เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549
เป็นวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนสำนักงานเลขานุการ วงงานธุรการ
(link)
ให้ความสนใจในเรื่องลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์
และหน่วยงานที่ได้รับความสนใจของวงนี้และเป็นเรื่องเด่นของวงมี 3 หน่วยงาน คือ
สนง.ศึกษาศาสตร์ สนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์
และสนง.เกษตรศาสตรฯ สำหรับของสนง.เกษตรศาสตรฯ
นั้นเป็นน่าสนใจที่จะเริ่มระบบ e-office ในวันที่ 1 พฤษภาคม
นี้
ตัวแทนงานธุรการเล่าเรื่องเด่นในวง
Best Practice : การลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์
(สนง.เกษตรฯ)
ความจริงวันนี้ถ้าพูดถึงการลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ของงานธุรการ
เป็นเรื่องธรรมดาครับ
สิ่งสำคัญอยู่ที่การบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพนั้นจะทำได้อย่างไร
(วิธีการของสนง.เกษตรฯ) มีดังนี้ครับ
-
เมื่อเรื่องเข้ามาที่คณะฯ เจ้าหน้าที่ธุรการจะลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์
(ได้รับความอนุเคราะห์โปรแกรมจากกองบริการการศึกษา) และประทับตรายาง
"องค์ประกอบที่ ...... ดัชนีที่....
ตามเกณฑ์ของการประกันคุณภาพการศึกษา
(ต้นฉบับมาจากสนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์)
-
แยกเรื่องไปตามงานของสำนักงาน หัวหน้างานของแต่ละงานสรุปเรื่อง
และเสนอมาที่เลขานุการคณะเพื่อผ่านเรื่องไปให้ที่คณบดี
และรองคณบดีฝ่ายต่าง ๆ
-
เมื่อเรื่องออกจากผู้บริหารแล้ว
แต่ละงานเซ็นรับเรื่องจากงานธุรการและไปดำเนินงานต่อ
และจัดเก็บเอกสารตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ
-
สำหรับเรื่องเวียน
จะใช้วิธีสแกนเรื่องและนำขึ้นบนเว็บไซด์ของคณะ กรณีเรื่องด่วนจะส่งไปให้ผู้รับโดยตรง
ผู้ปฏิบัติงานธุรการของสนง.เกษตรฯ เล่าให้ฟังว่า
สำหรับเกณฑ์การประกันคุณภาพในแต่ละองค์ประกอบ
ใช้วิธีการปิดไว้ที่โต๊ะทำงาน แต่ตอนนี้เริ่มคล่องขึ้นแล้ว
และพอใจกับการทำงานธุรการที่สามารถตรวจสอบเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดได้
ที่สำคัญสนง.เกษตรฯ เมื่อทำงานแล้วไม่หยุดอยู่กับที่
มีการพัฒนาปรับปรุงงานอยู่ตลอด ซึ่งกำลังพัฒนางานธุรการให้เป็นระบบ
e-office หลังจากที่ไปดูงานที่คณะเทคนิคการแพทย์
ม.เชียงใหม่ มา
บอย
ชุมชนสำนักงานเลขานุการ