CoPทีมบริหารพัสดุ

พัสดุเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทุกหน่วยงาน ระบบการบริหารพัสดุจึงไม่ควรเป็นเรื่องของงานพัสดุ กลุ่มงานบริหารเท่านั้น ควรจะมีการจัดการในรูปของทีมคร่อมหน่วยงานเพื่อมาช่วยกันสรางความราบรื่นในการสนับสนุนพัสดุเพื่อการทำงาน

              เมื่อวาน 7 มีนาคม หลังประชุมทีมตรวจสุขภาพ ผมได้เชิญผู้เกี่ยวข้องกับพัสดุมาพูดคุยกันเพื่อจะให้มีการปรับปรุงคณะกรรมการบริหารพัสดุขึ้นใหม่เนื่องจากของเดิมมีการจัดตั้งเป็นคณะกรรมการพัสดุย่อยๆไปตามประเภทของพัสดุมีอยู่ 4-5 ชุด ทำให้การจัดการประชุมพูดคุยหรือประสานงานกันยุ่งยากเพราะกรรมการเยอะเกินไป เวลามีปัญหาเรื่องพัสดุก็หาจุดแก้ไขยากเพราะโยนกันไปโยนกันมา แล้วก็มักจะเกิดการวิวาท(ทางใจและวาจา)กันได้บ่อยๆระหว่างเจ้าหน้าที่พัสดุกับผู้ใช้พัสดุ ผู้ใช้ก็บ่นทำไมเบิกได้ช้า เบิกยาก ส่วนผู้ซื้อก็บอกว่าซื้อของไม่ได้ หาแบบที่ผู้ใช้อยากได้ไม่ได้หรือเวลาหาคนตรวจรับก็ยาก พอไม่ควบคุมก็ใช้สิ้นเปลือง พอควบคุมก็บ่นว่าหวงของ เป็นต้น

               เรื่องปัญหาที่เจอบ่อยก็มักจะโทษกันไปโทษกันมา เวลาผู้ใช้บอกว่าทำไมถึงช้า เจ้าหน้าที่พัสดุก็บอกว่าคนเบิกส่งช้าบ้าง หัวหน้าพัสดุตรวจช้าบ้าง คนตรวจรับไม่ยอมตรวจบ้าง การเงินจ่ายเงินช้าบ้าง ผู้อำนวยการเซนต์เช็คช้าบ้าง โทษกันเป็นทอดๆไปจนครบรอบ ไม่รู้จุดบกพร่องอยู่ตรงไหนแน่

               ที่จริงปัญหาเหล่านี้ จะไม่ค่อยเป็นปัญหา ถ้าเราคิดทางบวกต่อกัน จะเกิดความเข้าใจดกันได้ง่ายขึ้น ที่ยังเบิกไม่ได้เพราะพัสดุเขาอาจจะยุ่งหรือเขาอาจจะหาซื้อไม่ได้หรือเขาอาจจะสั่งไปแล้ว ของที่มาไม่ได้ตามที่ต้องการ เป็นต้น แต่ถ้าคิดทางลบจะเกิดเรื่องได้มาก สมมุติว่าฝ่ายหนึ่งขอซื้อของชิ้นหนึ่งแล้วรอนานเป็นเดือนแล้วก็ยังไม่ได้ ที่ไม่ได้เพราะงานพัสดุไม่ชอบหน้าฝ่ายยนี้อยู่ก็เลยแกล้งดึงเรื่องให้ช้าเข้าไว้โดยไม่ยอมเสนอขออนุมัติซื้อ พอถูกถามก็ตอบไปว่า ผอก.ยังไม่อนุมัติ ฝ่ายที่ขอก็จะเกิดความไม่พอใจ ผอก.ที่เซนต์ช้ามาก และถ้าได้ไปคุยกับคนอื่นแล้วเผอิญไปเจอพวกจอมป่วนหรือพวกNATO(No Action, Talk Only)หรือคนที่ไม่ชอบ ผอก.อยู่แล้วก็อาจจะช่วยเติมไฟให้แรงไปอีกเช่น ผอก.ก็เป็นอย่างงี้แหล่ะ ถ้าไม่ใช่พวกแก ก็ไม่ค่อยจะให้ซื้ออะไร ถ้าเป็นพวกแกไม่กี่วันก็ได้ อย่างนี้ก็ยิ่งยุ่งไปใหญ่เลย หรือเกิดเจ้าหน้าที่พัสดุกับหัวหน้าพัสดุ ไม่ค่อยถูกกัน พอเสนอผ่านหัวหน้าพัสดุก็แอบจิ๊กเอาใบขออนุมัติซ่อนไว้ เรื่องไม่ไปถึง ผอก. พอช้า ก็ไม่รู้ว่าใบไปไหน ทำให้เจ้าหน้าที่พัสดุถูกด่าไป เป็นต้น

               ก่อนการประชุมผมได้ใช้เวลาส่วนหนึ่งเก็บข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาต่างๆในเรื่องของพัสดุ เพื่อจะได้มีประเด็นที่จะมาพูดคุยกันเพราะบางทีพอนัดมาเจอหน้ากันแล้วมีผู้อำนวยการอยู่ด้วยแล้วส่วนใหญ่มักกลายเป็นไม่มีปัญหาหรือไม่กล้าพูดกัน ส่งผลให้แทนที่จะได้แก้ปัญหา กลายเป็นหมัหมมปัญหาลงไปอีกเหมือนเดิม แต่พอมีประเด็นอยู่ในใจทำให้สามารถกระตุ้นย้ำให้เรื่องที่เป็นปัญหากลายมาเป็นปัญหาให้แก้ไขในที่ประชุมได้

               ช่วงแรกมีการทำความเข้าใจกันให้ชัดอีกครั้งก็คือ คำว่า "พัสดุ" หมายถึงสิ่งของเครื่องใช้ที่มีใช้อยู่ในโรงพยาบาลเพื่อการทำงาหรือสนับสนุนการทำงานโดยที่ไม่ได้เป็นอาคารสิ่งก่อสร้าง  โดยแบ่งพัสดุ ออกเป็น 2 กลุ่มคือ

1.  ครุภัณฑ์ จะเป็นเครื่องมืออุปกรณ์ที่มีราคามากกว่า 5,000 บาทขึ้นไปหรือถ้าไม่ถึงแต่ก็ให้ระบุไว้ในระเบียบชัดเจนว่าให้เป็นครุภัณฑ์

2.  วัสดุ จะแบ่งง่ายๆออกเป็นวัสดุทั่วไปกับเวชภัณฑ์(มี 2 กลุ่มคือยากับเวชภัณฑ์มิใช่ยาให้รวมพวกวัสดุการแพทย์ วัสดุทันตกรรม วัสดุเอ๊กซ์เรย์หรือวัดุที่เกี่ยวกับการดูแลผู้ป่วยเข้าไปด้วย)

               คณะกรรมการบริหารพัสดุหรือ Material & InVentory Management หรือMIM จะมีกรรมการมาจากผู้ที่มีส่วนในการจัดหา จัดเก็บ ดูแลพัสดุกับผู้ที่เป็นรผู้เบิกใช้พัสดุ เพื่อจะได้ให้ผู้ซื้อกับผู้ใช้ได้มีเวทีในการตกลงพูดคุยกันจะได้ซื้อตรงใจผู้ใช้และผู้ใช้ก็เข้าใจผู้ซื้อ เรียกว่า ให้ทั้งสองฝ่ายเอาใจเขามาใส่ใจเรา ด้วย

                การบริหารพัสดุ ประกอบไปด้วยขั้นตอนหลัก 4 ขั้นตอนคือ

1.  การจัดหา จะเป็นการจัดซื้อ จัดจ้าง จ้างเหมา เช่า ก็แล้วแต่ ในขั้นนี้ที่สำคัญคนใช้กับคนซื้อต้องคุยกันเรื่องลักษณะของที่จะใช้ให้ชัดเจนคือ กำหนดSpecification นั่นเอง พอได้ลักษณะแล้วก็ไปดูระเบียบพัสดุว่าจะซื้อได้โดยวิธีไหน เงินอะไร พอซื้อมาแล้วก็ต้องมีคนกลุ่มหนึ่งมาทำหน้าที่ตรวจสอบว่า มีของตรงกับลักษณะที่ต้องการจริงหรือไม่เรียกว่ากรรมการตรวจรับพัสดุ ที่เราก็มีปัญหาหลายคนไม่ยอมเป้นผู้ตรวจรับ ที่ประชุมก็เลยสรุปว่าให้ข้าราชการตั้งแต่ซี 3 ขึ้นไปเป็นกรรมการตรวจรับได้ทุกคน และก็แต่งตั้งกันเป็นครั้งคราวตามการจัดซื้อจัดจ้างไป ให้จัดรายชื่อมาตามกลุ่มงานเลย และในการจัดหานั้นได้มีการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่พัสดุที่จะทำหน้าที่นี้โดยมีงานพัสดุ งานเภสัชกรรม งานทันตกรรม งานชันสูตร งานบริการอาหารและศูนย์เครื่องมือแพทย์ เมื่อจัดซื้อจัดจ้างมาแล้วตรวจรับแล้วก็ต้องมีการจ่ายเงิน ที่นอกจากทำตามระเบียบการเงินแล้ว ต้องจ่ายให้ทันตามข้อตกลงกับร้านค้าด้วยเพื่อไม่ให้เสียเครดิต อันไหนเครดิตกี่วัน กี่เดือนก็ต้องคอยตรวจสอบให้ได้ตามนั้น มีการจัดทำหลักฐานอย่างครบถ้วนถูกต้อง

2.  การจัดเก็บ เมื่อซื้อหามาแล้วก็ต้องมีระบบการจัดเก็บให้ดีเป็นระบบคลังหรือสต๊อค ที่จะต้องกำหนดไว้ให้ชัดว่าจะมีกี่สต็อค ไม่มากเกินไปจนเป็นภาระต่องการดูแลและการตรวจสอบ มีการจัดเก็บอย่างถูกต้อง มีระบบ FIFOหรือFirst In,First Out ของที่มาก่อนก็ให้เบิกจ่ายเอาไปใช้ก่อนเพื่อไม่ให้เกิดการหมดอายุหรือค้างสต๊อค ของเรามีสต๊อค ดังนี้

        -  คลังเวชภัณฑ์ ดูแลโดยงานเภสัชกรรม รวมของเอ๊กซ์เรย์ด้วย

        -  คลังครุภัณฑ์ จะอยู่ที่งานพัสดุแล้ว ตัดแบ่งรายการที่เป็นครุภัณฑ์การแพทย์ไปให้ศูนย์เครื่องมือแพทย์ดูแล โดยมีบัญชีรายการครุภัณฑ์รวมอยู่ที่งานพัสดุ

        -  คลังวัสดุทั่วไป ดูแลโดยงานพัสดุโดยจะมีการเบิกไปใช้ในรูปแบบของสต๊อคย่อยด้วยเช่นงานบริการสุขภาพชุมชน งานบริการอาหาร

        -  คลังวัสดุชันสูตร ดูแลโดยงานชันสูตร

        -  คลังวัสดุทันตกรรม ดูแลโดยงานทันตกรรม

        -  คลังเวชภัณฑ์ส่งเสริมป้องกัน ดูแลโดยงานเวชปฏิบัติครอบครัว

ในทุกสิ้นเดือน ทั้ง 6 คลังจะต้องตัดยอดสต๊อคที่เหลือแจ้งงานการเงินและบัญชีเพื่อจัดทำรายงานบัญชีเกณฑ์คงค้าง

3.  การจัดจ่าย เป็นการจัดระบบการเบิกจ่ายที่ต้องใช้ระบบ FIFO ด้วย โดยมีการจัดวันเบิกเวชภัณฑ์ วันเบิกวัสดุต่างๆไว้อย่างชัดเจน มีการจัดทำบัญชีสรุปรายการเบิกจ่ายว่าฝ่ายใด แผนกใด มีการเบิกจ่ายมากน้อยเป็นอย่างไร เพื่อนำมาพิจารณาในการควบคุมให้มีการใช้จ่ายอย่างเหมาะสม กำหนดหลักเกณฑ์การเบิกจ่าย กำหนดระยะเวลาหรือการประกันเวลาว่ากี่วันจึงจะได้ของ หากเบิกครั้งแรกแล้วยังไม่ได้ ให้สรุปไว้ที่อีก 1 สัปดาห์

4.  การจัดจำหน่าย เป็นการแทงจำหน่ายพัสดุที่หมดอายุหรือชำรุดใช้การไม่ได้ โดยเฉพาะครุภัณฑ์ ที่ต้องมีการตรวจสอบทุกปี เมื่อพบของชำรุดใช้การไม่ได้ต้องทำหนังสือขออนุมัติจำหน่ายและการจำหน่ายก็จะเป็นการขายทอดตลาด การจำหน่ายจึงเป็นการใช้หลักการที่สำคัญของกิจกรรม 5 ส โดยเฉพาะการสะสาง

            จะเห็นได้ว่า กระบวนการหลักของการบริหารพัสดุ จะเป็นขั้นตอนง่ายๆ 4 ขั้นตอนนี้ หากการบริหารจัดการเหล่านี้เป็นไปได้ด้วยดีก็จะทำให้งานของโรงพยาบาลเป็นไปอย่างราบรื่น

             ในตอนท้ายของการประชุมก็ได้มีการนำประเด็นปัญหาต่างๆมาพูดคุยกันเพื่อช่วยกันแก้ปัญหาและสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างกัน และสรุปให้งานพัสดุไปจัดทำคำสั่งคณะกรรมการบริหารพัสดุขึ้นมาใหม่ รวมทั้งมีข้อเสนอบางประการเช่นการเสื่อมอายุของเครื่องถ่ายเอกสาร ที่ใช้มาเกือบ 10 ปีแล้ว ตอนนี้จะซ่อมบ่อยเกือบทุกสัปดาห์ จึงมีการพูดคุยกันว่าจะแก้ไขอย่างไรดี มีหลายทางเช่นซื้อเครื่องใหม่ เช่าเครื่องใหม่หรือให้คนภายนอกมาประมูลจัดการถ่ายเอกสารไปเลย ที่ประชุมมีความเห็นว่าถ้าซื้อเครื่องใหม่เดี๋ยวเก่าก็ต้องซ่อมเองอีก ต้องซื้อหมึกเอง ต้องมีคนมาคอยถ่ายเอกสาร เปลืองกระดาษ ถ้าเช่าเครื่องมาก็คล้ายกันเพียงแต่ไม่ต้องซ่อมเอง แต่ก็ต้องเตรียมคนมาช่วยถ่ายเอกสาร สรุปก็คือสนใจที่จะให้เอกชนมาเปิดถ่ายเอกสารในโรงพยาบาลเลย