AAR : After Action Review สัมมนาการจัดการความรู้ ชุดคุณกิจ ตัวจริง

   หัวปลาทูคืออะไรเหรอ คุยกันเรื่องอาหารใช่ไหม บล็อก คืออะไร เคเอ็ม กับเอ็มเค เหมือนกันหรือต่างกันอย่างไร ตอนนี้พบว่าคนในมอนอ หลายกลุ่มที่คุยกันเรื่องนี้ และก็มีอีกหลายคนที่ยังงงๆ ผศ.ดร.วิบูลย์ วัฒนาธร รองอธิการบดี จึงพาพวกเราชาวเลขาณุการคณะ รวมทั้งพลพรรค คนประกันคุณภาพของหน่วยงาน Nonteachning ไปคุยภาษาเดียวกัน คือภาษา KM เมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2549 ณ ทรัพย์ไพรวัลรีสอร์ท หรือที่รู้จักกันในนามโรงแรมช้าง

        เมื่อพวกเราเข้าไปในงานเรานึกว่าจะได้มาฟังวิทยากรมาบรรยายให้ฟังว่า การจัดการความรู้คืออะไร แต่พอถึงห้องประชุม เรากับพบโต๊ะประชุมถูกจัดไว้เป็นวงกลม 4 วง และมีเก้าอี้จัดไว้เป็นวงกลมที่หลังห้องอีก วงใหญ่  เอ!! หรือว่า อาจารย์วิบูลย์จะให้เรามาเล่นสันทนาการ พวกเรายังงงกันอยู่ยังไม่ทันตั้งตัว รองวิบูลย์ก็ชวนพวกเราขึ้นไปถ่ายภาพหมู่ร่วมกันบนเวที หลายคน แซวว่าถ่ายภาพหมู่เสร็จกลับบ้านได้แล้ว

       พอถ่ายภาพเรียบร้อยแล้ว พวกเราเข้าไปนั่งในโต๊ะ รองวิบูลย์ก็ชี้แจงและเล่าให้พวกเราฟังว่าที่เชิญพวกเรามาวันนี้มาทำอะไรกัน อาจารย์พูดถึง การจัดการความรู้ที่ในยุคนี้เป็นอะไรที่อินเทรน เป็นประเด็นร้อนไม่แพ้เรื่อง การรวมตัวกันที่หน้าพระบรมรูปทรงม้า ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานเอกชน วงการหมอ วงการศึกษา หรือแม้กระทั่งชาวนา และยังแนะนำหนังสือน่าอ่านอีกหลายเล่มเกี่ยวกับการจัดการความรู้ให้กับพวกเรา อาจารย์บอกกับพวกเราว่าวันนี้อาจารย์จะพูดให้น้อยที่สุด (แต่ก็เผลอพูดไปซะ เกือบชั่วโมง ไม่เป็นไรให้อภัย พวกเราถนัดฟังกันอยู่แล้ว) พอเราเริ่มจับประเด็นได้ลางๆ รองวิบูลย์ ก็ใช้วิธี พาเราไปที่วงเก้าอี้ด้านหลัง แล้วให้เราแนะนำตัวกัน และให้พูดถึงความคาดหวังของการที่เราจะมาทำกิจกรรมกันในวันนี้ ซึ่งในกิจกรรมนี้ รองวิบูลย์ใด้ให้เราฝึกพูด ฝึกฟังกันอย่างมีสติ (Dialogue และ Deep Listening) ซึ่งเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งของกิจกรรมเคเอ็ม

       หลังจากนั้น รองวิบูลย์ก็ได้แบ่งพวกเราออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ คือกลุ่มเลขาณุการคณะ กับกลุ่มผู้ที่รับผิดชอบประกันคุณภาพ โดยแบ่งออกเป็นโต๊ะย่อยอีก กลุ่มละ 2 โต๊ะ ให้เราเลือกประธาน และเลขาณุการ อาจารย์เรียกคนที่ทำหน้าที่ประธานว่า เป็น "คุณอำนวย " คือคอยอำนวยความสะดวกให้เกิดการแลกเปลี่ยนพูดคุยกันถึงความสำเร็จ(Success Story) และความภาคภูมิใจในความสำเร็จของงานที่ทำ โดยใช้วิธีการเล่าเรื่องหรือที่เรียกว่า Story tailing ส่วนอีกคนหนึ่งเป็นเลขาทำหน้าที่บันทึกเรื่องราวที่ในกลุ่มเล่ากัน ซึ่งรองวิบูลย์ เรียกคนจดบันทึกนี้ว่า "คุณลิขิต" ที่ต้องรีบจด เพราะรองวิบูลย์บอกว่าความรู้ที่ออกมาจากประสบการณ์ จากสิ่งที่อยู่ภายในตัวคน มันระเหยเร็ว ต้องรีบบันทึกไว้ รองวิบูลย์กำหนดประเด็นที่ชัดเจนให้พวกเราก็ผลัดกันเล่าถึงความสำเร็จ ซึ่งในกลุ่มได้รับประเด็นเกี่ยวกับการทำงานด้านประกันคุณภาพ ในช่วงนี้จะพบเลยว่า บางคนมีเทคนิคในการเล่าเรื่องได้อย่างน่าสนใจ บางคนไม่เคยเล่าเรื่องเลยก็จะติดๆขัดๆ พอให้เล่าความสำเร็จ พาลแต่จะเล่าแต่อุปสรรค และปัญหาของการทำงานซึ่งเป็นสิ่งที่เล่าแล้วจะได้ออกมาเป็นฉากๆ ตอนนี้แหละครับที่ คุณอำนวยจะต้องทำหน้าที่คอยกระตุ้นให้เขาเล่าในส่วนของความสำเร็จและความภูมิใจ ถึงแม้ว่าสิ่งนั้นเป็นสิ่งเล็กๆ ไม่ใหญ่นัก แต่ก็มีความสำคัญ

     เมื่อพวกเราเล่าจบแล้ว รองวิบูลย์ก็ให้พวกเราเลือก 1 เรื่องที่พวกเราเห็นว่าเป็นเรื่องเล่าที่เราประทับใจ และให้มาเล่าในกลุ่มใหญ่ ซึ่งในวันนั้นเรื่องเล่าของต้นกองกิจ เป็นเรื่องที่เราประทับใจกันมากในวิธีการจัดการด้านการประกันคุณภาพของกองกิจ หลังจากนั้น รองวิบูลย์ก็ให้สองโต๊ะในกลุ่มเดียวกันรวมกันเป็นโต๊ะเดียว และให้จับประเด็นความรู้ที่ได้จากเรื่องเล่า และใครเล่า ซึ่งในกลุ่มพวกเรามีคำถามจากพี่ต้อย และน้องจากกองแผนถามคำถามได้น่าคิด คือถามว่า ที่ต้น และอาจารย์หนึ่งเล่ามานั้นพอจะบอกวิธีการหรือขั้นตอนได้ไหมว่ามีวิธีการอย่างไรจึงประสบความสำเร็จ เป็นคำถามที่ต้องบอกว่ามันยากเหมือนกันครับที่จะตอบ มันต้องอาศัยทั้งความรู้และประสบการณ์ แต่ถ้าเราจับประเด็นและเล่าออกมาได้ นี่แหละครับความรู้ที่มาจากในตัวคน
       และท้ายที่สุดของกิจกรรมวันนั้น รองวิบูลย์ให้พวกเรามาสรุปกันที่วงใหญ่อีกครั้งว่า เราคาดหวังว่าจะได้อะไรไปในวันนี้ เราได้อย่ากที่เราคาดหวังหรือไม่ มีอะไรที่เราคิดว่าไม่ได้เป็นอย่างที่เราคาดหวังไว้  และถ้าจัดอีกเราอยากให้มีอะไรเพิ่มเติมที่เราอยากให้มี และหลังจากที่เรากลับไปแล้วเราจะไปทำอะไร

         สรุปแล้ววันนี้ที่เรามากันทั้งวัน และด้วยความหวังเล็กๆ ที่จะได้หนีเมียมาเที่ยว สิ่งที่เราได้คือการเรียนรู้กิจกรรม เคเอ็ม จากประสบการณ์จริง คือแทนที่วิทยากรจะมาบรรยาย หรือมาบอกว่าเคเอ็มคืออะไร เราจะจัดกิจกรรมเคเอ็มได้อย่างไร เริ่มอย่างไร กลายเป็นพวกเราก็มาเรียนรู้โดยการทำกิจกรรมจริงเสียเลย เรียนรู้วิธีทำกิจกรรมเคเอ็มจากการมีส่วนร่วม ซึ่งก็คือ การที่ให้พวกเราได้มา แชร์ แคร์ ชาย ประสบการณ์ที่มีอยู่ในตัวเรา ภายใต้บรรยากาศที่สบายๆ เป็นกันเอง ถึงแม้ว่าเราจะยังเกร็งๆ กันในช่วงแรกๆ แต่พอเรารู้สึกว่าสิ่งที่เราพูดออกไป ก็เป็นเรื่องที่มีคนฟัง และถ้าเราตั้งใจฟังเราจับประเด็นเรื่องที่เพื่อนเล่า แขวนไว้ก่อน ยังไม่ต้องคิดโต้แย้ง นำสิ่งที่ดีไปประยุกต์ใช้ปรับปรุงกันงานของเรา เราจะพบว่ามีเรื่องเล่าของเพื่อนร่วมงานที่น่าสนใจอีกมากมาย และสุดท้ายหลังจากเราประชุมแล้วเราจะกลับไปทำอะไรกับหน่วยงานของเรา

       เทคนิคเล็กๆ น้อย จากคุณหมอวิจารย์ครับ

•  การฟังโดยไม่ตัดสิน (แขวนไว้ก่อน)
• การเล่าเรื่อง เล่าจากใจจากความรู้สึกมากกว่าการจำหรือทฤษฏี
• การเล่าความคิดโดยไม่กังวลว่าจะถูกหรือผิด
• การคิดเชิงบวก
• การแสดงความชื่นชมยินดี
• การจดบันทึกบล็อก

          “การจัดความรู้” คือรูปธรรมของการเคารพความรู้ในตัวคน ศ.นพ.ประเวศ วะสี

[สมลักษณ์]

เรียนท่านอาจารย์หนึ่ง

1. ผมอยากให้วันที่ 21 กุมภาพันธ์ ที่เราจะพบกันที่ห้องสมุด ให้จัดโต๊ะเป็นวงแบบนี้ครับ เราจะได้ ลปรร.กัน ก่อนลปรร. เราก็กำหนดหัวปลาให้ชัดก่อนครับ
2. เราลองให้เล่าเรื่องหรือ Storytelling กันนะครับ (เริ่มจากคนที่คิดว่าพูดน้อยที่สุดครับ มา Learn care share shine กันครับ
3. สุดท้ายเราก็ทำ AAR กัน (เตรียมเอกสารแจกให้เขียนร่าง กันคนละแผ่น) ให้แต่ละคนพูด AAR แล้วต่อไป ก็ให้เขียน AAR ลงบันทึกในบล็อกครับ
4. ใครเขียนตามเวลาที่กำหนด ก็แจกรางวัลให้เป็นกำลังใจครับ
5. ไม่ทราบว่าห้องสมุดมี เลขานุการห้องสมุดเหมือนคณะฯหรือเปล่า ถ้ามีอยู่ในพวกที่เขียนบล็อกหรือเปล่า อยากให้เข้าร่วมด้วยครับ
6. บันทึกอันนี้ทำให้ผมเรียนรู้เพิ่มเติมครับ...ขอบคุณครับ

[วิบูลย์ วัฒนาธร]

beeman ครับ วันที่ 9 ก.พ. 49 จะมีรุ่นที่ 3 ที่เดิม และวันนั้นท่านอาจารย์หนึ่งจะไปช่วยเป็นวิทยากร (KF) แทนท่านอาจารย์มาลินี ไปเช้ากลับเย็น ถ้า beeman ว่างจะไปช่วยกันด้วยอีกแรงก็น่าจะดี ถือเป็นการซ้อมใหญ่ของวันที่ 21 ก.พ. 49 ที่ห้องสมุด อย่าลืมนะครับ ถ้าไปได้ติดต่อบอก QAU ได้เลย ขอบคุณครับ

[อ.หนึ่ง]

คนเคเอ็มนี่ใจตรงกันเลยครับ  ตอนแรกที่จะจัดครั้งแรกผมตั้งใจไปที่เรื่องการเขียนบล็อก แต่พอมาเข้าอบรมเคเอ็ม ทำให้ผมคิดว่าเอ๊ะทำไมเราไม่ใช้วิธีการของเคเอ็มเข้ามาใช้ ผมตั้งใจว่าจะเรียนอาจารย์ให้อาจารย์ใช้กิจกรรมและวิธีดังกล่าวมาใช้แต่ยังไม่ทันได้พูด อาจารย์ก็รู้ความในใจผมเสียก่อนแล้ว ผมก็เลยจะเรียนอาจารย์ผ่านบล็อกตรงนี้เลยครับ ว่าผมจะดำเนินการตามที่อาจารย์เสนอมาครับ อ้อ ผมลืมบอกไปว่าผมไม่ต้องไปสั่งอะไรทั้งสิ้นครับ อาจารย์เชื่อไหมครับ ว่าคนห้องสมุดเนี่ยเค้าเข้ามาอ่านบล็อกตลอด เพียงแต่ว่าอาจจะยังไม่เขียน แต่ตอนนี้เริ่มมีแล้วครับ ที่เข้ามาเขียนเล่าเรื่องไว้อย่างน่าสนใจ เช่น คุณวันเพ็ญ คุณศศิธร คุณพรทิพย์ คุณขวัญตระกูล คุณธนพร คุณรัชวรรณ คุณณรัฐ คุณลำแพน คุณเกดิษฐ์ คุณชัยพร คุณสุนิษา คุณสุวรรณา คุณปริญดา คุณศรีสมบูรณ์ ในวันที่ 21 นี่เราจะจัดโต๊ะไว้เป็นวงแต่อาจจะไม่กลมนะครับ รบกวนเลขาฯ ช่วยประสานให้ด้วยนะครับ ส่วนเรื่อง AAR อาจต้องรบกวนขวัญประสานกับพี่อ้อยให้หน่อยนะครับ

ห้องสมุดมีเลขาณุการ เหมือนกับคณะครับ คุณปราณี เท่าที่รู้ตอนนี้ยังไม่มีบล็อกนะครับ เพราะเพิ่งย้ายมาใหม่ กำลังวางระบบงานให้เข้าที่เข้าทางอยู่ครับแต่ได้เข้าร่วมกิจกรรม เคเอ็มด้วยและคาดว่าอีกไม่นานคงมีบล็อกความรู้และประสบการณ์ของเธอมาให้อ่านกันแน่นอนครับ

[สมลักษณ์]

เรียนคุณปราณี เลขานุการห้องสมุดผ่านอ.หนึ่ง

   เมื่อวาน (8 ก.พ.49) ตอนบ่ายผมได้ทราบจากหัวหน้าภาคฯของผมว่า จะต้องไปบรรยาย/สาธิต เรื่องการเลี้ยงผึ้ง ในวันที่ 21 ก.พ. 49 ที่โรงเรียนเนินมะปรางในโครงการชีวสัญจรฯ

   แต่วันนี้ (9 ก.พ.49) หัวหน้าภาคฯ บอกว่าเขาเลื่อนไปเป็นวันที่ 24 ก.พ. 49 แล้ว สรุปว่า ที่ห้องสมุด   จัดวันอังคารที่ 21 ก.พ. เหมือนเดิม เวลา 8.30 น.-12.00 น. ทำหนังสือเชิญผ่านคณบดีคณะวิทยาศาสตร์ เพื่อเป็นหลักฐานด้านประกันคุณภาพครับ รบกวน

1. จัดโต๊ะพร้อมเก้าอี้เป็น 2 วง วงละ 10 คน (รวมวิทยากรอ.หนึ่งกับผม ก็เป็นวงละไม่เกิน 11 คนครับ
2. หากสถานที่เพียงพอก็จัด เก้าอี้อย่างเดียวเป็นวง 20 ตัว อยู่ใกล้ๆ กัน
3. แจกกระดาษให้เชียนบันทึกกันเป็นคุณลิขิตครับ
4. รบกวนทำ/แจกเอกสารที่เป็น กติกา สำหรับผู้ dialogue (พูด) กับผู้ฟัง (Deep listening)
5. รบกวนทำ/แจกเอกสารที่จะให้ AAR กันมี 5 ข้อ

                             กำหนดการน่าจะเป็น

1. (วงใหญ่ 20 คน ใช้เวลา 30 นาที) ฟัง/อ่านกติกา, ฝึก "Dialogue" และ "Deep Listening" โดยการแนะนำตัว
2. (แยก 2 วงเล็ก ใช้เวลา 1 ชั่วโมง) Storytelling เกี่ยวกับ "ความภาคภูมิใจของการเขียน blog" หรือ "ประโยชน์ของการอ่าน/เขียนบล็อก" "การเขียนบล็อกไม่ยากอย่างที่คิด"    พัก (10 นาที)
3. คัดเลือกเรื่องที่ประทับใจที่สุดของแต่ละวงมา 1-2 เรื่อง มานำเสนอ (30 นาที)
4. วิทยากรสรุป key to success และ ถ่ายทอดประสบการณ์การเขียนบันทึกลงบล็อกรวมทั้งตอบข้อซักถาม (ใช้เวลา1 ชั่วโมง) 
5. ฝึกทำ AAR 10 นาที และนำเสนอ 10 นาที

 

[อ.หนึ่ง]

  เข้ามาอ่านแล้วครับ ฝากคุณปราณีด้วยครับ ผมจะเตรียมรางวัลไว้สำหรับคนที่เขียนบล็อกตามเงื่อนไขอาจารย์กำหนดครับ ส่วนรางวัลเป็นอะไรนั้นขออุปไว้ก่อนครับ เอ้าพวกเราอยากได้รางวัลเป็นอะไร เขียนบอกไว้ครับ

[วันเพ็ญ]

ให้อาจารย์หนึ่งพาไปเลี้ยงคาราโอเกะ จะได้อายุยืนทั้งหอสมุด 5555

[สุนิสา]

ให้อาจารย์พาไปเลี้ยงสมตำยำแซบค่ะ