ทำไงดี! เมื่อ มข. ยกขบวนขอดูการทำงาน สคส.
เมื่อวันพฤหัส ที่ผ่านมา (9 มิ.ย.48) ทางศูนย์บริการวิชาการ ม. ขอนแก่น ยกขบวนส่วนหนึ่งของศูนย์ประมาณ 25 คน นำทีมโดย รศ. นพ. จิตเจริญ ไชยาคำ มาดูกระบวนการทำงานของ สคส. (ทั้งหมด 10 คน รวม ผอ.) แค่นึกสภาพก็คงรู้ว่าโครงสร้างและกระบวนการทำงานน่าจะต่างกันค่อนข้างมากอยู่
แล้วเราจะทำอย่างไรหล่ะ! สิ่งที่เราทำก็คือ เราให้ทั้งขบวนมานั่งพูดคุยกับเรา (สคส. 2-3 คน ต่อ คณะ) แลกเปลี่ยนในความคิดและวิธีทำงานของแต่ละฝ่าย ซึ่งเราเองก็จะได้เรียนรู้การทำงานของเขาด้วย และวันนั้นสิ่งที่คณะ ศูนย์ฯ มข. ต้องการรู้ก็คือ วิธีบริหารจัดการการทำงานขยาย KM ทั่วประเทศ ของ สคส. ซึ่งที่ตอบไปก็ไม่รู้ว่าถูกใจคนฟังไหม เพราะยุทธวิธีในการทำงานของเรา เราเลือกที่จะเน้นให้ทดลองปฏิบัติ KM จริงเลย (ลุยเลย!) โดยไม่ต้องพะวงว่าต้องเรียนทฤษฎีให้หมดก่อน เพราะเราคิดว่า KM เป็นเรื่องที่ต้องทำถึงจะเข้าใจ ดังนั้นวิชาการแบบตำราเป็นภูเขาจึงไม่เน้น และลูกค้าหรือหน่วยงานที่มาติดต่อเรา เราจึงเลือกแต่ที่พร้อมทำจริงหรือลองทำเองมาบ้างแล้วด้วย โดยลูกค้าจะได้รับการสอบสวนจากเราค่ะ ว่าจะทำ KM ไปเพื่อ “เป้าหมาย” อะไร แล้วคิดวางแผนทำอะไร แล้วก็ยังมีการบ้านให้ไปทำ, เตรียมตัวอีกมากมาย คือได้เรียนรู้ KM ตั้งแต่ก่อน Workshop เลย และถ้าใครไม่คิดทำจริง เขาก็จะถอยกลับไป (เราจะพยายามจับ “พิรุธ” ค่ะ ว่าท่านสู้หรือเปล่า ทำจริงไหม) ฟังแล้วอาจจะรู้สึกว่าเราไม่อยากรับลูกค้า (ไล่แขก) แต่ไม่ใช่ค่ะ ด้วยแรงเราน้อยเราจึงต้องมีกลยุทธ์ในการที่จะจุดไฟในที่ที่มีฟืนดีก่อน แล้วให้ลามขยายไปในพื้นที่อื่นๆ ต่อไป ซึ่งในตอนนี้เครือข่ายที่เราไปจุดไว้และแข็งแรงดีก็เริ่มช่วยเราไปจุดต่อด้วย เช่น คุณหมอพิเชฐ บัญญัติ (ผอ. รพ. บ้านตาก), คุณไพฑูรย์ ช่วงฉ่ำ และทีมการจัดการความรู้ รพ. ภาคเหนือตอนล่าง, คุณสุรเดช เดชคุ้มวงศ์, มูลนิธิข้าวขวัญ และ คุณทรงพล เจตนาวณิชย์ เป็นต้น เห็นไหมคะว่าเราต้องขยันแบบมีแผนค่ะ
ส่วนการต่อประสานงานกันใน สคส. เอง เราก็ต้องมีค่ะ เพราะโดยปกติเราจะแบ่งกันไปทำงาน ดังนั้นวันพุธของทุกสัปดาห์เราก็จะมี Weekly meeting (ทุกคนรวมถึง ผอ. จะอยู่) เพื่อมาสรุปบทเรียน (AAR) ว่าใครไปทำอะไรมาบ้าง ผลเป็นอย่างไร แล้วเราจะมีแนวทางทำอะไรต่อ ใครเป็นผู้รับผิดชอบดำเนินการต่อ รวมถึงเรื่องอื่นๆ ในการบริหารทุกเรื่อง (นี่เป็นวิธีเรียนรู้ ยกระดับ และฝึกทุกคนด้วยค่ะ) ดังนั้นทุกคนจะรู้งานในภาพรวมและแนวทางทั้งหมด พร้อมจูนความคิดร่วมกัน การรับงานหรือส่งมอบงานจึงเร็วและราบรื่น และท่านไม่ต้องห่วงว่าคน 1 คน จะรับผิดชอบงานใหญ่ๆ ได้อย่างไร การทำงานของเราเป็นการช่วยเหลือกันและกันค่ะ (ทีม) แม่งานสามารถจัดทีมเอาใครก็ได้ช่วยวางแผนและทำงาน ก็ผลัดกันเป็นแม่งาน- ลูกงาน เวียนๆ กันค่ะ อีกส่วนหนึ่งที่ดีคือ การทำงานของเราไม่ต้องทำเอกสาร (ทำเรื่อง) กันมากมาย เอาเฉพาะส่วนที่สำคัญเท่านั้น ขั้นตอนที่ง่ายและไม่ต้องผ่านลำดับชั้นอะไรมาก ทำให้คนที่ออกไปทำงานได้เน้นที่เนื้องานจริงๆ แต่สำหรับหน่วยงานอื่นที่มีโครงสร้างไม่อิสระเท่าเรา ท่านจึงต้องนำไปปรับให้เหมาะสมอีกทีนะคะ อย่าลอกเลียนแบบ
จริงๆ แล้ว นี่ไม่ใช่คณะแรกที่ขอมาเยี่ยมชม สคส. โดยมีโจทย์ที่ท้าทายคือ อยากมาดูว่า สคส. ทำงานอย่างไร? ใช้ KM ในการทำงานเหมือนที่ไปสนับสนุนให้คนอื่นเขามั๊ย? แล้วถ้าใช้ KM แล้ว สคส. เป็น Learning Organization หรือเปล่า? ถึงขนาดบางคณะมีโจทย์ว่าอยากว่าดูตอนกินอาหารกลางวัน และการคุยของเรา ก็มีนะคะ แล้วยกกันมาทีก็ไม่ใช่น้อย ฟังแล้วเขินค่ะ จะให้มายืนห้อมล้อมดูเรา............... แต่จุดสำคัญที่เรารู้สึกคือ สคส. เราจะทำอย่างไรให้ผู้ที่มาขอดูงานเห็นมากกว่าโต๊ะ, การจัด office, คนเดินไปเดินมา พูดคุยกัน ประชุมกัน หรือกินข้าวกันยังไง เพราะ Action เหล่านั้นมีความคิดข้างในอยู่ หรือถ้าจะเปรียบเหมือนเราไปเที่ยวต่างถิ่น, ต่างประเทศ แล้วต้องการเข้าใจวัฒนธรรมความเป็นอยู่ของเขา เราก็คงเห็นแค่ผิวๆ ถ้าเราแค่ไปเดินเที่ยวดูบ้านเรือน สิ่งก่อสร้าง อาหาร หรือคนเดินไปเดินมา ใช่ไหมคะ เราคงต้องอยู่กิน ทำงานร่วมกับเขา พูดคุยดูแนวคิดของเขา จึงจะพอเข้าใจถึงที่มาของการกระทำที่แสดงออกมา
ดังนั้นถ้าหากผู้ใดสนใจจะมาเรียนรู้กับเราอย่างลึกซึ้งนะคะ เราขอเสนอให้มาทำงานอยู่กับเราค่ะ (ทราบมาว่าอาจารย์หมอวิจารณ์ อาจจะรับ Train ให้ 3 เดือน โดยคิดเงินไม่แพงค่ะ)
ความเห็น (1)
การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ของ สคส. เริ่มตั้งแต่การ "หั่น" ฉากกั้นระหว่างโต๊ะจากที่สูงประมาณเกือบๆ 2 เมตร เหลือไม่ถึง 1.5 เมตร เพื่ออะไรนะเหรอค่ะ ก็เพื่อความเท่าเทียม และทำให้ไม่เหงาด้วย (มั๊ง) เพราะเห็นหน้าเห็นตากันอย่างชัดเจนมาก ผู้บริหารก็ไม่มีห้องส่วนตัว เพราะมีพื้นที่จำกัด ที่ office เราจึงมีอยู่เพียง 4 ห้อง คือ ห้องประชุม สำหรับ 8 คน แต่เราประชุมเกิน 10 คนบ่อยมาก แอร์ที่ว่าเย็นๆ ก็เลยอุ่นขึ้นมาหน่อย ห้องที่ 2 คือ ห้องครัว และอีก 2 ห้องคือ ห้องน้ำชาย ห้องน้ำหญิง เราเริ่มทำงานตั้งแต่ 7.00 น. และเปิดโอกาสให้ทุกคนได้ "ออกแบบการทำงาน" ได้อย่างอิสระ (ขอยืมคำพูดของ นพ. ประเวศ วะสี ที่พูดกับ อ.วิจารณ์ มาใช้นะคะ) บุคลากรสามารถแสดงความเห็นได้อย่างอิสระ เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย อย่างไร ก็พูดได้เสมอ เพื่อให้ผลงานออกมาดีที่สุดเท่าที่ทรัพยากรเอื้ออำนวยให้ ใครอ่านแล้วสนใจจะมาเรียนรู้กับเรา เรายินดีต้อนรับเสมอ คุณจะได้ learning by doing และรับรองว่าคุณจะกลับไปโดยเข้าใจว่า "องค์กรแห่งการเรียนรู้" เป็นอย่างไรได้อย่างดีทีเดียว