จะช่วยให้สามารถฟันฝ่าอุปสรรคไปสู่ความสำเร็จที่ต้องการได้

จุดมุ่งหมาย

1. เพื่อสร้างทีมงานบริหารของโรงเรียนที่เข้มแข็ง

2. เพื่อให้ได้มาซึ่งกลยุทธ์ในการบริหารโรงเรียน โดยให้บุคลากรเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดกลยุทธ์ ด้วยการเห็นพ้องต้องกันทุกขั้นตอน

3. เพื่อให้ทีมงานบริหารเป็นแบบอย่างการทำงานเป็นทีมให้แก่บุคลากรในโรงเรียน

ขั้นตอนการวางแผนเป็นทีม

1. การกำหนดจุดมุ่งหมาย (FOCUS STATEMENT)

2. การกำหนดภาพอนาคต (VISION)

3. การกำหนดอุปสรรค (OBSTRUCTION)

4. การกำหนดกลยุทธ์ (STRATEGY)

รายละเอียดตัวอย่างและแนวทางปฏิบัติแต่ละขั้นตอน

ขั้นตอนในการวางแผนเป็นทีมมี 4 ขั้นตอน แต่ละขั้นตอนมีรายละเอียด ตัวอย่างและแนวทางปฏิบัติดังนี้

1.การกำหนดจุดมุ่งหมาย (FOCUS STATEMENT) เพื่อให้ได้จุดมุ่งหมายที่ชัดเจนทีมบริหารซึ่งอาจจะมีปริมาณ 10-12 คน จะเริ่มต้นด้วยการประชุมเพื่อถามตัวเอง และร่วมกันกำหนดด้วยมติที่เป็นเอกฉันท์ว่า ในการทำงานที่พวกเขาตั้งใจไว้นั้น เขาจะทำอย่างไรและอะไรคือปลายทางที่เขาต้องการ โดยยอมรับเบื้องต้นว่าทุกคนมีข้อมูลเพียงพอ มีความรู้ความสามารถและปรารถนาดีต่อโรงเรียนของตนเอง ตัวอย่างจุดมุ่งหมายที่ทีมกำหนดขึ้นเช่น

"ทำอย่างจึงจะทำให้บรรยากาศและสิ่งแวดล้อมในโรงเรียนสะอาด สดชื่น ร่มรื่น สวยงาม"

2. การกำหนดภาพอนาคต (VISION) ภาพอนาคต หมายถึง ข้อความที่ระบุถึงสิ่งที่ต้องการอยากจะเห็น หรืออยากจะเป็น หรืออยากจะมี ในอนาคตที่สอดคล้องกับจุดมุ่งหมายของทีมบริหารที่กำหนดไว้ ภาพอนาคตแต่ละภาพจะมีลักษณะเป็นข้อความที่สั้น กระทัดรัด และสามารถสื่อความหมายได้โดยไม่ต้องอาศัยการตีความอีก ตัวอย่างภาพอนาคตที่ได้จากจุดมุ่งหมายข้างต้น อาจจะเป็นดังนี้

"ครูเปิดโอกาสให้นักเรียนมีส่วนร่วมในการจัดตกแต่ง ดูแลบริเวณโรงเรียน"

3. การกำหนดอุปสรรค (OBSTRUCTION) อุปสรรค หมายถึง ปัญหาที่ทำให้ภาพอนาคตที่กำหนดไว้ไม่สามารถเป็นไปได้ การกำหนดอุปสรรคสามารถกระทำได้โดยการประชุมพิจารณาของสมาชิกในทีม เป็นขั้นตอนในลักษณะเดียวกันกับการกำหนดภาพอนาคต จากภาพอนาคตข้างต้น กลุ่มอาจได้อุปสรรคมากมายและเลือกอุปสรรคที่ทุกคนยอมรับว่าเป็นจริง ซึ่งอาจได้แก่

"ผู้บริหารและครูไม่ไว้วางใจที่จะให้นักเรียนเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดบรรยากาศและสิ่งแวดล้อม"

4. การกำหนดกลยุทธ์ (STRATEGY) กลวิธี (TACTICS) "กลยุทธ์" หมายถึงคำแถลงการณ์หรือข้อความอย่างกว้าง ๆ ที่องค์การแสดงถึงแผนการดำเนินงานที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมายขององค์การ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ภาพรวมของกลวิธีหลาย ๆ กลวิธี "กลวิธี" หมายถึง การนำกลยุทธ์มาวิเคราะห์เป็นข้อปฏิบัติต่าง ๆ ที่เฉพาะเจาะจงหรือแน่ชัด การกำหนดกลยุทธ์ในที่นี้หมายถึง การกำหนดวิธีการในการขจัดอุปสรรค เพื่อให้ภาพอนาคตที่กำหนดไว้เป็นจริง และบรรลุตามจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ ในการกำหนดกลยุทธืนั้น ก่อนอื่นควรให้สมาชิกทุกคนร่วมกันกำหนดกลวิธีก่อน จากอุปสรรคข้างต้น กลุ่มอาจได้กลวิธีมากมาย เช่น

"กำหนดให้นักเรียนทุกคนปลูกและดูแลไม้ดอกไม้ประดับ คนละ 2 กระถาง แล้วจัดเวรผลัดเปลี่ยนกันนำมาประดับอาคารเรียน ชั้นเรียนละ 2 สัปดาห์"

"กำหนดให้นักเรียนปลูกและดูแลไม้ยืนต้นอย่างน้อยคนละ 1 ต้น"

"แบ่งพื้นที่บริเวณโรงเรียนให้นักเรียนรับผิดชอบดูแลตกแต่ง รักษา ความสะอาดให้เป็นสัดส่วน"

"จัดให้มีการประกวดผลงานการจัดบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมในโรงเรียนของนักเรียน"

จากนั้นก็ให้สมาชิกร่วมกันพิจารณาตรวจสอบแต่ละกลวิธีจนกระทั่งเลือกได้กลวิธีที่ทุกคนเห็นว่าสามารถเป็นไปได้ทุกกลวิธี แล้วจัดกลุ่มกลวิธีที่เหมือนกันหรือใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน แล้วเขียนคำอธิบายภาพรวมของกลุ่มกลวิธีนั้น ซึ่งเราเรียกว่า "กลยุทธ์" นั่นเอง กลยุทธ์ที่ได้จากกลวิธีข้างต้นอาจได้แก่

"ส่งเสริมให้นักเรียนมีส่วนร่วมในการพัฒนาบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมในโรงเรียน"

สรุปและข้อเสนอแนะ

เทคนิคการวางแผนเป็นทีมตามตัวอย่างตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1 ถึงขั้นตอนที่ 4 เป็นการวางแผนเพื่อให้ได้มาซึ่งกลยุทธ์ที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ร่วมกันว่า "ทำอย่างไรจึงจะทำให้บรรยากาศและสิ่งแวดล้อมในโรงเรียน สะอาด สดชื่น ร่มรื่น สวยงาม" จนกระทั่งได้กลยุทธ์ที่ว่า "ส่งเสริมให้นักเรียนมีส่วนร่วมในการพัฒนาบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมในโรงเรียน" แต่ละขั้นตอนของเทคนิคการวางแผนเป็นทีม จะทำโดยการประชุมสมาชิกทุกคนให้มีส่วนร่วมในการกำหนด พิจารณา ตรวจสอบ ทุกขั้นตอน จนเข้าใจตรงกันและเห็นพ้องต้องกันโดยไม่มีการโหวตเสียง วิธีการที่ใช้มักนิยมให้แต่ละคนเขียนสิ่งที่ตนเองคิด ตนเองต้องการลงในบัตร บัตรละ 1 ความคิด จำนวนคนละ 4-5 บัตร ในแต่ละขั้นตอนแล้วให้สมาชิกทุกคนร่วมกันพิจารณาจัดกลุ่มบัตรที่เหมือนกันหรือใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน แล้วเขียนคำอธิบายภาพรวมของกลุ่มบัตรแต่ละกลุ่ม

เนื่องจากกลยุทธ์ที่ได้เป็นเพียงข้อกำหนดเพื่อให้การปฏิบัติงานสำเร็จตามจุดมุ่งหมายที่กำหนดขึ้นโดยทีมงานบริหาร ดังนั้นฝ่ายบริหารอาจดำเนินการให้บังเกิดผลตามจุดมุ่งหมายโดยประกาศให้กลยุทธ์เป็นนโยบายของโรงเรียนเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนำไปวิเคราะห์และคิดค้นข้อปฏิบัติ หรือกลวิธีที่จะนำไปปฏิบัติต่อไป หรืออาจนำกลวิธีที่กลุ่มคิดขึ้นแล้วให้มีผู้รับผิดชอบดำเนินการก็ได้

จะเห้นได้ว่าเทคนิคการวางแผนเป็นทีมนั้นเป็นเทคนิคที่จะช่วยให้ทีมบริหารโรงเรียนเกิดการร่วมคิด ร่วมปรับปรุง หรือร่วมพัฒนางานตามภาระหน้าที่ของตนตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อที่จะส่งผลไปสู่การร่วมทำ ร่วมประเมินผลและร่วมรับผิดชอบด้วยกันโดยตลอด

*************************

ธเนศ ขำเกิด [email protected]

เอกสารอ้างอิง