ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation หรือ OA) เป็นแนวคิดในการนำเอาระบบเครือข่ายมาใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ และผนวกด้วยซอฟต์แวร์สำหรับช่วยงานในสำนักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อต้องการให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษ โดยให้ทำงานต่อไปนี้
- สื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
- จัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีคุณภาพ
- การออกแบบสิ่งพิมพ์และเอกสาร โดยโปรแกรมที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมากในขณะนี้ก็คือโปรแกรม PageMaker
- รับข้อความจากผู้โทรศัพท์เข้ามาติดต่อแล้วบันทึกเสียงนั้นไว้หากผู้รับไม่อยู่ในสำนักงาน
- บันทึกภาพลักษณ์ (Inage) ของเอกสารต่าง ๆ ไว้ในระบบประมวลภาพลักษณ์ (Image Processing System)
- มีระบบประชุมทางไกล (Video Teleconference) เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมอุปกรณ์สื่อสาร และกล้องวีดิทัศน์ ทำให้ผู้บริหารหน่วยงานสามารถประชุมปรึกษาหารือกับผู้บริหารที่อยู่คนละสถานที่โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปประชุมด้วยกัน
- มีระบบช่วยงานผู้ปฏิบัติงานต่าง ๆ ได้แก่ การบันทึกนัดหมาย การบันทึกข้อความส่วนตัว การนัดประชุม การคำนวณ การตัดสินใจ ฯลฯ
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร
เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่
ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ
(ลดจำนวนกำลังคน)
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร
ทำให้สามารถรับข้อมูลและส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยเทคโนโลยีสื่อสาร
ดังนั้นการประชุมจึงสามารถใช้อุปกรณ์สื่อสารเพื่อการประชุมทางไกลได้ด้วย
ประหยัดพื้นที่ในการเก็บข้อมูล
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติทำให้สามารถเก้บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากโดยอาศัยพื้นที่เพียงเล็กน้อย
นอกจากนี้ยังลดปริมาณการใช้กระดาษลงด้วย
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การจัดพิมพ์เอกสาร
สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
การดำเนินงานต่าง ๆ
เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
คือ การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำ
เนื่องจากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและถุกต้อง
ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
ดังนี้
ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดหรือทำงานกับหน่วยงานที่มีความทันสมัย
ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานที่อื่น
หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณะดี
สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฏต่อบุคคลภายนอก
สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่น
ๆ
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย
บุคลากร ได้แก่
ผู้จัดการหรือผู้บริหารทุกระดับ นักวิชาชีพ (เช่น
นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน สถาปนิก นักกฎหมาย นักวิจัย เป็นต้น)
นักเทคนิค เลขานุการ
กระบวนการปฏิบัติงาน ได้แก่
การรับเอกสารและข้อมูล
เช่นส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
การบันทึกเอกสารและข้อมูล
งานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น
การสื่อเอกสารและข้อมูล
จะมีทั้งการส่งออกที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังพนักงานกลุ่มต่าง
ๆ
การกระจายข่าวสาร
กรณีการกระจายข่าวสารไปยังผู้รับจำนวนมาก
สามารถส่งผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกศ์ที่มีความสะดวกและรวดเร็ว
การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ
สมัยก่อนต้องใช้เวลามาก
เพราะข้อมูลอาจจะกระจายอยู่ในแฟ้มหลายแห่ง
แต่สำนักงานอัตโนมัติสามารถค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้น
การขยายรูปแบบเอกสาร เช่น
แทนที่จะต้องถ่ายสำเนาเอกสารจำนวนมาก
ก็เปลี่ยนเป็นการจัดทำเอกสารเอาไว้ในคอมพิวเตอร์แทน
การกำจัดและทำลายเอกสาร
เอกสารที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในระบบคอมพิวเตอร์สามารถกำจัดได้สะดวกและรวดเร็ว
ส่วนการกำจัดเอกสารที่เป็นกระดาษใช้เครื่องทำลายเอกสารได้เลย
เอกสารข้อมูลสารสนเทศ
สำนักงานอัตโนมัติทำงานกับเอกสารในแบบต่าง ๆ
เหมือนกับสำนักงานธรรมดา
แต่จะแตกต่างที่ปริมาณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจได้ทันทีจะมีมาก
และรูปแบบเอกสารที่นำมาประมวลผลมีหลากหลายมากขึ้น เช่น ข้อความ
เสียงภาพ ตัวเลข ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว แผนภาพ ภาพลักษณ์
เป็นต้น
เทคโนโลยี
จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก
เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน
การบริหารจัดการ
มีลักษณะคล้ายกับการบริหารจัดการสำนักงานธรรมดาอยู่บ้าง
แต่จะมีข้อแตกต่างกันดังนี้
ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้
ผู้บริหารต้องเข้าใจว่าค้าใช้ในด้านเทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติต้องมีระบบและมาตรฐานในการทำงาน
มิฉะนั้นการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอาจมีปัญหาเกิดขึ้นได้
เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ
ประกอบด้วย
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ซึ่งมี 4 ระดับ คือ
ซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ (Super Computer)
เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ (Mainframe Computer)
มินิคอมพิวเตอร์ (Minicomputer)
ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer)
เทคโนโลยีโทรคมนาคม ได้แก่ โทรศัพท์
ระบบประชุมทางไกล เทคโนโลยีสำนักงาน
เทคโนโลยีภาพกราฟฟิกได้แก่
งานประมวลผลภาพกราฟิก เช่นงานสแกน
เครื่องมือที่ใช้งานภาพกราฟิก เชืนเครื่องพิมพ์เลเซอร์
และโปแกรมอ่านอักขระด้วยแสง
ระบบอินเทอร์เน็ต มีบทบาทสำคัญต่อสำนักงานอัตโนมัติ
ระบบอินเทอร์เน็ตมีวิธีการสื่สารที่เป็นมาตรฐานใช้งานง่าย
มีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง
สามารถบันทึกเก็บเอกสารไว้ในระบบอินเทอร์เน็ตในแบบที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงเอกสารไปยังเอกสารอื่น
ๆ
ใช้งานด้านการประชาสัมพันธ์
การเผยแพร่เอกสาร และการจัดทำห้องสมุดได้
การประยุกต์ใช้
การใช้ทรัพยากรทางด้านระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.
เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์
เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ
เพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ
1.1 ระดับบุคคล ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่
ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ
เหล่านี้มี
บทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานในระดับบุคคลมาก
1.2 ระดับกลุ่ม เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นกอง
เป็นฝ่าย การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย
มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม
ปัจจุบันมีการสร้างข่ายงานบริเวณเฉพาะที่หรือแลน (Local Area
Network, LAN)
1.3 ระดับองค์การ
มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม
แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน
มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า
ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต (campus area network)
หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก (enterprise network)
เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ
2.
ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ
2.1 ระดับบุคคล
ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ได้แก่
โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำการ โปรแกรมนำเสนอผลงาน
โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น
2.2 ระดับกลุ่ม
ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่ม
เพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลน
ซอฟต์แวร์เหล่านี้ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน
ติดต่อสื่อสารถึงกัน
ส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม
2.3
ระดับองค์การ
โดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกัน
แต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูล
ผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การ
ฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ
3.
ข้อมูลข่าวสาร
ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การ
เช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผล
ส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงาน
ในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การ
มีการสร้างฐานข้อมูลกลาง
4.
บุคลากร
ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งาน
โดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี
และซอฟต์แวร์ต่างๆ ในระดับกลุ่ม
พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่ม
เข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกัน
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง
ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ
มูลค่าเพิ่ม (value added)
เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงิน
แต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้
การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น
โดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง
2.
การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับ
คือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
2.1
ระดับบุคคล
ในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้น
มีการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว
โดยเฉพาะงานต่างๆ ดังนี้
2.1.1 งานด้านเอกสาร
2.1.2 งานคำนวณด้วยตารางทำการ
2.1.3
การสร้างรายงานและการนำเสนอผลงานด้วยโปรแกรมนำเสนอ
2.1.4 การจัดการข้อมูล
2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร
2.2 ระดับกลุ่มและระดับองค์การ
การทำงานในระดับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นงานที่ตอบสนองงานในหน้าที่หลัก เช่น
งานทางด้านบัญชี
การเงิน การผลิต การขาย มีการวางเป็นเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน
ลักษณะงานดังกล่าวทำให้ผู้ร่วมงานได้ประโยชน์ร่วมกันดังนี้
2.2.1 งานติดต่อสื่อสาร
2.2.2
การใช้ทรัพยากรร่วมกัน
2.2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกัน
องค์ประกอบของระบบที่เกี่ยวข้อง
ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
คือลักษณะทางกายของเครื่องคอมพิวเตอร์
ซึ่งหมายถึงตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์รอบข้าง
(peripheral)
ที่เกี่ยวข้อง เช่น ฮาร์ดดิสก์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วย
หน่วยรับข้อมูล ( input unit )
หน่วยประมวลผลกลาง ( central processor unit )
หรือ CPU
หน่วยความจำหลัก
หน่วยแสดงผลลัพธ์ (output unit )
หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (secondary storage unit
)
หน่วยรับข้อมูล จะเป็นอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับข้อมูลต่าง ๆ เข้าสู่คอมพิวเตอร์ จากนั้น หน่วยประมวลผลกลาง จะนำไปประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ที่ได้ออกมากให้ผู้ใช้รับทราบทาง หน่วยแสดงผลลัพธ์
หน่วยความจำหลัก จะทำหน้าที่เสมือนเก็บข้อมูลชั่วคราวที่มีขนาดไม่สูงมากนัก การที่ฮาร์ดแวร์จะทำหน้าที่ได้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ส่วนการทำงานได้มากน้อยเพียงใด จะขึ้นอยู่กับหน่วยความจำหลักของเครื่องนั้น ๆ ข้อเสียของหน่วยความจำหลักคือ หากปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในหน่วยความจำหลักจะหายไป ในขณะที่ข้อมูลอยู่ที่ หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง จะไม่สูญหายตราบเท่าที่ผู้ใช้ไม่ทำการลบข้อมูลนั้น รวมทั้งหน่วยเก็ยข้อมูลสำรองยังมีความจุที่สูงมาก จึงเหมาะสำหรับการเก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ หรือเก็บข้อมูลไว้ใช้ในภายหลัง ข้อเสียของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองคือการเรียกใช้ข้อมูลจะช้ากว่าหน่วยความจำหลักมาก
ซอฟต์แวร์
(Software)
คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ที่ประกอบออกมาจากโรงงานจะยังไม่สามารถทำงานใดๆ
เนื่องจากต้องมี ซอฟต์แวร์ (Software)
ซึ่งเป็นชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงานต่าง ๆ
ตามต้องการ โดยชุดคำสั่งหรือโปรแกรมนั้นจะเขียนขึ้นมาจาก
ภาษาคอมพิวเตอร์ (Programming Language) ภาษาใดภาษาหนึ่ง
และมี โปรแกรมเมอร์ (Programmer)
หรือนักเขียนโปรแกรมเป็นผู้ใช้ภาษาคอมพิวเตอร์เหล่านั้นเขียนซอฟต์แวร์ต่าง
ๆ ขึ้นมา
การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่น ๆ
ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน
การจัดการให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเริ่มทั้งเครือข่ายภายในและเชื่อมโยงกับเครือข่ายภายนอก จากการที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงขึ้น มีราคาถูกลงการขยายตัวของการใช้งานจะเป็นแรงผลักดันให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเกิดขึ้นเองได้อย่างแน่นอน เพราะธุรกิจจะต้องแข่งขันกัน ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อม และรวดเร็วจะเป็นผู้อยู่รอดในสังคมยุคข่าวสารข้อมูลต่อไป
ข้อดีและข้อจำกัด
ว้าว เสร็จแล้วเหรอจ๊ะ (*oo*)
มาทักทายครับ
ไม่ค่อยเข้าใจครับ
ข้อเด่น ข้อด้อยยังไม่ค่อยชัดเจน