สมาชิก
แลกเปลี่ยน
 

ขั้นตอนการจัดทำ SWOT

ทำ SWOT อย่างไรให้ได้ข้อมูลที่เป็นจริง และมีประสิทธิภาพ

เมื่อวานนี้(13 ธ.ค.) ได้เข้าร่วมการจัดทำ SWOT โดยได้ที่ปรึกษาจาก สวทช. มาช่วยในการจัดทำ SWOT  ได้เห็นรูปแบบการจัดทำที่ผมคิดว่าดี และน่าจะเป็นแนวทางให้กับหน่วยงานที่อื่นที่คิดจะทำ SWOT นำไปใช้ได้

หลักการทำ SWOT

  • แยกกลุ่มการทำ SWOT เป็นกลุ่มผู้บริหาร ไปทำอีกสถานที่หนึ่ง และกลุ่ม จนท.
  • กลุ่ม จนท. ให้จัดเป็นโต๊ะกลมประมาณ 15-20 คน สมาชิกประกอบด้วย จนท. ทุกหน่วยงาน ปะบนกัน
  • เลือประธานกลุ่มที่ทำหน้าที่ควบคุมเวลา สรุปประเด็น และนำทางในการพูดคุย ถกเถียงกัน และเลือกเลขากลุ่มเพื่อทำหน้าที่จดสิ่งที่ทุกคนพูด
  • พูดความจริง และปล่อยให้ทุกคนได้พูด ได้ถกเถียงกัน อย่าไปขัดจังหวะคนอื่นในขณะที่กำลังพูด
  • เขียนข้อสรุปให้ขัดเจน  ให้ระบุเจาะจงลงไป
  • สรุปและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่พูดทั้งหมดออกมา ควรไม่เกินหัวข้อละ 4 เรื่อง

อุปกรณ์ ประกอบด้วย

  • Board เพื่อใช้เขียนแยกเป็น 2 หมวด คือ ซ้านมือเป็น S ขวามือเป้น W
  • กระดาษสีต่าง ๆ กัน ประมาณ 7-8 สี เพื่อใช้ในการเขียนข้อสรุปจากการ brainstorm และนำไปติดที่ board
  • สติ๊กเกอร์รูปดาว สำหรับการโหวตให้คะแนน

ขั้นที่ 1 มีการจัดโต๊ะเป็นกลุ่มย่อย ๆ โต๊หนึ่งไม่น่าจะเกิน 15-20 คน เพราะยิ่งคนมาก ก็จะยิ่งหาข้อสรุปยาก และที่สำคัญ ในแต่ละโต๊จะต้องมีเจ้าหน้าที่ของทุกหน่วยงานร่วมในโต๊ะปะบนกัน เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่หลากหลาย และจัด board แบ่งออกเป็น 2 ส่วน ด้านซ้ายเขียนว่า S ด้านขวาเขียน W เพื่อให้ทุกโตะที่ได้สรุปความคิดเห็นใส่กระดาษในสีต่าง ๆ กัน มาแปะติดไว้

ขั้นที่ 2  วิทยากรเริ่มบรรยายหลักการของการจัดทำ SWOT ให้กับทุกคนได้ฟังเป็นภาพรวมเพื่อปูพื้นความรู้ให้ทุกคนได้รับรู้เท่านเทียมกัน หลังจากนั้นจึงเบรก

ขั้นที่ 3 กลับมาจากเบรก ก็เริ่มต้นทำ workshop กันต่อโดยเริ่มจากการทำ S/W เพื่อหาจุดอ่อน/จุดแข็ง ก่อนโดยนำ 7s Framework เป็นกุญแจในการตอบคำถาม  โดยให้เวลาในแต่ละ item ประมาณ 15-20 นาที เพื่อให้สมาชิกในแต่ละกลุ่มร่วมกัน อภิปราย ถกเถียง เพื่อหาจุดแข็ง/จุดอ่อน

หัวใจของ S/W ที่เป็นปัจจัยภายใน คือ 7s Framework

S1 = Structure คือโครงการสร้างขององค์กร จะพูดถึงโครงสร้างองค์กรในปัจจุบันว่ามีความคล่องตัว และมีประสิทธิภาพต่อการปฏิบัติงานมากน้อยแค่ไหน ประเด็นที่ต้องพิจารณา คือ (เป็นแค่ตัวอย่าง อาจจะมีมากกว่านี้)

  • สายการบังคับบัชญา มีความยืดหยุ่ย เยิ่นเย่อ  แค่ไหน
  • อำนาจหน้าที่ ภารกิจที่เกี่ยวข้อง มีความสอกคล้อง เหมาะสมหรือไม่
  • การทำงานเป็นทีมของคนในองค์กร
  • ความสอดคล้องกับ JD การ rotate ของคนในที่ทำงาน
  • อื่น ๆ

S2= Strategy ยุทธศาสตร์ หรือ กลยุทธ์ของหน่วยงาน ให้สมาชิกในกลุ่มใด้ซักถามพูดคุยว่า หน่วยงานมี กลยุทธ์ที่เหมาะสมหรือไม่ โดยมีประเด็นที่ต้องพิจารณาคือ

  • Value proposition ที่จะมอบให้กับลูกค้าของเรา นั้นคือ กลุยุทธ์ของของ มีการส่งมอบอะไรให้กัลูกค้าของเราบ้าง และตอบสนองยุทธศาสตร์กระทรวง ยุทธศาสตร์ชาติมากน้อยแค่ไหน เขียนไว้ชัดเจนหรือไม่
  • ความเหมาะสมของกลยุทธ์ ความสามารถขององค์กรในการทำงานไปสู่เป้าหมายที่สร้างไว้
  • การสื่อสาร ทำความเข้าใจในกลยุทธ์ เป้าหมาย ตัวชี้วัดต่าง ๆ ของคนในองค์กร มีการทำความเข้าใจกันมากน้อยแค่ไหน
  • การนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ มีการนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติจริงใหม

S3=System ระบบ คือ การดูว่า Core Business Process ของหน่วยงานมีการบริหารจัดการอย่างมีระบบหรือไม่ อาจรวมไปถึง

  • ระบบงบประมาณ การจัดซื้อจัดจ้าง ระบบการเงิน
  • ระบบการประเมินผล ติดตามโครงการ กิจกรรม
  • ระบบประเมินบุคคล การให้รางวัล ผลตอบแทน
  • โครงสร้างพื้นฐานของ IT
  • ระบบลูกค้าสัมพันธ์ CRM
  • อื่น ๆ

S4= Style ลัษณะแบบแผน พฤติกรรมในการบริหารของผู้บริหารในองค์กร  การเป้นผู้นำและภาวะผู้นำ บุคลิกภาพ  มีประเด้นที่ต้องพูดคุย

  • การตัดสินใจ
  • การสื่อสารภายในองค์กร ระหว่างผู้บริหารกับลูกน้อง
  • Role Model ของผู้บริหาร
  • การพัฒนา  คสบคุมระบบ มาตรฐาน การสร้างทีม การสร้างความรับผิดชอบ การมุ่งเน้น เป้าหมาย การมุ่งเน้นลูกค้า

S5=Staff ทีมงาน บุคลากรทุกคนในองค์กร ให้ดูที่แบบแผน พฤติกรรมของคนในองค์กรเป้นภาพรวม เช่น การสร้างแรงจูงใจ การทำงาเป้ฯทีม การมอบหมายงาน

  • ดูเรื่องสมดุลระหว่างคนกับงาน
  • คุณภาพการของงานที่ออกมา
  • ความรู้ ความสามารถของบุคลากรที่มีอยู่ และที่ต้องการจะให้มี
  • การให้รางวัล แรงจูงใจ

S6 = Skill ความรู้ความสามารถขององค์กร  คือให้ดูว่าสิ่งใดที่องค์กรของคุณสามารถทำได้ดีหว่าองค์กรอื่น หากจะต้องทำเรื่องนี้แล้วเค้าต้องมาหาองค์กรของคุณ

  • ความรู้ ความสามารถที่ต้องการขององค์กร
  • มาตรการหรือแผนงานที่จะแก้ปัญหาหากขาดความรู้ ความสามารถนั้น องค์กรได้จัดไว้หรือไม่

S7= Share Value ค่านิยมร่วมกันของคนทั้งองค์กร ซึ่อาจจะเป้นนามธรรม แต่ต้องหาให้ได้ว่า อะไรที่เป้นตัวตนที่แท้จริงขององค์กร เพื่อนำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของทีมงานในภาพรวม

  • ชี้ให้เห็นความเป้นตัวตนขององค์กร
  • นำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมได้หรือไม่

ในแต่ละ S จะต้องให้เวลาให้แต่ละกลุ่ม พูดคุย ถกเถียง ประเด้นต่าง ๆ ออกมา ใช้เวลา S ละ ไม่เกิน 15-20 นาที แล้วให้ทุกกลุ่มสรุปออกมาและจัดลำดับความสำคัญ ไม่ควรเกิน S ละ 4-5 ประเด็น และบอกด้วยว่าเป้น S หรือ W และนำไปติดที่ board ที่เตรียมไว้

จากนั้นเมื่อทำครบทั้ง 7S แล้ว ทีมงาน จะนำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์ โดยการ grouping ข้อมูลที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน และนับจำนวน กลุ่มที่คิดเห้นเหมือนกัน ใส่ลงเป็นคะแนนของแต่ละประเด็น จัดลำดับประเด็นจากมากไปหาน้อยในแต่ละ S และ W

จากนั้นนำเสนอให้ทุกคนได้รับรู้ข้อมูลจากการระดมความคิดเห็น  ของทุกคนได้รับทราบ แล้วนำไปเขียนที่ board ตามลำดับ แล้วให้ทุกคน โหวตให้คะแนน ซึ่งในดาว 7 ดาวที่มีอยู่ของแต่ละคนก็เท่ากับ 1 คะแนนเสียงที่สามารถโหวตได้ ใส่ลงในช่องของ S หรือ W ตัวใดก็ได้ ตามใจชอบ

ทีมงานก็นำผมโหวตมาวิเคราะห์อีกครั้ง ก็จะได้ จุดอ่อนและ จุดแข็งขององค์กรออกมา ซึ่งไม่น่าจะเกิน 5-6 ข้อ ของแต่ละ S หรือ W

เสร็จสิ้นขั้นตอนการทำ S และ W ก็จะเป้นขั้นตอนการหา O กับ T

สำหรับขั้นตอนการหาปัจจัยภานอกที่เป็น โอกาส(O) และ อุปสรรค(T) นั้นก็มี framework เช่นกัน เรียกว่า Component of the General Environment โดยมีประเด็นให้พิจารณาดังนี้

  1. Politic / Legal
  2. Social / Culture
  3. Technology
  4. Economy
  5. Environment
  6. Globalization / International

ทั้ง 6 หัวข้อ ให้แต่ละกลุ่ม เลือกหัวข้ออกมาสัก 3-4 หัวข้อ ที่คิดว่า น่าจะเป็นส่วนที่ทำให้เกิดประโยชน์(โอกาส) หรือ น่าจะก่อให้เกิดผลเสีย(อุปสรรค) ต่อองค์กร ต่อการทำงานขององค์กร

เมื่อเลือกหัวข้อได้แล้ว ในแต่ละหัวข้อให้ ระดมสมองกันในกลุ่มว่า ในแต่ละหัวข้อที่เลือกมานั้น จะมีประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด โอกาส และประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด อุปสรรค  หากมีประเด็นเยอะ ให้จัดลำดับความสำคัญ และคัดเลือกออกมา 2-3 ประเด็น แล้วก็ทำขั้นตอนคล้าย ๆ กับการหา S และ W

ทั้งหมดนี้ก็จะเป็นขั้นตอนการจัดทำ SWOT ที่ผมคิดว่ามีประสิทธภาพพอสมควร ทั้งกระบวนการจัดทำ ทั้งรูปแบบการนำเสนอ และการวิเคราะห์สรุปผลออกมา จึงนำมาฝากเพื่อน ๆทุกคน

สำหรับ powerpoint ทั้งหมด ผมจะนำมาฝากให้อีกครั้ง

แสดงความคิดเห็นกันได้นะครับ เพราะหัวใจของ KM คือ
อ่านอย่างเดียวไม่พอ
เขียนอย่างเดียวไม่พอ
ต้องเจาะแจะในกระบวนการเชิงรุกของ KM ธรรมชาติ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

บันทึกก่อนนี้
บันทึกใหม่กว่า
· คำสำคัญ: swot 
· หมายเลขบันทึก: 153507
· สร้าง:    · อ่าน: แสดง · ความเห็น:
7
 
· สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ
แจ้งลบ
แจ้งลบ
ทะเลภูเขา
เขียนเมื่อ Thu Feb 11 2010 21:07:08 GMT+0700 (ICT)

* ขอบคุณค่ะ

* ผอ.มอบงานให้พอดีก่อนปิดภาคเรียนให้ทำ Swot องค์กร

*ได้แนวปฏิบัติจากท่าน เยี่ยมจริงๆๆค่ะจะนำไปปฏิบัติค่ะ

yowa
เขียนเมื่อ Sat Feb 13 2010 14:13:28 GMT+0700 (ICT)

ขอตัวอย่างการทำ swot หน่อยได้ไหมคะ

วีรยุทธ หยุดยั้ง
IP: xxx.26.203.21
เขียนเมื่อ Sat Jul 10 2010 15:24:40 GMT+0700 (ICT)

สวัสดีนะครับ ท่าน

ขอขอบคุณท่านมากนะครับ ขอให้ท่านมีแต่ความสุขทั้งในงานและครอบครัวครับ สุขทั้งภายนอกและภายใน ส่งผลถึงทุกคนรอบข้างนะครับ ขอปัญญาความรู้สิ่งๆดีๆๆจงบังเกิดแด่ท่านผู้อ่านทุกท่านสาธุ

อภิ
IP: xxx.26.210.64
เขียนเมื่อ Tue Oct 26 2010 09:25:42 GMT+0700 (ICT)

ยอดเยี่ยมการให้ทานความรู้

แอน
IP: xxx.26.90.235
เขียนเมื่อ Fri Apr 01 2011 10:20:50 GMT+0700 (ICT)

ขอบคุณมากๆเลยค่ะได้แนวทางการจัดทำ SWOT แบบยอดเยี่ยมเลยค่ะ

ป้อม
IP: xxx.93.188.119
เขียนเมื่อ Mon Aug 29 2011 18:01:25 GMT+0700 (ICT)

ขอบคุณมากครับ กำลังมองหาวิธีทำ SWOTพอดีเลย มีประโยชน์มากครับ

อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
ไม่อนุญาตให้แสดงความเห็น
{{ kv.current_user.preferred_name }} - เพิ่มความเห็น