เบื้องหลัง! การจัดประชุมวิชาการจัดการความรู้ ครั้งที่ 17 ของ สคส.

        เฮ้อ..... ขอสูดหายใจยาวๆ แล้วปล่อยออกให้หายตื่นเต้นซักที  หลังจากจบงานประชุมวิชาการจัดการความรู้ ครั้งที่ 17 ของ สคส. เรื่อง KM ในวงการราชการไทย ที่จัดขึ้นเมื่อวันที่ 28 ก.ค. 48 ที่ผ่านมา   รู้ไหมคะว่างานนี้ทีมงานเด็กๆ อย่างเราตื่นเต้นเร้าใจขนาดไหน

       ตั้งแต่การเตรียมงาน เชิญตัวแทนหน่วยงานราชการจากหลายๆ หน่วยงานที่เรารู้จัก มาเล่าแลกเปลี่ยนประสบการณ์ความสำเร็จในการทำ KM กับผู้เข้าร่วมงาน     สคส. เราอยากจะแสดงให้ทุกคนเห็นว่าในหน่วยงานราชการไทยของเราก็สามารถมีความสำเร็จ KM เกิดขึ้นได้   และความสำเร็จในการทำ KM นั้นไม่จำเป็นต้องใหญ่   แต่เป็นความสำเร็จเล็กๆ ที่มีอยู่มากมายและหลายรูปแบบ  มีทั้งความสำเร็จในการเริ่มต้นทำ KM ของภาคพยาธิวิทยา มอ., ความสำเร็จในการจัดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แบบเครือข่าย ของ สสจ.อยุธยา, กลยุทธ์การดำเนินการของ กรมส่งเสริมการเกษตร และ กรมอนามัย, ความสำเร็จในการบูรณาการแทรกซึมสู่งานประจำ ของ รพ. บ้านตาก และ ความสำเร็จในการทำ KM แบบทั้งระบบของ รพ. ศิริราช    ดังนั้นเราจึงต้องเตรี๊ยมกับคณะวิทยากรเป็นอย่างดีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นภาพที่เราต้องการสื่อออกไปอย่างชัดเจนตามเป้าหมาย
       ต่อมาก็คิดว่า เราจะจัดรูปแบบการประชุมอย่างไรดีให้ผู้เข้าร่วมได้ประโยชน์จากการเข้าร่วมมากที่สุด ซึ่งจำนวนคนเป้าหมายที่ตั้งไว้อยู่ที่ 100 คน (กลุ่มราชการ)  ดูซิคะเยอะขนาดนี้ (เกือบ 10 เท่าของคน สคส.) จะทำไงดีไม่ให้บรรยากาศเหมือนมานั่งฟัง lecture   แล้วก็ลองวางแผนกันดู....... ห้องต้องใหญ่ไม่แน่นจนอึดอัด  รูปแบบเอาเป็นแบบวงเสวนา ให้วงในเป็นวงของคณะวิทยากร แล้วมีวงล้อมรอบเป็นชั้นๆ 2-3 ชั้น ให้ดูเหมือนหันหน้าเข้าคุยกัน เว้นช่องว่างเป็นช่วงๆ ให้สะดวกในการเข้าออกและดูสบาย

        ยังไม่พอค่ะ  อ. หมอวิจารณ์   เพิ่มความตื่นเต้นให้เราอีกโดยการเสนอให้เราแสดงตัวอย่างการทำ "คลังความรู้ (Knowledge Assets, KA)" ให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นสดๆ อีก  และต้องตีความดึงประเด็นความรู้ให้ออกมาแบบ 2 ชั้นด้วย  โดยชั้นแรกเป็น KA ที่ทำให้ KM สำเร็จ  และ สอง. เป็น KA ที่ทำให้บรรลุเป้าหมายของงาน    ท้าทายดีไหมคะ.......ค่ะ ที่ประชุมเรารับข้อเสนอ  เราเตรียมทีม "คุรลิขิต" มือฉมังทันทีค่ะ  ต้องทำเป็นคู่ๆ แล้วสลับกันเก็บคลังความรู้ของวิทยากรผู้เล่า ให้มีเวลาที่แต่ละคู่จะได้พักและตรวจทานแต่ละเรื่อง  ไม่งั้นไม่ทัน และต้องเตรียมพร้อมเสมอที่จะเอาขึ้นแสดงให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นและตีความเพิ่ม  มีการวางรูปแบบคลังความรู้, ตำแหน่งเครื่องมือและคนอย่างแน่นอน (2 คู่ 4 คน) ซักซ้อมคิวกันเป็นอย่างดี  พอถึงตอนทำงานทีมนี้ตื่นเต้นที่สุดค่ะ และได้เรียนรู้อะไรดีๆ ด้วยค่ะ  ลองอ่านความรู้สึกส่วนหนึ่งได้ที่  มุมหนึ่งของ "คุณลิขิต" จากเวทีเรื่องเล่าการจัดการความรู้ข้าราชการไทย  blog คุณธวัช ได้ค่ะ

         ตอนนี้มาดูเรื่องกำหนดการและการแบ่งเวลากันบ้างค่ะ    1 วัน กับ 6 หน่วยงาน 12 วิทยากรหลัก ที่มีความรู้จากประสบการณ์อยู่มากมาย  คำนวณเวลาแล้ว 1 หน่วยงานจะมีเวลา 30 นาที  เราแบ่งเป็นช่วงนำเสนอเรื่องเล่า 20 นาที (focus เอาเนื้อสำคัญๆ ที่ต้องการชี้ให้เห็น) แล้วเหลืออีก 10 นาที เป็นเวลาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของวงเสวนา  ใจจริงแล้วเราอยากให้มีเวลาแลกเปลี่ยนเรียนรู้มากเท่าๆ กับหรือมากกว่าเวลานำเสนอด้วยซ้ำ  แต่เวลา  1 วันคงไม่พอ และถ้าจะจัดนานมากกว่า 1 วันในรูปแบบเสวนานี้ ก็เกรงว่าจะทำให้เครียดจนเกินไปได้       จากนั้นเราก็เตรียมคิวการเล่าของแต่ละหน่วยงาน เราต้องการให้ผู้เข้าร่วมงานได้เห็นการทำ KM ตั้งแต่แบบเริ่มต้น ไปถึง หน่วยงานที่อยู่ในช่วงมีระบบทำให้ยั่งยืน  ตั้งแต่หน่วยเล็กไปจนถึงหน่วยงานใหญ่   ให้พี่ใหญ่อย่าง รพ. ศิริราช และ รพ. บ้านตาก อยู่ในช่วงท้ายตอนบ่ายเพราะเป็นหน่วยงานที่ทำ KM กันมานานก่อนหน่วยอื่นๆ เรื่องราวจะเข้มข้นน่าสนใจและมีผลสำเร็จที่เห็นเป็นรูปธรรมมากมายเหมาะจะไว้ดึงดูดผู้เข้าร่วมในช่วงท้าย     นอกจากนี้เรายังเตรียมนำเสนอการใช้ Blog โดย อ.กรกฎ   เชาวะวณิช  เพื่อใช้เป็นเครื่องมือแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่มีพลังใน “พื้นที่เสมือน”  และคาดหวังว่าหลังจากการเสวนาในวันนี้แล้ว ผู้เข้าร่วมงานจะใช้ blog เสวนาจัดการความรู้กันต่อ  ไม่จบแล้วจบเลย

        และเมื่อมาถึงวันงานจริง การเล่าเรื่องราวของทั้ง 6 หน่วยงานมีพลังมากค่ะ  แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จเล็กๆ ที่ยิ่งใหญ่มากมายหลายรูปแบบ ได้ตามเป้าหมายที่เราวางไว้  วิทยากรใหม่หลายท่านได้แสดงฝีมือการเล่าที่ดึง “ความรู้ฝังลึก (Tacit Knowledge)” ออกมาได้ดีจริงๆ (ดาวดวงใหม่)   เป็นเพราะอะไรหรือคะ?    เพราะท่านวิทยากรทุกคนนั้นเป็นผู้ปฏิบัติจริงค่ะ  และเล่าเรื่องออกมาจากสิ่งที่ตัวเองทำและทำอย่างใส่ใจ  ดังนั้นเรื่องเล่าจึงออกมามีพลังอย่างไม่ต้องสงสัย  แม้เวลาที่กำหนดวางเอาไว้จะน้อยเกินไป ไม่พอให้วงเสวนาได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้และร่วมตีความ “คลังความรู้” ที่เหล่า “คุณลิขิต” นั้นได้บันทึกไว้แบบสดๆ   แต่เรามีแผน 2 เตรียมไว้อยู่แล้วค่ะว่า จะนำ “คลังความรู้” เหล่านี้แสดงขึ้น blog  แล้วดึงดูดให้ทุกคนเข้าแลกเปลี่ยนกันแบบ B2B (Blog to Blog) แทน   เราจึงแสดง “คลังความรู้” ที่เราเก็บได้ให้ผู้เข้าร่วมเสวนาได้เห็นรูปร่างคร่าวๆ เท่านั้น  แล้วเปลี่ยนช่วงเวลาตีความความรู้ที่เหลือมาเป็นการทำ AAR (After Action Review) หรือ “ทบทวนบทเรียน” แทน เพื่อให้ทุกคนได้พูดแลกเปลี่ยน “เป้าหมาย” ของตนเองในการมาเข้าร่วมการเสวนาครั้งนี้, สิ่งใดที่ได้บรรลุเกินเป้าหมาย เพราะอะไร?, สิ่งใดที่ไม่บรรลุตามเป้าหมาย เพราะอะไร?, แล้วจะกลับไปทำอะไรต่อหลังจากได้เข้าร่วมงานครั้งนี้   พร้อมทั้งแนะนำการจัดงานประชุมวิชาการครั้งต่อไปให้กับทีมงานเราค่ะ    ช่วง AAR นี้เป็นช่วงสำคัญประทับใจอีกช่วงหนึ่งของงานครั้งนี้เหมือนกันค่ะ  เพราะทุกคนจะพูดออกมาจากความรู้สึกที่อิสระ เท่าเทียมกัน เป็นตัวของตัวเองและได้สรุปความรู้ของแต่ละคนที่ได้ในงานครั้งนี้

          จากแผนงานในห้องเสวนาที่เราวางแผนเตรียมไว้แล้ว  ยังมีงานในส่วนของการเตรียมเอกสาร งานการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงานและออกใบเสร็จ  งานจำหน่ายหนังสือ/วีซีดี  และงานติดต่อดูแลภายนอกห้องประชุมต่างๆ   ค่ะ.....ทีมงาน สคส. เราต้องแบ่งงานกันให้ดีให้พอโดยเฉพาะวันงานจริง     11 คนที่มีอยู่ แบ่งเป็น

     - 4 คน คือ อ. หมอวิจารณ์, อ. ประพนธ์, อ. กรกฎ และ วรรณา (อ้อ) ต้องอยู่ในวงเสวนา      

     - 4 คน (2 คู่) เป็น “ทีมคุณลิขิต” ต้องพิมพ์บันทึกและดึงประเด็นความรู้ เป็น  “คลังความรู้” แบบสดๆ

     - 2 คน เป็นผู้ถ่ายทำ VDO, ถ่ายภาพนิ่ง, บันทึกสรุปการประชุม และคอยดูแลส่งไมค์อยู่รอบวงเสวนา

    - 1 คนเท่านั้น ต้องดูแลลงทะเบียนจ่ายเอกสารแก่ผู้เข้าร่วมงานพร้อมออกใบเสร็จ, จำหน่ายสื่อ และดูแลการจัดเบรค, อาหาร, เคลียร์ค่าใช้จ่ายต่างๆ กับโรงแรม    

          เป็นไงคะ  ทีม สคส. เราวางแผนบริหารจัดการงานและคนได้คุ้มค่าลงตัวไหมคะ  และทีมต้องประสานงานกันในการปรับเปลี่ยนการทำงานไปตามสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้น   

          นี่เป็นเบื้องหลังการจัดงานครั้งนี้แบบคร่าวๆ    สนุกตื่นเต้น! กับการประชุมวิชาการรูปแบบใหม่ที่ สคส. นำเสนอหรือเปล่าคะ    ขอบคุณทุกคนและข้อแนะนำดีๆ จากที่ประชุมค่ะ   และในการจัดงานครั้งต่อๆ ไป เราก็จะพยายามพัฒนาให้ได้สิ่งดีๆ มาให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมของเราค่ะ 

       ปล. อย่าลืมเข้าไปดู powerpoint และ "คลังความรู้" ที่ทีมเราเก็บมาได้ตาม link ข้างล่างนี้นะคะ    

      http://www.kmi.or.th/autopage/show_page.php?h=12&s_id=11&d_id=11