การสร้างแรงจูงใจทำบัญชีเกณฑ์คงค้าง

ชื่อผู้เล่า :      นายแพทย์กมล  บุญรอด        

ตำแหน่ง        นายแพทย์ 8 ด้านเวชกรรม โรงพยาบาลบางละมุง  จังหวัดชลบุรี

หน่วยงาน/ทีม : โรงพยาบาลบางละมุง/คณะทำงานพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง จังหวัดชลบุรี

 

          บริบทนับแต่ปี พ.ศ. 2544 เป็นต้นมากรมบัญชีกลางได้มีนโยบายให้หน่วยงานราชการพัฒนาระบบบัญชีจากระบบกระแสเงินสด(Cash Basis)  เป็นระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง(Accrual  Basis)  จังหวัดชลบุรีได้ รับการคัดเลือกให้เป็นจังหวัดนำร่องเพื่อพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างด้วย   ในการดำเนินงานช่วงเริ่มต้นผู้รับผิดชอบและผู้เกี่ยวข้อง ต่างขาดประสบการณ์และไม่สามารถพัฒนางานให้สำเร็จลุล่วงตามนโยบายได้  แม้ว่าจะได้ใช้กลวิธีว่าจ้างหน่วยงานภาคเอกชนที่มีประสบการณ์และมีความรู้ด้านการเงินการบัญชีโดยตรง ใช้งบประมาณเพื่อสนับสนุนงานให้สำเร็จ ก็ยังไม่สามารถดำเนินงานให้สำเร็จบรรลุวัตถุประสงค์ได้   ภารกิจและเนื้องานในการดำเนินงานสำคัญคือ 1. การปรับปรุงและพัฒนาระบบบัญชีให้เป็นปัจจุบัน 2. การพัฒนาระบบงานในหน่วยงานทุกระดับ  3. การพัฒนาและปรับปรุงระบบบัญชีให้มีมาตรฐานสากล  4. การจัดทำบัญชีให้ตรงตามแนวนโยบาย ที่กรมบัญชีกลาง กระทรวงการคลังกำหนด  ในสถานการณ์ที่บุคลากรด้านการเงินการบัญชีของหน่วยงานมีจำกัดและส่วนใหญ่ไม่ใช่นักบัญชี

           ในช่วงปี พ.ศ. 2547 คณะกรรมการบริหารงานสาธารณสุขจังหวัดชลบุรี  ได้วิเคราะห์ปัญหาและกำหนดกลวิธีใหม่  โดยเลือกใช้คณะกรรมการที่เป็นบุคลากรในหน่วยงานของสำนักงานสาธารณสุขจังหวัดชลบุรีที่มีอยู่แทนการจ้างภาคเอกชน   และได้มีการมอบหมายภารกิจให้คณะกรรมการชุดใหม่ดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์     ผลจากการตัดสินใจครั้งนั้นทำให้การพัฒนางานระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง ของจังหวัดชลบุรี ซึ่งมีหน่วยงาน ประกอบด้วย สำนักงานสาธารณสุขจังหวัด 1 แห่ง  สาธารณสุขอำเภอ 11 แห่ง  โรงพยาบาลศูนย์และโรงพยาบาลชุมชน รวม  11  แห่ง  สถานีอนามัยประมาณ  120  แห่ง  สามารถจัดทำระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างได้สำเร็จทุกหน่วยงาน ตั้งแต่ปี พ.ศ.2548  ภายใต้รูปแบบมาตรฐานเดียวกัน  เงื่อนไขรหัสผังบัญชีเดียวกัน  กรอบระยะเวลาการรายงานมาตรฐานสากลทางบัญชีเดียวกัน คือ  ข้อมูลต้นเดือนถึงข้อมูลวันสิ้นเดือน

          ซึ่งในกระบวนการพัฒนางานเล็งเห็นว่าเป็นประสบการณ์ที่ดี  สามารถนำมาถ่ายทอดเป็นบทเรียนที่ดีที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการทำงานด้านอื่นๆ  หรือนำไปต่อยอดการทำงานได้  ประสบการณ์การทำงานนี้เรียกว่า  การสร้างแรงจูงใจทำบัญชีเกณฑ์คงค้าง

          การทำงานระบบงานไม่ว่าจะยุ่งยาก หรือง่ายเพียงใด  มักจะมีบางสิ่งที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะองค์ความรู้ หรือบางครั้งก้าวหน้าเป็นนวัตกรรมก็มี  แต่ความสำเร็จของงานจะเกิดขึ้นได้มักจะมีองค์ประกอบพื้นฐาน  คือ  1. เข้าใจบริบทของงาน  ว่าคืออะไร  วิเคราะห์ให้ได้ว่างานหลักนั้นต้องทำอะไร   เป้าหมายอยู่ที่ใด  เช่น  กรมบัญชีกลางมีนโยบายให้พัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างตั้งแต่ ปี พ.ศ. 2544    จังหวัดชลบุรีเป็นหนึ่งในจังหวัดนำร่อง    หน่วยงานทุกแห่งต้องจัดทำบัญชีให้ได้ตามนโยบายและได้มาตรฐานที่สากลยอมรับ   ภายใต้สถานการณ์ที่บุคลากรด้านการเงินและการบัญชีมีจำกัดอย่างมากและอารมณ์ส่วนใหญ่ท้อแท้   2.การพัฒนากระบวนงานต่างๆ  เพื่อให้เป็นบรรทัดฐานของผู้ปฏิบัติงานทุกระดับ คล้ายขั้นตอนการรักษาพยาบาล ทางการแพทย์   โดยเริ่มต้นจากใช้กลยุทธ์  4  ก ประกอบด้วย  คณะกรรมการ    กองทุน   กิจกรรม  และการกำกับงาน   ส่วนองค์ประกอบของคณะกรรมการแยกเป็น  5  คณะ คือ  บริหาร  บริการ  พัฒนา  ประเมินผลและวิเคราะห์  ดังนี้

1.             คณะกรรมการพัฒนาศักยภาพผู้บริหารด้านการเงินการคลัง

2.             คณะกรรมการทำงานพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง

3.             คณะกรรมการติดตามผลการพัฒนาระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง

4.             คณะกรรมการเฝ้าระวังสถานการณ์ด้านการเงินการคลัง

5.             คณะกรรมการตรวจสอบระบบการเงินการคลัง

ความสำเร็จของการทำงานเกิดขึ้นได้จากองค์ประกอบการทำงานทุกคณะ  โดยมีการวางแผนการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน  และเกิดเป็นวัฒนธรรมของคณะทำงานมาอย่างต่อเนื่อง  ดังนี้

1.             กำหนดเป้าหมาย ขอบเขตงาน  ให้เข้าใจร่วมกัน และปฏิบัติได้

2.             มีการวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางร่วมกันทุกครั้ง ไม่กระทำการที่ไม่ผ่านความเห็นจากองค์ประชุม

3.             วางแผนกำหนดการประชุมต่อเนื่องอย่างน้อยเดือนละ  1  ครั้ง

4.             การวางแผนการส่งรายงานประจำเดือนๆละ 1 ครั้งให้ตรงเวลา   รูปแบบและระบบรายงาน

5.             การวางแผนใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความรวดเร็ว

ผลลัพธ์จากการดำเนินงานตั้งแต่ปี พ.ศ. 2547 มีดังนี้

1.             หน่วยงานในสังกัดสาธารณสุขจังหวัดชลบุรีทุกแห่งสามารถรายงานบัญชีได้ตามมาตรฐาน

2.             ระบบรายงานบัญชีเกณฑ์คงค้างประสบผลสำเร็จและยั่งยืน

3.             เกิดภาพลักษณ์ความสามัคคีของผู้ร่วมงานอย่างดีเยี่ยม

4.             เกิดวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมด้วยใจมุ่งมั่นไม่ย่อท้อ

5.             เกิดความภาคภูมิใจในผลงาน

สรุปข้อคิด/บทเรียน/เคล็ดลับ/เทคนิคที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน

ในการถอดบทเรียนจากประสบการณ์ทำงาน  พบว่าปัจจัยแห่งความสำเร็จของงานเกิดจาก

1.             การมีภาวะผู้นำที่รู้และเข้าใจปัญหาโดยรวม

2.             การสร้างความสามัคคี  และการเปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น

3.             การสร้างแรงกระตุ้นทางบวก ให้เกิดแรงจูงใจในการทำงาน

สรุปสุดท้าย หวังว่าบทเรียนและประสบการณ์นี้จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานอื่นๆไม่มากก็น้อย  ขอให้โชคดี