บันทึกความรู้-งานบัญชีของโรงเรียน

การดำเนินการต่าง ๆ เกี่ยวกับระบบบัญชีโรงเรียน

งานบัญชีของโรงเรียน

                โรงเรียนทุกแห่งย่อมมีการรับจ่ายเงินเพื่อดำเนินงานให้บรรลุตามแผนงานโครงการหรือเป้าหมายที่วางไว้  จึงมีความจำเป็นที่โรงเรียนจะต้องดำเนินการต่าง ๆ เกี่ยวกับระบบบัญชีโรงเรียน ดังนี้

1. โรงเรียนต้องตรวจสอบเอกสารการรับ – จ่ายเงินประจำวันให้ถูกต้อง แล้วนำมาบันทึกรายการในสมุดบัญชีที่เกี่ยวข้อง เช่น สมุดเงินสด สมุดเงินฝากธนาคาร ทะเบียนคุมหลักฐานการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ เงินนอกงบประมาณ และเงินรายได้แผ่นดิน

2. โรงเรียนต้องตรวจสอบการทำสัญญาการยืมเงิน เร่งรัดติดตามทวงถามเงินเงินค้างชำระ

3. โรงเรียนต้องจัดทำและจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการเงิน การบัญชี ทะเบียน คุมหลักฐานขอเบิกเงินงบประมาณ เงินนอกงบประมาณ และเงินรายได้แผ่นดิน ให้ฝ่ายตรวจสอบภายในตรวจสอบเป็นประจำทุกปี

4. โรงเรียนต้องจัดทำรายงานประจำเดือน รายงานเงินคงเหลือประจำวัน โรงเรียนต้องส่งกรมเจ้าสังกัดเพื่อตรวจสอบและเก็บไว้เป็นหลักฐาน

5. โรงเรียนต้องทำหลักฐานการขอเบิกเงินงบประมาณ เช่น เงินเดือน ค่าจ้างประจำวัน ค่ารักษาพยาบาล ค่าการศึกษาบุตร เงินช่วยเหลือบุตร ค่าเช่าบ้าน ฯลฯ ส่งหน่วยงานต้นสังกัดทุกเดือน

6.       โรงเรียนต้องรายงานการตรวยสอบภายในเสนอกรมเจ้าสังกัด

7.       โรงเรียนต้องจัดทำงบประมาณ จัดหาข้อมูล จัดทำแผนและผลการปฏิบัติงานประจำปี ขอโอนหมวดรายจ่าย และขอเปลี่ยนแปลงรายการ เป็นต้น

8.       โรงเรียนต้องจัดทำทะเบียนคุมเงินจัดสรร

9.       โรงเรียนต้องจัดทำเรื่องการขอกันเงิน การดำเนินการใช้จ่ายงบประมาณในเวลาที่กำหนด

10.    โรงเรียนต้องรายงานการใช้จ่ายเงินให้เสร็จสิ้นในปีงบประมาณนั้น ๆ แล้วรายงานให้กรมเจ้าสังกัดทราบ

4. ลักษณะบัญชีโรงเรียน

                ลักษณะบัญชีโรงเรียนเป็นระบบบัญชีคู่ ซึ่งรวมสมุดบันทึกรายการขั้นต้น และขั้นปลายไว้ในสมุดเพียงเล่มเดียว ในปัจจุบันจัดทำในลักษณะของทะเบียนคุมเงินงบประมาณ เงินนอกงบประมาณ และเงินในหมวดค่าใช้จ่ายรายหัวสำหรับนักเรียน

                เนื่องจากว่าโรงเรียนเป็นหน่วยงานย่อย การจัดทำระบบบัญชีของโรงเรียนจึงมีความสำคัญ โรงเรียนจึงควรทำเอกสารต่าง ๆ เพื่อควบคุมระบบบัญชีของโรงเรียนดังนี้

1.       เอกสารประกอบรายการ ซึ่งเป็นหลักฐานแสดงการรับจ่ายเงินของโรงเรียนประกอบไปด้วย

1.1        ทะเบียนคุมการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ

-          เงินเดือน / ค่าจ้าง

-          เงินช่วยเหลือบุตร

-          ค่ารักษาพยาบาล

-          ค่าการศึกษาบุตร

-          หลักฐานการจ่ายบำนาญและเบี้ยหวัด

-          ฯลฯ

1.2        ทะเบียนคุมการเบิกจ่ายเงินนอกงบประมาณ

-          เงินอาหารกลางวัน

-          เงินอาหารเสริม (นม)

-          เงินค่าวัสดุใช้สอย

-          เงินวัสดุรายหัวนักเรียน

-          เงินภาษีหัก ณ ที่จ่าย

1.3        ทะเบียนคุมเงินรายได้แผ่นดิน

-          ค่าขายพัสดุ

-          ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคารของเงินอุดหนุน

-          ค่าปรับ

-          ฯลฯ

1.4        สำเนาใบเสร็จรับเงิน

1.5        คู่ฉบับใบเบิกเงินเพื่อใช้จ่ายในราชการ

1.6        คู่ฉบับใบนำฝาก

1.7        ใบเสร็จรับเงินของบุคคลภายนอก

1.8        ใบสำคัญรับเงิน

2.       สมุดบัญชี กำหนดให้มีเพียงเล่มเดียว คือสมุดเงินสดแบบหลายช่อง มีช่องสำหรับประเภทบัญชีอยู่ 3  ประเภท

1.       เงินงบประมาณ

2.       เงินนอกงบประมาณ

3.       เงินรายได้แผ่นดิน