การทำ 5 ส.
รากฐานคุณภาพคือ การทำ 5 ส. ที่สามารถพัฒนาอาคาร สถานที่ และคนได้ ถ้าทำเป็นนิสัยก็จะก่อให้เกิดคุณภาพภายในองค์กรได้ ทำให้สามารถเป็นองค์กรแห่งคุณภาพ
5 ส. เป็นเทคนิคหรือวิธีการจัดการปรับปรุง สำนักงานหรือสภาพการทำงานให้มีความเป็นระเบียบเมื่อมีการทำ 5 ส.แล้ว จะทำให้เสียเวลาในการหาของน้อยลง ใช้กำลังน้อยลง ใช้เงินน้อยลง และเห็นผลได้อย่างรวดเร็ว ถ้าจะเป็นสำนักงานตัวอย่างต้องมีรากฐานจากการทำ 5 ส.
ความหมายของ 5 ส.
สะสาง เป็นการแยกประเภทข้าวของ เครื่องใช้ ออกจากกันทั้งที่ใช้ได้และไม่ได้
สะดวก เป็นการจัดเก็บข้าวของ เครื่องใช้ ให้เป็นระเบียบ จัดให้มีป้ายติดไว้
สะอาด เป็นการดูแลรักษาความสะอาดรอบๆ สำนักงาน
สุขลักษณะ เป็นการทำตามมาตรฐานที่กำหนดไว้และรักษาให้คงอยู่
สร้างนิสัย เป็นการทำบ่อยๆ จนเกิดเป็นความเคยชิน
ความสำคัญของการทำ 5 ส.
จะช่วยให้หน่วยงานมีความเป็นระเบียบ สะอาด ปลอดภัย เพิ่มผลผลิตมากขึ้น มีการบริการที่รวดเร็วขึ้น ประหยัด และที่สำคัญก่อให้เกิดการทำงานที่เป็นทีม สร้างความสามัคคีในหน่วยงานอีกด้วย
หลักการทำ 5 ส.
สะสาง
- ในหน่วยงานควรจะมีการปฏิบัติไปในทางเดียวกัน
- สำหรับของที่สะสางเมื่อแยกออกมาแล้วว่าใช้ได้ ควรจะจัดหาที่เก็บให้เรียบร้อย พร้อมกำหนดระยะเวลาของการจัดเก็บด้วยว่านานเท่าใด
- สิ่งที่ต้องทำคือโต๊ะทำงาน ลิ้นชักโต๊ะแต่ละคน ตามตู้ สำหรับมุมอับนั้น โดยเฉพาะใต้บันไดควรจะดูว่าจะจัดเก็บของอย่างไรให้เรียบร้อยด้วย
สะดวก
หลังสะสางแล้วของที่จำเป็นต้องใช้งานต้องมีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ โดยมีการติดป้ายไว้ และควรกำหนดว่าป้ายที่จะใช้ติดเป็นสีอะไร ขนาดเท่าไหร่ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันด้วย
สำหรับคอมพิวเตอร์ในสำนักงานควรมีขั้นตอนวิธีปฏิบัติติดไว้ มีแผนบำรุงรักษาคอมพิวเตอร์ ส่วนกรณีป้ายที่ติดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ หากเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ทราบกันดีในหน่วยงานว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบก็ไม่จำเป็นต้องติดป้ายก็ได้ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงของหน่วยงาน
สะอาด
หากหน่วยงานไม่มีความสะอาดก็จะทำให้สำนักงานไม่น่าอยู่ ไม่สดชื่น ยิ่งถ้าเครื่องมือ เครื่องใช้ชำรุด ก็ทำให้การทำงานไม่สะดวก มีโอกาสเกิดอุบัติเหตุได้ง่าย มีความไม่ปลอดภัยในการทำงานสูง ดังนั้นควรจะมีการดูแลโต๊ะทำงานของตัวเองก่อนเป็นอันดับแรก อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้งทำการปัดฝุ่น เก็บขยะแถวๆ โต๊ะตัวเองให้เรียบร้อย
จุดที่ควรสนใจดูแลในเรื่องความสะอาดส่วนใหญ่จะเป็นพื้น ฝาผนัง โต๊ะ เพดาน สำหรับมุมกาแฟควรจะมีการกำหนดผู้รับผิดชอบไว้ด้วย มีมาตรฐานที่ต้องมีการกำหนดด้วย มีการกำหนดมาตรฐานของห้องน้ำไว้ด้วยถ้าหน่วยงานไหนมีแม่บ้านดูแล ก็ควรจะกำหนดให้ชัดเจน ที่สำคัญควรจะมีการกำหนดวันทำ Big Cleaning Day ในหน่วยงานเพื่อมาช่วยกันทำความสะอาดหน่วยงาน โดยเฉพาะหัวหน้าควรจะลงมือทำเอง เพื่อเป็นตัวอย่างแก่ลูกน้อง
สุขลักษณะ
เป็นการรักษาสิ่งที่ทำดีมาแล้วทั้ง 3ส.ให้คงอยู่ ให้ดีตลอดไป และแก้ไขปรับปรุงสถานที่ทำงานให้น่าทำงานโดยกำหนดเป็นมาตรฐานของแต่ละ ส. โดยอาจจะมีการประเมินการทำ 5 ส.แต่ละพื้นที่โดยกรรมการ จัดให้มีการแข่งขันระหว่างหน่วยงานภายใน หรือมีการจัดการประกวดคำขวัญ 5 ส.ขึ้น
สร้างนิสัย
เป็นการทำอย่างไรให้ 5 ส.ยั่งยืนในหน่วยงานตลอดไป ที่สำคัญผู้บริหาร ควรปฏิบัติเป็นตัวอย่างที่ดี คอยกระตุ้นและติดตามการปฏิบัติอยู่อย่างสม่ำเสมอ
ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส
1. ผู้บริหารประกาศ นโยบาย 5 ส.
2. แต่งตั้งคณะกรรมการ 5 ส.
3. จัดฝึกอบรม หรือการดูงาน เช่นไปดูงานที่ รพช. ปตท.วังน้อย
4. แบ่งพื้นที่รับผิดชอบ
5. จัดกิจกรรม Big Cleaning Day
6. กำหนดมาตรฐาน 5 ส.
7. ลงมือปฏิบัติกิจกรรม และประเมินผล
8. ปรับปรุงมาตรฐานให้เหมาะสม
9. จัดให้มีการประกวด 5 ส.ในหน่วยงาน
10. กำหนดเป้าหมายใหม่ เพื่อยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น
แนวทางในการปฏิบัติ 5 ส.ให้สำเร็จในหน่วยงาน
1. จัดระบบก่อนการทำ 5 ส.
2. ต้องมีกรรมการให้ชัดเจน
3. กรรมการต้องรู้บทบาทของตัวเองอย่างชัดเจน
4. มีแผนการดำเนินงานที่ชัดเจน
เจริญพร นามธรรม
แวะมาอ่านบทความ
5 ส.