สิ่งที่ควรทำ(Do) และสิ่งที่ไม่ควรทำ(Don’t) ในบทบาทของ Facilitator-Note taker และสมาชิกกลุ่ม (ตอน 2)

 

สิ่งที่ควรทำ (Do) และสิ่งที่ไม่ควรทำ (Don’t)
ในบทบาทของ Facilitator Note taker และสมาชิกกลุ่ม
(ตอน 2 : KM ณ ร.พ.ศรีธัญญา จ.นนทบุรี)

 

เมื่อผู้ประสานงานเสียงใส พี่เนาวนิตย์ มุขสมบัติ เรียกชื่อเล่นว่า พี่นิด นะค่ะ พยาบาลวิชาชีพ 7 เลขา KM Team ร.พ.ศรีธัญญา จูงมือเรา ชาวกรมอนามัย ก้าวข้ามรั้ว เพื่อพัฒนา Lead KM team ของ ร.พ. เรานำทีมโดย อาจารย์หมอนันทา พี่สร้อยทอง และศรีวิภา ก็น้อมรับคำเชิญด้วยเข้าใจเองว่า คงบ้านใกล้เรือนเคียง รั้วติดกัน (อาจารย์หมอวิจารณ์ ท่านจึงส่งไม้ต่อมาให้) การอบรมเชิงปฏิบัติการ “การเป็นผู้ประสานงานกลาง (Facilitator) ด้านการจัดการความรู้ ของ ร.พ.ศรีธัญญา” จึงจัดขึ้น ในวันที่ 27-28 ธันวาคม 2548 เวลา 8.30 –16.30 น ณ ห้องประชุมนายแพทย์ขจร อ้นตระการ  ตึกหญิง 7/2 เนื่องจาก KM Team ของการประชุมครั้งนั้น บางท่านเป็นทีมคุณภาพของโรงพยาบาล ซึ่ง ร.พ.ศรีธัญญา ผ่านการรับรอง HA เป็นที่เรียบร้อยแล้วค่ะ มีการแบ่งกลุ่ม (4 กลุ่ม) เพื่อฝึกทักษะ ทั้งการเล่าเรื่อง การเป็นคุณอำนวย (Fa) เป็นคุณลิขิต (Note taker) และมีผู้สังเกตการณ์เป็นหัวหน้างาน หัวหน้าตึกดูแลผู้ป่วย จากหลากหลายหน่วยงาน และหลายแผนก มีการจัดทำตารางอิสรภาพ ประเมินตนเอง ใช้เครื่องมือตารางธารปัญญา และ Ladder Diagram โดยหัวปลาวันนั้นที่เป็นแบบฝึกหัด คือ เรื่องความสำเร็จในการประหยัดไฟฟ้า ซึ่งเป็นกิจกรรมที่พี่เนาวนิตย์ หารือกับทางเราเป็นที่เรียบร้อยแล้วว่า ทุกคนมีประสบการณ์ในเรื่องดังกล่าวร่วมกัน เพราะมาตรการประหยัดไฟ เป็นนโยบายของโรงพยาบาล และมีการดำเนินการทั่วทุกฝ่าย ทุกแผนก การเล่าเรื่องความสำเร็จในวงประชุมกลุ่มย่อย จึงใช้เรื่องนี้ ซึ่งสมาชิกสามารถเล่าความสำเร็จในเรื่องนี้ในหลายระดับ เช่น อาจเป็นความสำเร็จในการประหยัดไฟที่บ้าน ที่ทำงาน หรือแม้แต่ความสำเร็จเล็กๆ ในการพูดโน้มน้าวให้เพื่อน ลูกน้อง คนในบ้านยอมปฏิบัติในเรื่องดังกล่าวก็ได้

เรื่องเล่าวันนั้นมีหลายเรื่อง สนุกมาก เพราะบางท่านสามารถลดค่าไฟฟ้าให้เห็นชัดเจน เช่นที่บ้านของน้องพยาบาลท่านหนึ่ง (ขออภัย ... จำชื่อไม่ได้ค่ะ) เป็นร้านขายอาหาร เธอเล่าว่า เธอใช้วิธีหุงข้าว ครั้งหนึ่งๆ โดยการหุงข้าวปริมาณมาก ในหม้อหุงข้าวไฟฟ้าขนาดใหญ่ และเมื่อข้าวสุกดีแล้วก็จะเก็บใส่กระติก (ที่ใส่น้ำแข็ง แต่เอาข้าวใส่แทน) ข้าวที่ขายก็จะยังคงร้อน และสามารถประหยัดค่าไฟฟ้าได้เป็นเงินหลายร้อยบาทต่อเดือน เมื่อเทียบกับวิธีการเดิม ที่เสียบหม้อหุงข้าวคาปลั๊กไฟ เพื่อ warm-ข้าว (เธอเก็บบิลชำระเงินไว้ และเปรียบเทียบกัน) หลายคนให้ความสนใจและชื่นชมกับเธอ รวมถึงมีการ ลปรร. ในกลุ่ม บรรยากาศก็สนุกสนานดี เรา ในฐานะทีมวิทยากรก็ได้เรียนรู้ร่วมกับสมาชิกไปด้วย และร่วมพิสูจน์แล้วว่า KM สามารถใช้ได้กับทุกเรื่อง ในตอนเริ่มแรกเรายังกังวลลึกๆ ถึงหัวเรื่องที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (หัวปลา) แต่ต้องขอชมเชยกับทีมคุณภาพของ ร.พ. จริงๆ ... โดยเฉพาะพี่เน้ย (มยุรัตน์ สุทธิวิเศษศักดิ์) ที่ช่วยตบซ้ายตบขวา จนภาษาพูด (การสื่อสาร) ของวิทยากร เป็นที่เข้าใจชัดเจน ในกลุ่มชุมชน ร.พ. นี่คงเป็นปัจจัย/ที่มาของความสำเร็จในการอบรมครั้งนั้นที่ละเลยไม่ได้เช่นกัน

และช่วงท้าย เราก็แบ่งกลุ่มช่วยสกัด สิ่งที่ควรทำ (Do) และสิ่งที่ไม่ควรทำ (Don’t) ในบทบาทของ Facilitator Note taker และสมาชิกกลุ่ม เช่นเดียวกับที่สมุทรสงคราม ลองอ่านดูนะคะ ในบางส่วนมีสิ่งที่เหมือนกัน แต่ในบางส่วนให้รายละเอียดที่แตกต่างกัน ... ที่น่าเรียนรู้ไม่แพ้กันเลยค่ะ

บทบาท Facilitator
สิ่งที่ควรทำ (Do)	สิ่งที่ไม่ควรทำ(Don’t)
สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง กระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน ให้ความสนใจในการตั้งใจฟัง เชื่อมโยงประเด็นที่สำคัญ เช่น ทำเพื่ออะไร ทำไปทำไม ทำอย่างไร ชมเชยให้แรงเสริมเมื่อเกิดการแลกเปลี่ยน ควบคุมเวลาตกลงกติกาของกลุ่ม ยืดหยุ่นภายใต้กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้า จดบันทึกเฉพาะประเด็นที่จำเป็นเพื่อกันลืม ควบคุมกลุ่มไม่ให้เกิด กลุ่มย่อย สรุปประเด็นแห่งความสำเร็จ มีสถานที่เฉพาะ เป็นสัดส่วน มีสิ่งอำนวยความสะดวกเป็นส่วนตัว กำหนดเวลากิจกรรมที่เหมาะสม เช่น เวลา 12.30-13.30 น. ผู้นำสนับสนุนให้มีกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั้งในและนอกสถานที่ มีรางวัลแรงเสริมให้กับกลุ่มกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่สำเร็จ เปิดให้มีเวทีการนำเสนอ	Dominate ออกคำสั่งใช้ความคิดเห็นส่วนตัว ไม่สนใจฟัง เปลี่ยนประเด็นเร็วไม่เชื่อมโยง ชมพร่ำเพรื่อ/ไม่ชม ตำหนิติเตียน เร่งรีบไม่มีกติกาไม่ควบคุมเวลา ควบคุมกำกับตึงไป/หย่อนไป แทรกแซง จดบันทึกอย่างเอาเป็นเอาตาย เปิดโอกาสให้เกิด Subgroup ไม่สรุปประเด็นแห่งความสำเร็จ มีเสียงรบกวน/ไม่เป็นส่วนตัว อย่ากำหนดเวลาที่สมาชิกไม่พร้อม เช่น ช่วงเช้า หรือเย็นเกินไป ผู้นำไม่สนับสนุน ไม่มีแรงจูงใจ ไม่เปิดโอกาสแสดงศักยภาพ

 

บทบาท Note taker
สิ่งที่ควรทำ	สิ่งที่ไม่ควรทำ
บันทึกตามความเป็นจริง สอบถามความหมายจากกลุ่ม โดยใช้การทวนความหมาย ตรวจสอบความถูกต้อง โดยการสอบถามสมาชิกที่เป็นเจ้าของเรื่อง ตั้งใจฟัง บันทึกบริบทของเรื่องเล่า เพื่อให้เห็นความเป็นจริงของเรื่องที่เล่า การจัดสภาพแวดล้อมช่วยสนับสนุน ให้ Note taker บันทึกได้อย่างมีประสิทธิภาพ FA มอบหมายให้ทุกคนฟังแ ล้วช่วย Note taker สรุป จะช่วยให้สรุปได้ดียิ่งขึ้น สามารถ Interrupt ในจังหวะที่เหมาะสม เพื่อความชัดเจนของข้อมูลได้ สามารถถามเพื่อให้เกิดความชัดเจน ในประเด็นที่ไม่เข้าใจได้ ต้องเข้าใจบทบาทของตนเองว่า สามารถทำอะไรได้บ้าง การบันทึกเรื่องที่ยาวๆ สามารถสอบถามเป็นระยะๆ ได้ เตรียมอุปกรณ์สำคัญ ในการจดบันทึกให้พร้อม วางแผนมอบหมายงานที่ชัดเจน ก่อนดำเนินงาน กำหนดกติการะหว่าง Fa และ Note taker ว่าสามารถทำหน้าที่แทนกันได้ในบางช่วง ต้องเตรียมตัวจับประเด็นให้ได้ จากเรื่องที่เล่า ช่างสังเกต ฝึกประสบการณ์ ในการเป็น Note taker ประเมินผล และปรับปรุงในครั้งต่อไป พยายามบันทึกให้อ่านได้	ไม่สรุป/แปรตามความเห็นของ Note taker ไม่เป็น Leader แทน FA อย่ากังวลกับการบันทึก จนขาดการฟังอย่างตั้งใจ ไม่ออกนอกกลุ่ม
บรรยากาศ
นั่งอยู่ในสภาวะที่สามารถฟังได้อย่างทั่วถึง การจัดที่นั่งอาจไม่ใช่ประเด็นสำคัญมาก เท่ากับการสร้างบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เป็นกันเอง ต้องมีอุปกรณ์ อุณหภูมิพอเหมาะ

 

บทบาทสมาชิก
สิ่งที่ควรทำ	สิ่งที่ไม่ควรทำ
มีข้อตกลงร่วมกัน ในการพูด, ถาม เป็นผู้ฟังที่ดี ทักษะเงียบ ความตั้งใจฟัง จับประเด็น รักษาเวลาในการพูด ปิดสัญญาณเสียงเครื่องมือสื่อสาร ให้กำลังใจ หรือชื่นชม พูดในเชิงบวก แสดงท่าทียอมรับ เช่น พยักหน้า ออกเสียง ยิ้ม ตั้งคำถามให้สอดคล้องกับประเด็นที่พูด มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น ยอมรับมติที่ประชุม	พูดออกนอกประเด็น ขัดจังหวะในระหว่างพูด ตำหนิความคิดเห็น แบ่งกลุ่มย่อย พูดคุยกันเอง บอกความไม่พร้อมของตัวเองต่อหน้าผู้ฟัง Deep Sleep ในที่ประชุม
บรรยากาศ
สร้างบรรยากาศแบบเป็นกันเอง สร้างความคุ้นเคย มีอารมณ์ขบขันอย่างเหมาะสม สถานที่เหมาะสม เสียง แสง เครื่องมือโสตฯ