ชุมชนคนพัสดุ ร่วมแสดงพลัง
วันนี้ผมได้รับเชิญจากชุมชนคนพัสดุ ซึ่งหัวหน้าส่วนพัสดุและน้อง ๆ ในส่วนพัสดุเป็นหัวแรงหลัก ให้ผมไปเปิดและร่วมเสวนาเล็กๆ น้อย ๆ กับชุมชนคนพัสดุ ตอนช่วง 9.00 น. ประทับใจมากครับ ที่ได้เห็นพวกเราที่ทำงานเกี่ยวข้องกับเรื่องพัสดุมาร่วมแลกเปลี่ยนรู้กันเต็มห้องประชุม ทราบว่ามีผู้เข้าร่วมทั้งสิ้น 73 คน เยี่ยมจริง ๆ ครับ การบริหารพัสดุของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เมื่อเปรียบเทียบกับสถาบันอื่น ๆ แล้ว ของเราก็ถือได้ว่าทำได้ดีมาก ๆ ถึงขั้นเป็น Best Practice ได้ทีเดียว ผมมั่นใจว่าไม่นานหน่วยงานภายนอกต่าง ๆ จะต้องเข้ามาขอศึกษาดูงานกันไม่น้อย แต่เราก็ต้องไม่ลืมที่จะพัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่องจึงจะถือว่าดีที่สุด เพราะสิ่งที่ดีที่สุด ณ ขณะนี้ หากไม่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องก็อาจจะกลายเป็นสิ่งที่แย่ที่สุดในอนาคตก็เป็นไปได้นะครับ นอกจากนี้สิ่งที่สำคัญในเรื่องของการบริหารพัสดุ ไม่ได้อยู่ที่การจัดซื้อ จัดจ้าง และตรวจรับ เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการควบคุมดูแลการใช้พัสดุเหล่านั้นให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดด้วย การที่วลัยลักษณ์จะสามารถบริหารพัสดุในครบวงจรเช่นนั้น ก็คงไม่สามารถทำได้เฉพาะส่วนพัสดุเท่านั้น แต่จะต้องได้รับความร่วมมือร่วมใจจากเพื่อนพนักงานทุก ๆ คน ที่ทำงานเกี่ยวกับพัสดุในหน่วยงานทุก ๆ หน่วยงานด้วย จึงจะทำให้การบริหารพัสดุของวลัยลักษณ์ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามสิ่งที่ผมได้เห็นในวันนี้ นับว่าเป็นบรรยากาศที่ดีมากของชุมชนคนพัสดุ ที่จะได้ร่วมกันพัฒนาการทำงาน เพื่อวลัยลักษณ์ของเรา ซึ่งว่าเป็นการร่วมเดินที่ถูกทางของพวกเราชาววลัยลักษณ์ ในการไปสู่จุดมุ่งหมายเดียวกันตามวิสัยทัศน์ของมหาวิทยาลัย หวังว่าผมคงจะได้มีโอกาสเข้าร่วมกิจกรรมดี ๆ อย่างนี้ของชุมชนคนพัสดุอยู่เรื่อย ๆ นะครับ และไม่ต้องเป็นห่วงนะครับมหาวิทยาลัยโดยแนวคิดของท่านอธิการบดี ก็พร้อมที่จะสนับสนุนการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆของชุมชนทุกชุมชนที่จัดกิจกรรมที่ดีมีประโยชน์ทั้งต่อตัวพนักงาน ต่องาน และต่อวลัยลักษณ์ของพวกเรา ท้ายนี้ขอให้กำลังใจชุมชนคนพัสดุ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าส่วนพัสดุและทีมงานครับ
ความเห็น (3)
ลองเล่าผลสำเร็จของการพัฒนางานด้านพัสดุ ที่น่าชื่นชม สัก ๒ - ๓ ตัวอย่าง และเล่าว่าผลเลิศเช่นนั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร ก็จะเป็นการ ลปรร. แก่หน่วยงานภายนอกด้วยครับ
วิจารณ์ พานิช
ขอขอบพระคุณอย่างสูงในคำแนะนำของท่านอาจารย์หมอวิจารณ์มากครับ ยังไงผมขออนุญาตที่จะให้คุณจินตนา ซึ่งเป็นหัวหน้าพัสดุ ของวลัยลักษณ์ ผู้ปฏิบัติตัวจริงเป็นผู้เล่านะครับ ขอบคุณครับ
จินตนา ศิริวัฒนโชค
ขอบคุณรองฯบริหาร(รศ.สมนึก)ที่ให้การสนับสนุนและเป็นกำลังใจให้เราชาวพัสดุเสมอ เราจะมุ่งมั่นพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การบริหารพัสดุของ มวล.มีประสิทธิภาพยิ่งๆขึ้นไป
ขอบคุณน้องๆสมาชิก "ชุมชนคนพัสดุ"ที่เข้าร่วมกิจกรรมกับเราอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มระบบ"เครือข่ายคนพัสดุ"เมื่อหลายปี จนถึง "ชุมชนคนพัสดุ"ตามรูปแบบ KM
ขอบคุณน้องๆในส่วนพัสดุที่ช่วยงานกันด้วยความรักและสามัคคี สามารถจัดการงานได้อย่างเป็นระบบทำให้การจัดกิจกรรมครั้งแรกของ"ชุมชนคนพัสดุ"สำเร็จเกินคาดและหลายคนได้เข้าไปชื่นชมใน web km ของ มวล.
และขอขอบคุณ"คุณหมอ วิจารณ์"ที่กรุณาแนะนำให้ลองเล่าผลสำเร็จของการพัฒนางานด้านพัสดุของ มวล.ดิฉันในฐานะหัวหน้าส่วนพัสดุจะพยายามดูค่ะ
จากปรัชญาการทำงานสู่ความเป็นเลิศของ มวล.คือ "รวมบริการ ประสานภารกิจ"ดังนั้นส่วนพัสดุ จึงมีหน้าที่บริหารการพัสดุทั้งหมดของ มวล.ไม่มีจ.พัสดุที่หน่วยงานอื่นๆ ซึ่งอาจแตกต่างจากองค์การอื่นๆ ปัจจุบันมีอัตรากำลัง ๒๐ คน(รวมหัวหน้า) ดิฉันถือว่าเป็นสิ่งท้าทายที่จะต้องบริหารภายใต้ทรัพยากรที่จำกัด ตั้งใจจะต้องทำ ๑ สร้างคนในส่วนพัสดุให้มีคุณภาพแบบ"จิ๋วแต่แจ๋ว" ๒ สร้างระบบที่มีความคล่องตัว,รวดเร็ว,โปร่งใสตรวจสอบได้ฯลฯ เพื่อสร้างความพึงพอใจให้ผู้รับบริการ ๓ สร้างเครือข่ายของผู้เกี่ยวข้องกับงานพัสดุในทุกระบบ ปัจจุบันเราประสบความสำเร็จในหลายระบบงาน เช่น ระบบงานให้บริการคลังวัสดุ(Inventory) ความยากอยู่ที่เราต้องให้บริการวัสดุสำนักงานกับหน่วยงานทั้งหมด ๓๘ หน่วยงานมีรายการวัสดุ ๒๔๐รายการ ในเบื้องต้นเมื่อคนน้อยเราก็ทำเหมือนหลักทั่วไปได้ แต่เมื่อมีการขยายทั้งหน่วยงาน ทั้งคน และแยกย้ายสถานที่ทำงานไปตามอาคารต่างๆ ซึ่งถ้าใครเคยมา มวล.ทราบดีว่าแต่ละอาคารนั้นห่างกันมาก เราพบว่าเกิดความสูญเปล่าในหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นเวลาและคนที่ต้องมาเบิกของ ต้องใช้รถมารับของ และพัสดุต้องจัดเจ้าหน้าที่ไว้คอยบริการแถมยังไม่สามารถสร้างความพอใจได้อีก เพราะทุกคนมารอเบิกของพร้อมๆกัน บางครั้งของหมดอีกกว่าจะจัดซื้อมาให้ก็ "โกรธ"กันซะแล้ว จ.พัสดุก็แก้ปัญหาโดยการซื้อของมาสำรองซึ่งก็ทำให้เงินจมอีก สร้างปัญหาเรื่องที่เก็บวัสดุด้วย
เราเริ่มจากคิดแก้ไขที่ตัวเราก่อนปรับปรุงการทำงาน คนที่เก่งด้านคอมพิวเตอร์ช่วยทำสถิติการใช้วัสดุทุกรายการของทุกหน่วยงานแล้วหาจุดสั่งซื้อ และหาปริมาณสั่งซื้อที่พอเหมาะโดยคิดจากปริมาณการใช้และระยะเวลาการส่งของ บันทีกการเบิกของและรายงานยอดคงเหลือ อีกคนดูแลห้องเก็บวัสดุตรวจสอบยอดจริงให้ตรงกันอย่างสม่ำเสมอ สำหรับการสร้างความประทับใจในการให้บริการ เราต้องอาศัยแนวร่วมจากเครือข่ายผู้รับบริการ เราหารือกันหลายรอบหาแนวทางที่ดีที่สุด จากการสร้างความสัมพันธ์และเสียสละเราช่วยกันสร้างระบบงานคลังแบบ "จัดส่งถีงที่หมาย"(Delivery) ผู้รับบริการยอมเบิกของสัปดาห์ละ ๑ครั้ง(รับภาระการวางแผนการใช้)โดยส่งใบเบิกมาล่วงหน้า ส่วนพัสดุจัดของและรับภาระจัดส่งให้ถึงที่ ผลจากความร่วมมือและเสียสละ ผู้เบิกของเพียงแต่ส่งใบเบิกมาตามระบบสารบรรณและสามารถทำงานของตนอย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องขอรถมารับของ จ.พัสดุก็ไม่ต้องเสียเวลารอคนมาเบิกของ สามารถทำงานอื่นๆได้ประหยัดทรัพยากรได้มากจริงๆ ที่สำคัญได้ความสุขกันทุกคน
เรายังคิดพัฒนาระบบนี้ต่อไป เนื่องจากแม้ว่าเราจะกำหนดจุดสั่งซื้อและปริมาณการสั่งซื้อได้แล้วแต่เรายังคงต้องทำกระบวนการจัดซื้อซ้ำๆอยู่ จึงช่วยกันคิดเปลี่ยนกลยุทธ์การจัดซื้อจากวิธีตกลงราคาหลายๆครั้งใน ๑ปีเป็น วิธีสอบราคา ๑ครั้งต่อปีและสั่งซื้อตามความต้องการ หารือกับน้องๆในส่วนพัสดุที่เขาทำงานจริงเพื่อหาวิธีที่เขาทำได้จริงๆแล้วเริ่มจากช่วยกันประมาณการจำนวนวัสดุทุกรายการใน ๑ปี จัดทำข้อมูลที่จำเป็นในการประกาศสอบราคากำหนด TOR,Spec.หาความรู้เพิ่มเติมในเรื่องSupply chain แล้วกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติม ขณะนี้เราใช้ระบบการบริหารงานคลังวัสดุสำเร็จมีผลให้ ลดการทำงานซ้ำๆ,ลดค่าใช้จ่ายจากราคาวัสดุที่ต่ำลงจากการสร้างอำนาจการต่อรองและการลดต้นทุนของผู้ขายจากระบบ Supply chain,ลดจำนวนวัสดุคงคลัง(ไม่มีเงินจม),สถานที่เก็บวัสดุใช้ห้องเล็กๆจัดเป็นระเบียบด้วยมาตรฐาน ๕ส
ทั้งหมดเกิดจากเราชาวพัสดุมีเป้าหมายตรงกันคือสร้างงานที่มีประสิทธิภาพ ผู้บริหารให้การสนับสนุนในการพัฒนางาน และที่สำคัญสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ใช้บริการ ให้เขามีความรู้สึกเขาเป็นส่วนหนึ่งที่จะช่วยพัฒนาระบบไม่ใช่เพียงผู้รับบริการเท่านั้น.