การบริหารงานด้วยวงจรเดมมิ่ง

การบริหารคุณภาพเป็นการจัดระบบการทำงาน เพื่อให้ผลงานได้สร้างความพึงพอใจ ความประทับใจและความมั่นใจแก่ลูกค้า ทั้งภายนอก และภายใน สามารถแบ่งระดับการดำเนินตามระดับของบุคลากรได้ 3 ระดับ

                1. การบริหารคุณภาพ หมายถึง การกำหนดทิศทาง หรือแนวทางอย่างกว้างๆ ในการดำเนินการ ซึ่งเป็นภารกิจของผู้บริหารระดับสูงสุดในโรงเรียน

                2. การจัดการคุณภาพ หมายถึง การนำนโยบายคุณภาพมากำหนดให้เป็น  เป้าหมายคุณภาพ จากนั้นจะต้องมีการกำหนดเป็นแผนคุณภาพสำหรับกำหนด       การดำเนินงานต่อไป ซึ่งจะเป็นภารกิจของผู้บริหารระดับรองลงมา

                3. การดำเนินการให้เกิดคุณภาพ หมายถึง การดำเนินการปฏิบัติการให้ผลงานเป็นไปตามคุณภาพ ซึ่งจะต้องมีการตรวจติดตาม ปรับปรุงแก้ไข รวมถึงการป้องกันปัญหาต่อไป

                การบริหารคุณภาพต้องอาศัยการทำงาน  ที่ต้องประสานกันด้วยดี  เปรียบเสมือนการประสานเสียงดนตรีดังนั้นในการบริหารคุณภาพ จึงมีภารกิจหลัก 4 ขั้นตอน

                                ขั้นที่ 1 การวางแผน (Plan – P)

                                ขั้นที่ 2 การปฏิบัติตามแผน (Do – D)

                                ขั้นที่ 3 การตรวจสอบผลการปฏิบัติ (Check – C)

                                ขั้นที่ 4 การแก้ไขปัญหา (Act – A)

                ขั้นตอนทั้ง 4 นี้ จะต้องปฏิบัติต่อเนื่องกันไปไม่สิ้นสุด ซึ่งเขียนได้ว่า Plan – Do – Check – Act หรือ PDCA ซึ่งเสมือนกับเป็นวงจรอันหนึ่ง เรียก วงจรเดมมิ่ง (The Deming Cycle) วงจรหรือวงล้อ    (PDCA)    ก็คือวิธีการที่เป็นขั้นตอนในการที่ทำให้งานเสร็จอย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเชื่อถือวางใจได้ โดยการใช้วงจร PDCA เป็นเครื่องมือการบริหารงานอย่างต่อเนื่องในการติดตาม ปรับปรุงพัฒนาให้บรรลุตามเป้าหมาย

                ขั้นตอนที่ 1 การวางแผน (PLAN)

                การวางแผนงานจะช่วยพัฒนาความคิดต่างๆ เพื่อนำไปสู่รูปและแบบที่เป็นจริงขึ้นมาในรายละเอียดให้พร้อมในการเริ่มต้นลงมือปฏิบัติ (DO)

                แผนที่ดีมีลักษณะ 5 ประการ

1.       เป็นไปได้จริง (Realistic)

2.       สามารถเข้าใจได้ (Understandable)

3.       สามารถตรวจวัดได้ (Measurable)

4.       ใช้หลักพฤติกรรมนิยม (Behavioral)

5.       บรรลุผลสำเร็จได้ (Achievable)

ขั้นตอนการวางแผน

1.       กำหนดขอบเขตของปัญหาให้ชัดเจน

2.       กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

3.       กำหนดวิธีการที่จะบรรลุถึงวัตถุประสงค์ และเป้าหมายให้ชัดเจนและถูกต้อง

แม่นยำที่สุด เท่าที่เป็นไปได้

                ขั้นตอนที่ 2 ปฏิบัติการ (DO)

                ประกอบด้วยการทำงาน 3 ระยะ

1.       การวางกำหนดการ

-          การแยกแยะกิจกรรมต่างๆ  ที่ต้องกระทำ

-          กำหนดเวลาที่คาดว่าต้องใช้ในกิจกรรมแต่ละอย่าง

-          การจัดสรรทรัพยากรต่างๆ

2.       การจัดการแบบแมทริกซ์ (Matrix Management)

การจัดการแบบนี้ สามารถช่วยดึงเอาผู้เชี่ยวชาญหลายแขนงจากแหล่งต่างๆ มาได้ และเป็นวิธีช่วยประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ

3.       การพัฒนาขีดความสามารถในการทำงานของผู้ร่วมงาน

-          ให้ผู้ร่วมงานเข้าใจถึงงานทั้งหมดและทราบเหตุผลที่ต้องกระทำนั้น

-          ให้ผู้ร่วมงานพร้อมในการใช้ดุลยพินิจอันเหมาะสมในการปฏิบัติงานด้วยความยืดหยุ่นภายใต้ขีดจำกัดของแนวทางที่กำหนดไว้

                      -     สอนให้ผู้ร่วมงานฝึกกระบวนการทางความคิด     โดยการฝึกฝนด้วยการทำงาน

1.       อธิบาย / แสดงให้เห็นว่าทำอย่างไร

2.       ให้ผู้เข้าฝึกอบรมได้ลองปฏิบัติจริง

3.       ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนขณะกำลังฝึกฝน

4.       ยอมรับฟังคำวิจารณ์ของผู้อื่นเพื่อนำมาให้ผู้ร่วมงานได้ปรับปรุงงาน

5.       ใช้เอกสารการวางแผนเป็นอุปกรณ์ในการสอน

ขั้นตอนที่ 3 การตรวจสอบ (CHECK)

                การตรวจสอบทำให้รับรู้สภาพการณ์ของงานที่เป็นอยู่เปรียบเทียบกับสิ่งที่     วางแผน  ซึ่งมีกระบวนการ ดังนี้

1.       กำหนดวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ

2.       รวบรวมข้อมูล

3.       พิจารณากระบวนการเป็นตอนๆ  เพื่อแสดงจำนวน และคุณภาพของผลงาน

ที่ได้รับในแต่ละขั้นตอน เปรียบเทียบกับที่ได้วางแผนไว้

4.       การรายงานจะเสนอผลการประเมินรวมทั้งมาตรการป้องกันความผิดพลาด

หรือความล้มเหลว

4.1     รายงานเป็นทางการอย่างสมบูรณ์

4.2     รายงานแบบย่ออย่างไม่เป็นทางการ

ขั้นตอนที่ 4 การแก้ไขปัญหา (ACT)

ผลการตรวจสอบ     หากพบว่าเกิดข้อบกพร่องเกิดขึ้น   ทำให้งานที่ได้ไม่ตรง

เป้าหมายหรือผลงานไม่ได้มาตรฐาน  ให้ปฏิบัติการแก้ไขตามลักษณะปัญหาที่พบ

1.       ถ้าผลงานเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมาย ต้องแก้ไขที่ต้นเหตุ

2.       ถ้าพบความผิดปกติใดๆ  ให้สอบสวนค้นหาสาเหตุแล้วทำการป้องกัน เพื่อ

ไม่ให้ความผิดปกตินั้นเกิดขึ้นซ้ำอีก

                ในการแก้ไขปัญหา เพื่อให้ผลงานได้มาตรฐานอาจจะใช้มาตรการ ดังต่อไปนี้

การย้ำนโยบาย

การปรับปรุงระบบหรือวิธีการทำงาน

ประชุมเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน

ในแนวทางการจัดการศึกษา ถือว่าการศึกษาเป็นเรื่องส่วนรวม ส่วนรวมจำเป็น

ต้องรับรู้ความสำเร็จและล้มเหลว การรายงานจึงเป็นภาระหน้าที่หลักของสถานศึกษาจะต้องดำเนินการ

1.       สิ่งที่ต้องรายงาน ได้แก่ ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของนักเรียนแต่ละคน    

ผลสัมฤทธิ์ของคณะ การขาดเรียน ฯลฯ

2.       บุคคล / กลุ่มบุคคลที่ต้องรายงาน ได้แก่ ผู้ปกครอง คณะกรรมการนักเรียน

กลุ่มคณะอื่นๆ  กลุ่มนี้ปฏิบัติงานด้วยกัน ผู้ประสานงานกลุ่มโรงเรียนจังหวัด ฯลฯ

                3. สาเหตุที่ต้องรายงาน เพื่อให้เห็นถึงความก้าวหน้า ปัญหาและอุปสรรคพร้อมทั้งขอความร่วมมือ สนับสนุน

ในเรื่องต่างๆ  สำหรับการวางแผนการพัฒนาปรับปรุง

                4. ระยะเวลาการรายงานขึ้นอยู่กับนโยบายโรงเรียน ในแต่ละเรื่องที่จะกำหนดระยะเวลา เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ครึ่งปี หรือสิ้นปี

                การบริหารคุณภาพเป็นการบริหารที่มุ่งผลสัมฤทธิ์ของงานซึ่งมีกระบวนการทำงานอยู่ 4 ขั้นตอน เริ่มต้นด้วยการวางแผน  การดำเนินงานตามแผน  การตรวจสอบข้อมูล  และการแก้ไขปัญหา

การบริหารคุณภาพจึงเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่จะช่วยให้ผู้บริหารโรงเรียนประสบผลสำเร็จประลุเป้าหมายที่วางไว้