วิธีการทำ Macro เส้นทางลัดในการใช้งานหลายอย่างด้วยปุ่มเดียว

ไม่ต้องเสียเวลากดหลายปุ่ม สร้างมาโครใช้งานง่ายๆ ไม่ยากเลย

ดูฉบับที่มีรูปประกอบในไฟล์แบบ PDF ที่นี่

Macro คือคำสั่งการใช้งานใน MS Office ซึ่งส่วนใหญ่มักจะนิยมใช้กับ MS Word เพื่อให้ทำงานหลายๆ อย่าง ด้วยการคลิกปุ่มแค่ครั้งเดียว หรือการกดคีย์บอร์ดลัดที่กำหนดขึ้นมาเองแค่ครั้งเดียวเท่านั้น
ตัวอย่างเช่น ถ้าหากต้องการทำตัวอักษรหนา+เอียง+ขีดเส้นใต้+กำหนดความห่างระหว่างบรรทัดเป็นสองเท่า+กำหนดระยะห่างจากขอบกระดาษเป็น 2 ซม. เป็นต้น เวลาทำจริงๆ ก็ต้องกดไอคอนหลายตัวหลายครั้งเป็นการเสียเวลามาก
แทนที่ต้องกดไอคอนหลายตัวเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการข้างต้น เราสามารถที่จะทำปุ่มไอคอนหรือคีย์ลัดเองได้โดยอาศัย Macro
ต่อไปเวลาต้องการจัดรูปแบบซ้ำๆ กันอีกก็แค่คลิกที่ไอคอน Macro หรือคีย์ลัดที่เราสร้างเอาไว้ เท่านี้ก็ไม่ต้องเสียเวลาอีกแล้ว

วิธีการทำ Macro
1. ไปที่เมนู Tools > Macro > Record new macro
2. ตั้งชื่อ ในตัวอย่างเป็นการทำมาโครชื่อ ArabParagraph สำหรับกำหนดระยะขอบข้อความภาษาอาหรับที่เป็นอายะฮฺอัลกุรอานและหะดีษ
3. คลิกที่ Toolbars เพื่อสร้างปุ่มไอคอนของมาโครตัวนี้ที่แถบเครื่องมือ
4. คลิกตรงคำสั่งมาโครที่อยู่ในช่อง Commands: ด้านขวามือลากไปปล่อยบนแถบเครื่องมือด้านบน จากนั้นคลิกที่ Close
5. จะมีแถบเครื่องมือมาโครขึ้นมา เป็นลักษณะปุ่มการบันทึก
6. จากนั้นเริ่มทำการจัดรูปแบบตามที่ต้องการได้ การทำงานของเราหลังจากนี้จะถูกบันทึกเป็นมาโครที่เราตั้งไว้ทั้งหมด จนกว่าจะกดที่ปุ่มหยุดที่แถบเครื่องมือมาโคร
7. เมื่อจัดรูปแบบตามต้องการเสร็จเรียบร้อย (ในตัวอย่างเป็นการจัดระยะห่างขอบซ้ายขวา 1.5 ซม. ให้ข้อความภาษาอาหรับ เป็นข้อความจากขวาไปซ้าย) ให้กดปุ่มหยุด(ปุ่มสี่เหลี่ยม)ที่แถบเครื่องมือมาโคร
8. ทดลองใช้งานมาโครด้วยการวางเคอร์เซอร์ที่ข้อความใดๆ แล้วคลิกที่ปุ่มไอคอนมาโครที่เราสร้างขึ้นมาสังเกตดูผลลัพธ์ที่ได้

วิธีการสร้างคีย์ลัดให้กับมาโคร
เพื่อให้การใช้งานรวดเร็วขึ้นไปอีก เราอาจจะสร้างคีย์ลัดสำหรับมาโครได้ ด้วยการกำหนดคีย์ลัดที่คีย์บอร์ด ดังตัวอย่างต่อไปนี้
1. คลิกขวาบนแถบเครื่องมือ แล้วเลือก Customize จากนั้นคลิกที่ Keyboard
2. จากนั้นเลือกที่ Macros ในช่อง Categories
3. เลือกมาโครที่เราต้องการสร้างคีย์ลัดในช่อง Macros
4. วางเคอร์เซอร์ในช่อง Press new shortcut key จากนั้น กดปุ่มคีย์บอร์ดที่เราต้องการกำหนดให้เป็นคีย์ลัด (ในตัวอย่างเป็นการใช้ปุ่ม Alt+A กดสองปุ่มนี้พร้อมๆ กัน)
5. สังเกตดูให้ดีว่าปุ่มที่เรากำหนดนั้นยังไม่มีการใช้งาน Unassigned สำหรับคำสั่งใดๆ มิเช่นนั้นมันจะทับซ้อนกับคำสั่งอื่น
6. คลิกที่ปุ่ม Assign ต่อด้วยปุ่ม Close
7. ทดลองใช้งาน โดยการวางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งข้อความใดๆ กดปุ่มคีย์ลัดตามที่เรากำหนด และสังเกตดูผลลัพธ์