ร่างหนังสืออย่างไรดี วันนี้อยากเก็บความรู้เกี่ยวกับการร่างหนังสือมาฝากกัน และสิ่งที่จะช่วยให้เราสามารถร่างหนังสือได้ง่ายขึ้น ก็คือต้องทำความเข้าใจหลักของการร่างหนังสือก่อน ลองอ่านดูนะคะเผื่อว่าจะได้นำไปใช้ประโยชน์และช่วยให้ร่างหนังสือได้ง่ายขึ้น
ข้อความ /เนื้อหาของหนังสือ
คือ เนื้อหาสาระที่ต้องการจะให้ผู้รับได้ทราบข้อความในหนังสือจะต้องชัดเจนเข้าใจง่ายและมีสาระครบถ้วน เนื้อหาในหนังสือราชการแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ
1.ส่วนเหตุ
2.จุดประสงค์
3.สรุป
1. ส่วนเหตุ เป็นส่วนเริ่มต้นของเนื้อหา เป็นข้อความที่กล่าวถึงสาเหตุที่มีหนังสือไป หรือแจ้งให้ผู้รับทราบว่าหน่วยงานของผู้เขียนจะทำอะไร หรือมีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้น
คำที่ใช้ขึ้นต้นเนื้อความ
?ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องด้วย” เช่น
ด้วยโรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร จะจัดโครงการสร้างความรู้ความเข้าใจในการจัดทำหนังสือราชการ ในวันที่ 4 กรกฎาคม 2549 ณ ห้องประชุมเอกาทศรถ 1 รายละเอียดตามเอกสารที่แนบมาพร้อมนี้
?ในกรณีที่เป็นเรื่องที่เคยติดต่อกันมาก่อน
ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”
ปิดท้ายด้วยคำว่า “นั้น”
?ในกรณีที่มีการอ้างอิงหนังสือฉบับเดิมด้วย
ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตามหนังสือที่อ้างถึง”
ปิดท้ายด้วยคำว่า “ดังความละเอียดแจ้งแล้วนั้น” หรือ “ความทราบแล้วนั้น”
เช่น
ตามหนังสือที่อ้างถึงโรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร ขอความอนุเคราะห์อัตราค่าตอบแทน...........ของโรงพยาบาล..............เพื่อนำไปใช้เป็นแนวทางในการจัดทำประกาศ ดังความละเอียดแจ้งแล้วนั้น
"คำที่ไม่ควรเขียนในหนังสือราชการ เช่น บัดนี้ บัดนั้น ให้ใช้คำว่า ในการนี้ แทน
คำที่มักสับสนในการเขียนหนังสือราชการ คือ คำว่า “ไปยัง” กับ “มายัง” วิธีการใช้ให้ยึดผู้ใช้เป็นหลัก
2. จุดประสงค์
เป็นข้อความในย่อหน้าที่ 2 ที่นับว่ามีความสำคัญ เพราะเนื้อความจะกล่าวถึงจุดประสงค์ของหนังสือฉบับนั้น ซึ่งจะต้องเขียนให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบว่าผู้เขียนมีจุดประสงค์อย่างไร เช่น
โรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร เห็นว่าท่านเป็นผู้มีความรู้ ความสามารถทางด้านการ....................เป็นอย่างดี จึงใคร่ขอเรียนเชิญท่านเป็นวิทยากรบรรยาย เรื่อง “ ………. ” ในวันที่ 8 กันยายน 2549 เวลา 09.00-12.00 น. ณ ห้องประชุมเอกาทศรถ 1 อาคารสิรินธร โรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร
ในกรณีที่มีจุดประสงค์หลายประการ ควรแยกจุดประสงค์เป็นรายข้ออย่างชัดเจน เพื่อความสะดวกต่อการทำความเข้าใจและการนำไปปฏิบัติ
3. สรุป
เป็นส่วนสุดท้ายของการเขียนเนื้อหา ควรจะย่อหน้าบรรทัดใหม่ เริ่มต้นด้วยคำว่า “จึง” แล้วตามด้วยข้อความที่บอกถึงจุดประสงค์ (ข้อความที่สรุปนี้จะต้องให้สัมพันธ์กับจุดประสงค์ในตอนต้น) เช่น
{ ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับได้รับทราบเนื้อหาในหนังสือ อาจใช้ว่า
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
จึงเรียนมาเพื่อทราบ
{ ในกรณีที่ต้องการเพียงให้ผู้รับดำเนินเรื่องตามขั้นตอนต่อไป อาจใช้ว่า
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการต่อไป
จึงเรียนมาเพื่อทราบและดำเนินการต่อไป
{ ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตัดสินใจในเรื่องที่ปรากฏในหนังสือ อาจใช้ว่า
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์
เมื่อได้ทราบถึงส่วนประกอบของหนังสือกันแล้วว่ามี ทั้งหมด 3 ส่วน คือ ส่วนเหตุ จุดประสงค์ และสรุป ตามที่ได้อธิบายและยกตัวอย่างไว้ข้างต้น ครั้งต่อไปของการร่างหนังสือก็คงไม่ยากอย่างที่คิดแล้วค่ะ
สวัสดีครับ
เป็นความรู้ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ๆ
ทุกทีเวลาร่างหนังสือก็ยังไม่ได้ใช้หลักการอย่างนี้ ร่างตามใจฉัน ตามตัวอย่างของรุ่นก่อน ๆ ซึ่งอาจจะผิดหลักการไปบ้าง
เยี่ยม ครับ
ขอบคุณค่ะที่มาแบ่งปันความรู้ ได้เพิ่มอีกเยอะเลย
ขอบคุณคะ ...ได้ประโยชน์มากมาก เลย...
เพิ่งรู้นะเนี่ยะ เพราะจริงๆแล้วไม่มีความรู้เรื่องหนังสือะรการเลย
โดยภาพรวมให้ความรู้ดีมากค่ะ แต่มีหลายสิ่งหลายอย่างยังสงสัยอยู่ อย่างเช่นคำว่าบัดนี้ ก็ยังเห็นหนังสือราชการใช้กันอยู่ ทำไมไม่ให้ใช้ กลับให้ใช้คำว่าในการนี้แทน ซึ่งคำว่าในการนี้ ความหมายคนละอย่างกับบัดนี้เลยนะคะ