รหัสแท่งแต่ละตัว จะระบุรายละเอียดของตัวสินค้าแต่ละชนิด ตัวเลขของแท่งจะถูกแบ่งออกเป็นหมู่ๆ เพื่อกำหนดลักษณะและรายละเอียดของสินค้า
รหัสแท่ง คือ
สัญลักษณ์ที่อยู่ในรูปของแท่ง สามารถอ่านได้ด้วยเครื่อง Scanner
รหัสแท่งประกอบด้วย แท่งที่มีสีเข้ม และช่องว่างที่มีสีอ่อน
แท่งเหล่านี้เป็นตัวแทนของตัวเลข หรือตัวอักษร
ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล เมื่อมีกิจกรรมใดๆเกิดขึ้น
ระบบจะจัดการโดยอัตโนมัติทันที เช่น เมื่อเกิดการขายก็จะตัด Stock
ทันที อาจมีการตั้ง Re-order Point เพื่อสั่งซื้อสินค้าโดยอัตโนมัติ
เมื่อสินค้ามีปริมาณลดลงจนถึงระดับ Re-order Point
ทำให้ไม่เกิดเหตุการณ์สินค้าขาดมือ
รหัสแท่งแต่ละตัว
จะระบุรายละเอียดของตัวสินค้าแต่ละชนิด
ตัวเลขของแท่งจะถูกแบ่งออกเป็นหมู่ๆ
เพื่อกำหนดลักษณะและรายละเอียดของสินค้า เช่น ประเทศผู้ผลิต
รหัสผู้ผลิต รหัสสินค้า และหมายเลขตรวจสอบ รหัสแท่ง
หนึ่งหมายเลขจะใช้กับสินค้าเพียงชนิดเดียว
รหัสแท่งนั้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลายทาง
ตั้งแต่ผู้ส่งวัตถุดิบเข้าโรงงาน บริษัทผู้ผลิต ผู้ค้าส่ง
และผู้ค้าปลีก โดยเริ่มจากผู้ส่งวัตถุดิบนำวัตถุดิบมาส่งให้กับผู้ผลิต
ก็จะมีการอ่านรหัสแท่งของวัตถุดิบนั้น
และข้อมูลที่ได้ก็จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลว่าขณะนี้มีวัตถุดิบเพิ่มขึ้นเท่าไร
รวมของเดิมแล้วเป็นเท่าไร
และในขณะที่ทำการผลิตก็จะต้องมีการนำวัตถุดิบออกมาใช้โดยทุกครั้งที่นำมาใช้จะต้องสแกนรหัสแท่งทุกครั้ง
เพื่อให้ข้อมูลในฐานข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบันที่สุด
หลังจากผลิตออกมาเป็นสินค้าสำเร็จรูปแล้วก็จะต้องให้รหัสแท่งกับสินค้านั้น
และจัดส่งสินค้านั้นไปให้แก่ผู้ค้าส่ง และผู้ค้าปลีก
และกระบวนการต่อไปก็จะมนลักษณะเช่นเดิม
แต่อย่างไรก็ตามการจะนำรหัสแท่งมาใช้ให้เกิดประโยชน์ที่สุดควรจะมีการนำเทคโนโลยีอย่างอื่นเข้ามาร่วมด้วย
ซึ่งเทคโนโลยีดังกล่าว คือ การแลกเปลี่ยนข้อมูลกันทางอิเลคโทรนิค
(Electronic Data Interchange : EDI)
ซึ่งก็คือการส่งข้อมูลและเอกสารที่ใช้ประจำที่มีแบบมาตรฐานผ่านจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง
โยใช้สายโทรศัพท์หรือสายเช่าตรงติดต่อกัน
เป็นการเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจจากเดิมที่มีความยุ่งยาก
และล่าช้าเพราะต้องผ่านกระบวนการหลายขั้นตอนกว่าที่ข้อมูลจากผู้ส่งจะถึงผู้รับต้องใช้เวลานาน
แต่ถ้านำEDI มาใช้จะช่วยลดเวลาเหล่านั้นลง
และยังช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานของคน (Human Error) และเมื่อนำ
Barcode และ EDI มาใช้ร่วมกัน
เมื่อสินค้าตัวใดในร้านค้าปลีกลดลงจนถึงจุด Re-order
Pointระบบก็จะทำการสั่งซื้อสินค้านั้นโดยอัตโนมัติ
เมื่อทราบกันแล้วว่า Barcode คืออะไร
เรามาลองดูกันบ้างว่าแล้วมันมีประโยชน์อะไรบ้าง
1. ใน Barcode จะระบุรายละเอียดของสินค้า ซึ่งหนึ่งในนั้น ก็รวมไปถึง
ประเทศผู้ผลิต อย่างประเทศไทยมีเลข 885 เป็นเลขประจำตัว
ดังนั้นถ้าเราเห็นว่าสินค้าใดมีรหัสแท่งที่ขึ้นต้นด้วย 885
ก็ทราบได้ทันทีว่าสินค้านั้นผลิตในประเทศไทย เป็นของไทย
จึงเป็นประโยชน์ต่อการเลือกซื้อสินค้า
2. ทำให้การรับสินค้าสะดวกรวดเร็วขึ้น เพราะได้ข้อมูลที่มีความถูกต้อง
และสามารถเตรียมพื้นที่ก่อนการรับสินค้าได้
3. เพิ่มความสามารถในการติดตาม การหยิบสินค้าสินค้าได้ถูกต้องมากขึ้น
สามารถบ่งชี้สถานที่ที่เก็บสินค้าได้อย่างแม่นยำ
4. เป็นระบบสากลที่ไม่ซ้ำซ้อน ใช้ได้ทั่วโลก ทุกอุตสาหกรรม ปลอดภัย
เพราะมีความยาวคงที่ เป็นตัวเลขทั้งหมด และมีเลขตรวจสอบที่เป็นมาตรฐาน
รหัสสินค้าและบริการจะไม่มีการซ้ำซ้อน