วิธีการจัดการฝึกอบรม

วิธีการจัดการฝึกอบรม
                การฝึกอบรมเป็นกระบวนการพัฒนาบุคคล  ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆที่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน  โดยจะต้องดำเนินไปตามลำดับขั้นตอนและต่อเนื่อง  เพื่อให้การฝึกอบรมเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลแก่บุคคล  งาน  และหน่วยงานมากที่สุด  เพื่อจะได้เป็นพื้นฐานและนำไปสู่ความเข้าใจที่ลึกซึ้งและละเอียดยิ่งขึ้น  และกิจกรรมสำคัญที่ทำให้เกิดวิธีการจัดการฝึกอบรมหรือกระบวนการฝึกอบรมทั้ง  6  ขั้น  คือ
1.       การสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรม
2.       การจัดหลักสูตรฝึกอบรม
3.       การวางแผนโครงการฝึกอบรม
4.       การดำเนินงานฝึกอบรม
5.       การประเมินและติดตามผลการฝึกอบรม
6.       การจัดทำรายงานสรุปผล
การสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรม
                ก่อนที่จะดำเนินโครงการฝึกอบรม  เจ้าหน้าที่ผู้ดำเนินการฝึกอบรมจะต้องหาความจำเป็นที่จะต้องทำการฝึกอบรมเสียก่อน  ความจำเป็นในการฝึกอบรม  หรือที่เรียกกันโดยทั่วไปว่า  ทีเอ็น ,TN  หมายถึง  สภาพการณ์หรือปัญหาอุปสรรคข้อขัดข้องที่ต้องการแก้ไขด้วยการฝึกอบรม  เพื่อให้สามารถบรรลุถึงจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ได้
               
ประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรม
                ได้มีผู้จำแนกประเภทความจำเป็นในการฝึกอบรมไว้หลายลักษณะ  ซึ่งพอจะกล่าวได้ดังนี้  คือ
1.       ความจำเป็นในการฝึกอบรมจำแนกตามลักษณะของการค้นหา
1.1  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ชัดแจ้ง
                เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมที่เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมเพียงอาศัยประสบการณ์  ดุลยพินิจหรือสามัญสำนึกก็ทราบได้โดยไม่ต้องสำรวจ  วิเคราะห์วิจัยอย่างจริงจังแต่อย่างใด  เช่น  มีการปรับปรุงและนำเครื่องมือ  วิธีการ  เทคโนโลยี  หรือกรรมวิธีใหม่ๆ  มาใช้ในการทำงาน  มีการเปลี่ยนแปลงนโยบาย  วุตถุประสงค์  ตลอดจนระเบียบวิธีปฏิบัติ  มีการขยายงานและบริการแก่กลุ่มบุคคลเป้าหมาย  มีเจ้าหน้าที่เข้ามาทำงานใหม่  มีการโอนโยกย้าย  เป็นต้น
                สภาพการณ์เหล่านี้เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมย่อมตระหนักได้ว่า  จำเป็นต้องจัดการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มพูนความรู้  สติปัญญา  ความชำนาญให้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้องก็จะช่วยแก้ไขปัญหานั้นได้  อย่างไรก็ตามความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ชัดแจ้งนี้  เป็นเพียงทำให้รู้สึกว่ามีความจำเป็นที่จะต้องฝึกอบรมเท่านั้น  แต่ก็ยังไม่สามารถที่จะบอกได้ว่าความจำเป็นดังกล่าวมีขนาดมากน้อยแค่ไหน  มีลักษณะเป็นอย่างไรบ้างและรีบด่วนเพียงใดเมื่อเทียบกับความจำเป็นอย่างอื่น  ฉะนั้นเพื่อเป็นการยืนยันว่าเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมที่แท้จริง  จึงควรสำรวจให้ทราบถึงลักษณะและปริมาณความจำเป็นนั้นด้วย
1.2  ความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ต้องค้นหา
                เป็นความจำเป็นที่ไม่สามารถบอกได้โดยอาศัยสามัญสำนึก  แต่จะต้องศึกษาสำรวจและวิเคราะห์สถานการณ์ให้ชัดเจนเสียก่อน  จึงจะบอกได้ว่าเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรม  เช่น  มีงานคั่งค้างมากอุปกรณ์ชำรุดเสียหายมาก  งบประมาณสิ้นเปลือง  ผลผลิตตกต่ำ  เป็นต้น  สภาพการณ์เหล่านี้เป็นเพียงส่อให้เห็นว่าอาจมีความจำเป็นในการฝึกอบรมเท่านั้น  แต่ว่าเจ้าหน้าที่ไม่สามารถจะสรุปได้ทันทีว่าเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมต้องมีการสำรวจและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ  ประกอบ
2.  ความจำเป็นในการฝึกอบรมจำแนกโดยพิจารณาตามช่วงเวลา
2.1  ความจำเป็นในปัจจุบัน
เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ต้องมีการดำเนินงานเพื่อช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหรือเป็นอยู่ในปัจจุบัน  ได้แก่ความจำเป็นในการฝึกอบรมเพื่อให้บุคลากรสามารถทำงานในหน้าที่รับผิดชอบได้อย่างมีประสิทธิผล  เป็นไปตามมาตรฐานของงานที่กำหนด  หรือจะเป็นสำหรับงานนั้น  ซึ่งก็เกี่วยข้องกับการพัฒนาความรู้  สติปัญญา  ทักษะและเขตคติของบุคคลนั่นเอง
2.2  ความจำเป็นในอนาคต
เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ต้องดำเนินในปัจจุบัน  แต่วางแผนไว้เพื่อป้องกันปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต  หรือเพื่อช่วยให้สามารถดำเนินการให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ในอนาคตได้  ได้แก่  การฝึกอบรมบุคลากรเพื่อรับงานที่จะขยายหรือเปลี่ยนแปลงในอนาคตหรือเป็นการฝึกอบรมเพื่อเตรียมบุคลากรขึ้นเพื่อให้พร้อมที่จะรับงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบที่สูงขึ้นในอนาคต  เป็นต้น
3.  ความจำเป็นในการฝึกอบรมจำแนกตามความสัมพันธ์กับองค์กร
3.1  ความจำเป็นในการฝึกอบรม
                องค์การย่อยมีความจำเป็นที่จะต้องมีการฝึกอบรมเพื่อการพัฒนา  เป็นการศึกษาภาพรวมทั้งหมดภายในองค์กรว่าปัญหาข้อขัดข้องหรืออุปสรรคขององค์กรมีอะไรบ้าง  และหากว่าจะแก้ไขด้วยการฝึกอบรมควรจะดำเนินการด้วยวิธีการอย่างไร  จึงจะทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้  โดยทั่วไปแล้วการวิเคราะห์องค์กรจะวิเคราะห์ในเรื่องต่อไปนี้  คือ
                                3.1.1  การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ขององค์กรกับสิ่งแวดล้อมภายนอก  ได้แก่การศึกษาถึงสิ่งแวดล้อมภายนอกที่ส่งผลสำเร็จให้กับองค์กร  หรือสิ่งแวดล้อมภายนอกที่มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงาน  การตัดสินใจหรือโครงสร้างขององค์กร  ตัวอย่างสิ่งแวดล้อมภายนอกได้แก่เทคโนโลยี  เศรษฐกิจการเงิน  การแข่งขัน  แรงงานและกลยุทธ์การตลาด
                                3.1.2  การวิเคราะห์ผลงานขององค์กรและสาขา  โดยศึกษาถึงความสำเร็จขององค์กรว่าตรงตามแผนหรือเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่  การจัดการต่างๆดำเนินงานไปโดยมีประสิทธิภาพสอดคล้องกับการวางแผนและแผนปฏิบัติการขององค์กรหรือไม่
                                3.1.3  การวิเคราะห์พนักงานในองค์กร  พิจารณาเกี่ยวกับการฝึกอบรมในปัจจุบันและวางแผนไว้สำหรับในอนาคต  โดยคำนึงว่ามนุษย์จะทำงานได้ดีเกิดจากความสัมพันธ์  3  ประการ  คือ  ระดับความรู้ความสามารถ  สุขภาพร่างกาย  และแรงบันดาลใจ  การวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมจึงจำเป็นต้องศึกษาเกี่ยวกับบุคลากรซึ่งอาจจะศึกษาในเรื่องต่อไปนี้  เช่น  การวางแผนกำลังคนหรือการวางแผนการฝึกอบรม  และการพัฒนาเป็นรายบุคคล
                                3.1.4  การวิเคราะห์บรรยากาศภายในองค์กร  เป็นการวิเคราะห์ความคิดเห็นของบุคลากรเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ  ภายในองค์กรที่กำลังปฏิบัติอยู่  เช่น  เป้าหมาย  วัตถุประสงค์  แผนงาน  ภาวะผู้นำ  กระบวนการทำงาน  การบริหารงานด้านบุคคล  การเงิน  พัสดุ  ความก้าวหน้าในอาชีพ  ค่าตอบแทน  การตัดสินใจ  ผลสำเร็จในการทำงาน  สิ่งแวดล้อมเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน  โดยหาความคิดเห็นที่แท้จริงของบุคลากรภายในองค์กรที่มีต่อบรรยากาศของการทำงาน
3.2  ความจำเป็นในการฝึกอบรมและการพัฒนาหน้าที่และภารกิจขององค์กร
                การวิเคราะห์ภารกิจขององค์กรจะดำเนินการได้หลายรูปแบบ  โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อการพัฒนาหน้าที่  และส่งผลต่อเนื่องถึงการพัฒนาภารกิจขององค์กร  ตัวอย่างการวิเคราะห์ภารกิจขององค์กร  ได้แก่
                                3.2.1  การวิเคราะห์ตามการบรรยายลักษณะงาน  (Job  Description)  เป็นการชี้ให้เห็นถึงคุณสมบัติของบุคลากรที่ต้องการตามตำแหน่งต่างๆ  และโดยทั่วไปองค์กรจะมีการบรรยายลักษณะของงานประจำต่ำแหน่งต่างๆ  ซึ่งมีทั้งแบบละเอียดหรือแบบกว้าง
                                3.2.2  การวิเคราะห์หน้าที่และภารกิจ  หน้าที่หมายถึงสิ่งที่ผู้ครอบครองงานจะต้องปฏิบัติจัดทำ  งานทุกงานจะต้องมีหน้าที่ตั้งแต่  1  หน้าที่ขึ้นไป  โดยทั่วไปแล้วหน้าที่จะมีลักษณะดังต่อไปนี้
                -  เป็นความรับผิดชอบของผู้ครองต่ำแหน่งงาน
                -  เวลาส่วนใหญ่จะต้องใช้ไปในการปฏิบัติหน้าที่ดังกล่าว
                -  ความถี่ในการปฏบัติหน้าที่จะมีมากในแต่ละวัน
                -  การปฏิบัติหน้าที่นั้นจะเกี่ยวกับการใช้ความรู้  ความชำนาญและความสามารถ
-  การปฏิบัติหน้าที่นั้นกระทำไปโดยมีวัตถุประสงค์  มีมาตรฐานในการปฏิบัติและมุ่งความรวดเร็ว  ประหยัด  รวมถึงความถูกต้อง     
                                ภารกิจ  ในหน้าที่แต่ละหน้าที่จะประกอบด้วยภารกิจ  ภารกิจเป็นส่วนที่สำคัญในอันที่จะก่อให้เกิดผลออกมา  ภารกิจนี้เป็นหน่วยของการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการใช้เทคนิควิธีการต่างๆ   รวมถึงระเบียบ  เพื่อให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ได้อย่างถูกต้องคุณลักษณะของภารกิจที่สำคัญมีดังต่อไปนี้
-  เป็นการใช้เวลาส่วนใหญ่ในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ซึ่งภารกิจนั้นสังกัด
-  การปฏิบัติตามภารกิจนั้นจะต้องใช้ความรู้  ความชำนาญ  และความสามารถอย่างมาก
3.3  การกำหนดวัตถุประสงค์และหลักสูตรโครงการฝึกอบรมและพัฒนา
                วัตถุประสงค์ของโครงการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่กำหนดว่า  โครงการฝึกอบรมมุ่งหวังที่จะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้เข้ารับการฝึกอบรมให้เป็นไปในลักษณะและระดับใด  จึงจะแก้ไขปัญหาที่เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมและหลักสูตรโครงการฝึกอบรมไม่ว่าจะเป็นองค์กรจากภายในหรือภายนอกก็ตาม  เพื่อให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดการเปลี่ยนแปลงไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
                วัตถุประสงค์โครงการฝึกอบรมเป็นผลที่ได้จากการวิเคราะห์การบรรยายลักษณะงาน  และการวิเคราะห์หน้าที่และภารกิจที่มีปัญหาและสามารถแก้ไขด้วยการฝึกอบรมและพัฒนาวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรมจะเป็นการระบุการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้เข้ารับการฝึกอบรมให้เป็นไปในลักษณะและระดับต่างๆ  ในหน้าที่และภารกิจเฉพาะที่มีความจำเป็นต้องแก้ไขมิได้เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมทุกหน้าที่และภารกิจ  และมิได้มุ่งแก้ไขหน้าที่และภารกิจที่แก้ไขไม่ได้ด้วยการฝึกอบรม
บรรณานุกรม
พัฒนา  สุขประเสริฐ.กลยุทธในการฝึกอบรม.กรุงเทพฯ:สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์,2541