KA : ชุมชนสำนักงานเลขานุการ (งานธุรการ)

    เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549 เป็นวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนสำนักงานเลขานุการ มีการแบ่งวงสนทนาออกเป็น 5 วง ตามลักษณะงานของสำนักงานเลขานุการ คือ

• วงงานธุรการ
• วงงานการเงินและพัสดุ
• วงงานนโยบายและแผน
• วงงานบริการการศึกษา
• วงงานประกันคุณภาพ

     บันทึกนี้ขอนำวงสนทนาของงานธุรการ มาเล่าสู่กันฟังก่อนครับ วงนี้มีคุณมุกดา ทองนุ้ย (เลขานุการคณะศึกษาศาสตร์) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย บันทึกนี้ผมนำมาจากคุณลิขิตของวงซึ่งบันทึกความรู้ที่ได้รับจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในงานธุรการ

วงงานธุรการ	ตัวแทนงานธุรการเล่าเรื่องเด่นในวง

• สนง.คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์
  - เริ่มนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน และกำลังจัดทำคู่มือการปฏิบ้ติงานธุรการ
• สนง.คณะวิศวกรรมศาสตร์
  - ธุรการดีระดับหนึ่ง ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการลงรับหนังสือเข้า-ออก เริ่มพอที่จะลงตัว ใช้สแกนเอกสารเวียนไปยังคณาจารย์และผู้บริหารโดย print ทุกวัน และให้เซ็นรับ ส่งเอกสารทาง mail  ทำให้ประหยัดกระดาษ โดยภาควิชารับจากสำนักงานไปก็จะเวียนทาง mail ให้คณาจารย์ทราบ สำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงานธุรการ เริ่มมีการออกแบบสอบถามเพื่อทำการประเมินความพึงพอใจของผู้รับบริการ
• สนง.คณะเกษตรศาสตร์
  - มีการจัดทำคู่มือการปฏิบ้ติงานของงานธุรการ นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน โดยส่งให้อาจารย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ มีการศึกษาดูงานระบบ e-office / ระบบ MIS ที่ม.เชียงใหม่ และจะเริ่มใช้ระบบ e-office ในวันที่ 1 พฤษภาคมนี้
• สนง.คณะพยาบาลศาสตร์
  - ใช้ระบบอีเล็กทรอนิกส์ในการลงรับหนังสือ ในปีนี้ มีการส่งเอกสารทาง mail และแจ้งทางโทรศัพท์ ขอให้เปิดดูว่ามีเรื่องถึงอาจารย์ มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของงานธุรการ
• สนง.คณะวิทยาศาสตร์การแพทย์
  - มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานธุรการ กำลังพัฒนาระบบสารบรรณออนไลน์ การลงรับหนังสือจะมีการลงรับแยกตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ และการเสนอแฟ้มจะเสนอผู้บริหารที่รับผิดชอบตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ เช่น รองคณบดีฝ่ายบริหาร จะดูองค์ 1,7,8 เป็นต้น และเมื่อผู้บริหารผ่านเรื่องแล้วจะส่งมาที่เลขานุการคณะ สำหรับห้องปฏิบัติการจะมีผู้ประสานงานของภาควิชา
• สนง.คณะทันตแพทยศาสตร์
  - มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน การลงรับหนังสือ งานธุรการจะลงรับเรื่องและแจกงานต่าง ๆ เพื่อทำการเสนอผู้บริหาร แล้วก็จะกลับมาที่งานธุรการอีกรอบเพื่อลงระบบคอมพิวเตอร์ว่า ผู้บริหารมอบหมายใคร และส่งเรื่องดังกล่าวให้ใคร ก็จะสามารถตามงานได้ มีการประเมินความพึงพอใจ โดยเจ้าหน้าที่ประเมินผู้บริหาร และผู้บริหารประเมินเจ้าหน้าที่แต่ละงานว่าควรปรับปรุงพัฒนาด้านใด
• สนง.คณะเภสัชศาสตร์
  - มีการลงรับหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ และแยกตามสายงาน โดยให้แต่ละงานเป็นผู้สรุปเรื่อง
• สนง.คณะศึกษาศาสตร์
  -มีการลงรับหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ทุกงาน โดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ มาตั้งแต่ปี 2546
   ทุกงาน มีคู่มือการปฏิบัติงานของงานธุรการ ส่งจดหมายทาง mail กำลังทำประเมินความพึงพอใจในภาพรวมของคณะฯ
  
  ผมสังเกตจากเรื่องเล่าของแต่ละคณะฯ วงนี้มีการนำเรื่องเกณฑ์การประเมินการประกันคุณภาพของงานธุรการมาเป็นตัวกำหนดในการพัฒนาคุณภาพงาน เกณฑ์คุณภาพงานธุรการจากกิจกรรม Office KM มีดังนี้
• มีคู่มือการปฏิบัติงานและเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ (*) ระดับคุณภาพ 1 ดาว
• มีการปฏิบัติงานตามคู่มือการปฏิบัติงาน (**) ระดับคุณภาพ 2 ดาว
• มีการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน (***) ระดับคุณภาพ 3 ดาว
• มีการประเมินความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน (****) ระดับคุณภาพ 4 ดาว
• มีการผลการประเมินมาปรับปรุงและพัฒนา (*****) ระดับคุณภาพ 5 ดาว
  
  จากวงสนทนาในวงนี้ทำให้แต่ละหน่วยงาน ได้ทราบถึงการดำเนินงานด้านประกันคูณภาพ
  ของงานธุรการแต่ละหน่วยงาน ว่าได้ดำเนินการไปถึงไหนแล้ว ส่วนใหญ่งานธุรการทุกหน่วยงานจะมีการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน ทำให้ได้รับความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดกระดาษ ส่วนด้านการประเมินความพึงพอใจในการปฏิบัติงานธุรการ ส่วนใหญ่ อยู่ในระหว่างการดำเนินงาน กลุ่มนี้สรุปกันว่าเรื่องที่เด่นของวงนี้คือ คณะศึกษาศาสตร์ คณะเกษตรฯ และคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ ประเด็นเรื่องเด่นของวงนี้จะนำมาเขียนในบันทึกต่อไปครับ
  
  
                                                                                                             บอย
                                                                               ชุมชนสำนักงานเลขานุการ
  

[สุนิสา]

สำนักงานฯ สำนักหอสมุด อยากเข้าร่วมกิจกรรมดี ๆ แบบนี้จังเลยทำงัยดี ขอให้พี่บอยช่วยแนะนำด้วยค่ะ

[auditor03 msu.]

 ม.มหาสารคามก็จัดประชุมในวันเดียวกันเลยค่ะ แต่ความพร้อมและความชำนาญคงจะสู้ทาง สหเวชศาสตร์ไม่ได้ ถ้ามีโอกาสความหน้าคงจะได้ขอคำชี้แนะพร้อมแลกเปลี่ยนระหว่างกันนะค่ะ

[JR_NUQA]

    ได้พูดคุยกับพี่บอยว่าบุคลากรบางท่านไม่สะดวกที่จะเข้ามาใช้ blog ดังนั้นจึงได้ตกลงกันว่าจะได้นำ KA ของทั้ง 5 วง  รวบรวมและจัดทำเป็นหนังสือเวียนแจ้งไปยังทุกสำนักงานเลขานุการ ของทุกคณะวิชา เพื่อผู้ที่เข้าร่วมจะได้ทบทวนและผู้ที่ติดภารกิจไม่สามารถเข้าร่วมในวันดังกล่าวได้จะได้เรียนรู้ไปด้วยกันค่ะ 
     โดยทาง QAU. จะได้ดำเนินการต่อไปนะคะ

[บอย สหเวช]

• สำนักหอสมุด มี Best Practice ในหลายเรื่องที่น่าสนใจในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โอกาสหน้าจะชวนสำนักหอสมุดเข้าร่วมด้วยครับ แต่ต้องดูหัวปลาก่อนว่าจะเกี่ยวกับเรื่องอะไร
• ยินดีแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับชุมชนควบคุมภายในของม.มหาสารคามครับ คงไม่บังอาจชี้แนะครับ แต่ถือว่าเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันดีกว่าครับ
• ขอบคุณตูนมากครับ ที่ช่วยแจ้งให้ชุมชนสำนักงานเลขานุการทราบ ในการแบ่งปันความรู้ให้กับชุมชนสำนักงานเลขานุการ