ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

 สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ....... 

  ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

                     สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation หรือ OA) เป็นแนวคิดในการนำเอาระบบเครือข่ายมาใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ และผนวกด้วยซอฟต์แวร์สำหรับช่วยงานในสำนักงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อต้องการให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษ โดยให้ทำงานต่อไปนี้

                    - สื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

                   - จัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีคุณภาพ

                   - การออกแบบสิ่งพิมพ์และเอกสาร โดยโปรแกรมที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมากในขณะนี้ก็คือโปรแกรม PageMaker

                   - รับข้อความจากผู้โทรศัพท์เข้ามาติดต่อแล้วบันทึกเสียงนั้นไว้หากผู้รับไม่อยู่ในสำนักงาน

                  - บันทึกภาพลักษณ์ (Inage) ของเอกสารต่าง ๆ ไว้ในระบบประมวลภาพลักษณ์ (Image Processing System)

                  - มีระบบประชุมทางไกล (Video Teleconference) เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมอุปกรณ์สื่อสาร และกล้องวีดิทัศน์ ทำให้ผู้บริหารหน่วยงานสามารถประชุมปรึกษาหารือกับผู้บริหารที่อยู่คนละสถานที่โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปประชุมด้วยกัน

                  - มีระบบช่วยงานผู้ปฏิบัติงานต่าง ๆ ได้แก่ การบันทึกนัดหมาย การบันทึกข้อความส่วนตัว การนัดประชุม การคำนวณ การตัดสินใจ ฯลฯ

 ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัต
  ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
  
ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร  เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่  ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ (ลดจำนวนกำลังคน)
 
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร  ทำให้สามารถรับข้อมูลและส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยเทคโนโลยีสื่อสาร  ดังนั้นการประชุมจึงสามารถใช้อุปกรณ์สื่อสารเพื่อการประชุมทางไกลได้ด้วย
  
ประหยัดพื้นที่ในการเก็บข้อมูล  การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติทำให้สามารถเก้บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากโดยอาศัยพื้นที่เพียงเล็กน้อย  นอกจากนี้ยังลดปริมาณการใช้กระดาษลงด้วย  
  
 เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 
 
การจัดพิมพ์เอกสาร  สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
  
การดำเนินงานต่าง ๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
  
ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว คือ การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและถุกต้อง
  
ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น  ดังนี้
  
ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดหรือทำงานกับหน่วยงานที่มีความทันสมัย
  
ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานที่อื่น
  
หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณะดี 
  
สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฏต่อบุคคลภายนอก
  
สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่น ๆ

  

 องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย

  บุคลากร ได้แก่  ผู้จัดการหรือผู้บริหารทุกระดับ  นักวิชาชีพ (เช่น นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน สถาปนิก นักกฎหมาย นักวิจัย เป็นต้น) นักเทคนิค  เลขานุการ
  กระบวนการปฏิบัติงาน  ได้แก่
      
การรับเอกสารและข้อมูล เช่นส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
      
การบันทึกเอกสารและข้อมูล  งานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น
      
การสื่อเอกสารและข้อมูล  จะมีทั้งการส่งออกที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังพนักงานกลุ่มต่าง ๆ 
      
การกระจายข่าวสาร  กรณีการกระจายข่าวสารไปยังผู้รับจำนวนมาก สามารถส่งผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกศ์ที่มีความสะดวกและรวดเร็ว
      
 การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่าง  ๆ สมัยก่อนต้องใช้เวลามาก เพราะข้อมูลอาจจะกระจายอยู่ในแฟ้มหลายแห่ง  แต่สำนักงานอัตโนมัติสามารถค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วขึ้น
      
การขยายรูปแบบเอกสาร เช่น  แทนที่จะต้องถ่ายสำเนาเอกสารจำนวนมาก  ก็เปลี่ยนเป็นการจัดทำเอกสารเอาไว้ในคอมพิวเตอร์แทน
      
การกำจัดและทำลายเอกสาร เอกสารที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในระบบคอมพิวเตอร์สามารถกำจัดได้สะดวกและรวดเร็ว  ส่วนการกำจัดเอกสารที่เป็นกระดาษใช้เครื่องทำลายเอกสารได้เลย   
            เอกสารข้อมูลสารสนเทศ  สำนักงานอัตโนมัติทำงานกับเอกสารในแบบต่าง ๆ เหมือนกับสำนักงานธรรมดา แต่จะแตกต่างที่ปริมาณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจได้ทันทีจะมีมาก และรูปแบบเอกสารที่นำมาประมวลผลมีหลากหลายมากขึ้น เช่น ข้อความ เสียงภาพ ตัวเลข ภาพถ่าย  ภาพเคลื่อนไหว แผนภาพ  ภาพลักษณ์ เป็นต้น
            เทคโนโลยี  จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก  เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน
            การบริหารจัดการ  มีลักษณะคล้ายกับการบริหารจัดการสำนักงานธรรมดาอยู่บ้าง แต่จะมีข้อแตกต่างกันดังนี้
    ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้
     ผู้บริหารต้องเข้าใจว่าค้าใช้ในด้านเทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติต้องมีระบบและมาตรฐานในการทำงาน มิฉะนั้นการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอาจมีปัญหาเกิดขึ้นได้

          

เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย
              เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ซึ่งมี 4 ระดับ คือ ซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ (Super Computer) เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ (Mainframe Computer)  มินิคอมพิวเตอร์ (Minicomputer) ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer)
              เทคโนโลยีโทรคมนาคม ได้แก่  โทรศัพท์  ระบบประชุมทางไกล เทคโนโลยีสำนักงาน  
              เทคโนโลยีภาพกราฟฟิกได้แก่  งานประมวลผลภาพกราฟิก เช่นงานสแกน  เครื่องมือที่ใช้งานภาพกราฟิก เชืนเครื่องพิมพ์เลเซอร์ และโปแกรมอ่านอักขระด้วยแสง
        
 ระบบอินเทอร์เน็ต  มีบทบาทสำคัญต่อสำนักงานอัตโนมัติ 
        
ระบบอินเทอร์เน็ตมีวิธีการสื่สารที่เป็นมาตรฐานใช้งานง่าย
        
มีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง
        
สามารถบันทึกเก็บเอกสารไว้ในระบบอินเทอร์เน็ตในแบบที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงเอกสารไปยังเอกสารอื่น ๆ 
        
ใช้งานด้านการประชาสัมพันธ์ การเผยแพร่เอกสาร  และการจัดทำห้องสมุดได้

 

การประยุกต์ใช้

                                                                 การใช้ทรัพยากรทางด้านระบบสำนักงานอัตโนมัติ
   1. เครื่องจักรอุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์
 เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ เพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ
          1.1 ระดับบุคคล ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้มี          บทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานในระดับบุคคลมาก
          1.2 ระดับกลุ่ม เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นกอง เป็นฝ่าย การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม ปัจจุบันมีการสร้างข่ายงานบริเวณเฉพาะที่หรือแลน (Local Area Network, LAN)
          1.3 ระดับองค์การ มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต (campus area network) หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก (enterprise network) เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ
2. ซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ที่ใช้เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์การทุกระดับ
         2.1 ระดับบุคคล ซอฟต์แวร์ระดับบุคคลส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำการ โปรแกรมนำเสนอผลงาน โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เป็นต้น
        2.2 ระดับกลุ่ม ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลายบริษัทเน้นซอฟต์แวร์ให้ใช้งานเป็นกลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่มงานตามโครงสร้างการเชื่อมฮาร์ดแวร์แบบแลน ซอฟต์แวร์เหล่านี้ทำให้ผู้ที่อยู่ในกลุ่มงานสามารถทำงานร่วมกัน ติดต่อสื่อสารถึงกัน ส่งผ่านข้อมูลและดูแลจัดการข้อมูลข่าวสารภายในกลุ่ม
       2.3 ระดับองค์การ โดยทั่วไปการใช้งานระดับองค์การจะมีรูปแบบที่ทำงานร่วมกัน แต่ต่างมุมมองในเรื่องข้อมูล เช่น การจัดการฐานข้อมูล ผู้บริหารสามารถดูรายงานสรุปในระดับบริหารด้วยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการขององค์การ ฝ่ายปฏิบัติการดูแลข้อมูลเฉพาะที่ตนเองเกี่ยวข้องจากระบบประมวลผลรายการ
3. ข้อมูลข่าวสาร
ข้อมูลข่าวสารสามารถแบ่งระดับการใช้งานให้ตรงกับวัตถุประสงค์การทำงานแต่ละส่วนขององค์การ เช่น ในระดับบุคคลมีการใช้ข้อมูลข่าวสารในการประมวลผล ส่วนในระดับกลุ่มมีการสร้างฐานข้อมูลเฉพาะงาน ในระดับองค์การมีการวางโครงสร้างของข้อมูลข่าวสารเพื่อใช้งานร่วมกันทั้งองค์การ มีการสร้างฐานข้อมูลกลาง

4. บุคลากร
ภายในองค์การต้องมีการเตรียมการบุคลากรให้รองรับการใช้งาน โดยเน้นการวางแผนการฝึกอบรมให้พนักงานได้เรียนรู้การใช้เทคโนโลยี และซอฟต์แวร์ต่างๆ ในระดับกลุ่ม พนักงานทุกคนต้องเรียนรู้และเข้าใจการทำงานร่วมกันในกลุ่ม เข้าใจการประสานงานและการใช้งานร่วมกัน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานในกลุ่มของตนเอง

                                              ลักษณะของการประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
1. การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์การ
มูลค่าเพิ่ม (value added) เป็นตัวสำคัญที่จะสร้างคุณค่าเพิ่มเติมจากสิ่งที่มีอยู่แล้วให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้นโดยการลงทุนที่ใส่เข้าไปอาจจะไม่มากมายในแง่ของตัวเงิน แต่ต้องใช้เทคนิควิธีการพิเศษ ใช้ความรู้ความสามารถที่สั่งสมไว้ การเพิ่มมูลค่าเพิ่มจึงเป็นหัวใจที่จะทำให้ธุรกิจและองค์การได้ประโยชน์เพิ่มขึ้น โดยการลงทุนหรือการใช้แรงงานน้อยลง
2. การประยุกต์ระบบสำนักงานอัตโนมัติจากทรัพยากรที่มีอยู่
การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์การจึงจัดดำเนินการให้เพิ่มคุณค่าได้สามระดับ คือระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
                       2.1 ระดับบุคคล ในระดับบุคคลมีการวางโครงสร้างเพื่อรองรับการใช้งานระดับบุคคลให้ดีขึ้น มีการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ส่วนตัว โดยเฉพาะงานต่างๆ ดังนี้
                       2.1.1 งานด้านเอกสาร
                       2.1.2 งานคำนวณด้วยตารางทำการ
                       2.1.3 การสร้างรายงานและการนำเสนอผลงานด้วยโปรแกรมนำเสนอ
                       2.1.4 การจัดการข้อมูล
                       2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร
                       2.2 ระดับกลุ่มและระดับองค์การ การทำงานในระดับกลุ่มส่วนใหญ่เป็นงานที่ตอบสนองงานในหน้าที่หลัก เช่น        งานทางด้านบัญชี การเงิน การผลิต การขาย มีการวางเป็นเครือข่ายเพื่อทำงานร่วมกัน ลักษณะงานดังกล่าวทำให้ผู้ร่วมงานได้ประโยชน์ร่วมกันดังนี้
                      2.2.1 งานติดต่อสื่อสาร
                      2.2.2 การใช้ทรัพยากรร่วมกัน
                      2.2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกัน

 

 องค์ประกอบของระบบที่เกี่ยวข้อง

                        ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
                    
คือลักษณะทางกายของเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งหมายถึงตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์รอบข้าง (peripheral) ที่เกี่ยวข้อง เช่น ฮาร์ดดิสก์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วย

                     หน่วยรับข้อมูล ( input unit )
                     หน่วยประมวลผลกลาง ( central processor unit ) หรือ CPU
                     หน่วยความจำหลัก
                     หน่วยแสดงผลลัพธ์ (output unit )
                     หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (secondary storage unit )

                  หน่วยรับข้อมูล จะเป็นอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับข้อมูลต่าง ๆ เข้าสู่คอมพิวเตอร์ จากนั้น หน่วยประมวลผลกลาง จะนำไปประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ที่ได้ออกมากให้ผู้ใช้รับทราบทาง หน่วยแสดงผลลัพธ์

                  หน่วยความจำหลัก จะทำหน้าที่เสมือนเก็บข้อมูลชั่วคราวที่มีขนาดไม่สูงมากนัก การที่ฮาร์ดแวร์จะทำหน้าที่ได้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ส่วนการทำงานได้มากน้อยเพียงใด จะขึ้นอยู่กับหน่วยความจำหลักของเครื่องนั้น ๆ ข้อเสียของหน่วยความจำหลักคือ หากปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในหน่วยความจำหลักจะหายไป ในขณะที่ข้อมูลอยู่ที่ หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง จะไม่สูญหายตราบเท่าที่ผู้ใช้ไม่ทำการลบข้อมูลนั้น รวมทั้งหน่วยเก็ยข้อมูลสำรองยังมีความจุที่สูงมาก จึงเหมาะสำหรับการเก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ หรือเก็บข้อมูลไว้ใช้ในภายหลัง ข้อเสียของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองคือการเรียกใช้ข้อมูลจะช้ากว่าหน่วยความจำหลักมาก

                     ซอฟต์แวร์ (Software)
คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ที่ประกอบออกมาจากโรงงานจะยังไม่สามารถทำงานใดๆ เนื่องจากต้องมี ซอฟต์แวร์ (Software) ซึ่งเป็นชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงานต่าง ๆ ตามต้องการ โดยชุดคำสั่งหรือโปรแกรมนั้นจะเขียนขึ้นมาจาก ภาษาคอมพิวเตอร์ (Programming Language) ภาษาใดภาษาหนึ่ง และมี โปรแกรมเมอร์ (Programmer) หรือนักเขียนโปรแกรมเป็นผู้ใช้ภาษาคอมพิวเตอร์เหล่านั้นเขียนซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ขึ้นมา

                    

       การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่น ๆ

      ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน

   การจัดการให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเริ่มทั้งเครือข่ายภายในและเชื่อมโยงกับเครือข่ายภายนอก จากการที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงขึ้น มีราคาถูกลงการขยายตัวของการใช้งานจะเป็นแรงผลักดันให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเกิดขึ้นเองได้อย่างแน่นอน เพราะธุรกิจจะต้องแข่งขันกัน ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อม และรวดเร็วจะเป็นผู้อยู่รอดในสังคมยุคข่าวสารข้อมูลต่อไป

 

 

 

ข้อดีและข้อจำกัด

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

 หมายเลขบันทึก: 207153
 เขียน:  
 ความเห็น:  อ่าน: คลิก 
 สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ
 แจ้งลบ
 
 แจ้งลบ

ความเห็น

yellowfever(*oo*)
เขียนเมื่อ Tue Sep 09 2008 14:28:07 GMT+0700 (ICT)

ว้าว เสร็จแล้วเหรอจ๊ะ (*oo*)

ครูอภิชัย
เขียนเมื่อ Tue Sep 09 2008 15:09:20 GMT+0700 (ICT)

มาทักทายครับ

TontheChef
เขียนเมื่อ Tue Sep 09 2008 17:37:26 GMT+0700 (ICT)

ไม่ค่อยเข้าใจครับ

ข้อเด่น ข้อด้อยยังไม่ค่อยชัดเจน

 อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
 ไม่อนุญาตให้แสดงความเห็น
{{ kv.current_user.preferred_name }} - เพิ่มความเห็นเพิ่มความเห็น
 ใส่รูปหรือไฟล์
 
บันทึกก่อนนี้
บันทึกใหม่กว่า