ชื่อเรื่อง การกระจายอำนาจด้านงบประมาณ กับ ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544
เจ้าของผลงาน นางสุภาวดี อายุเจริญ
รองผู้อำนวยการโรงเรียนสตรีประเสริฐศิลป์
จังหวัดตราด
1. ความเป็นมา
กฎกระทรวงศึกษาธิการกำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการกระจายอำนาจการบริหารและการบริหารศึกษา พ.ศ. 2550 ประกาศ ณ วันที่ 8 พฤษภาคม พ.ศ. 2550 และประกาศสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน เรื่อง การกระจายอำนาจการบริหารและการจัดการศึกษาของเลขาธิการคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานไปยังคณะกรรมการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาและสถานศึกษาในสังกัดงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน พ.ศ. 2550 ประกาศ ณ วันที่ 10 กรกฎาคม พ.ศ. 2550 ข้อ 4 (2) มอบอำนาจหน้าที่ตามกฏหมายด้านงบประมาณ ให้ผู้อำนวยการสถานศึกษาบริหารจัดการหลายรายการ เช่น การจัดทำแผนงบประมาณและคำขอตั้งงบประมาณเพื่อเสนอต่อเลขาธิการคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน การจัดทำแผนปฏิบัติการใช้จ่ายเงินตามที่ได้รับจัดสรรงบประมาณจากสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานโดยตรง การอนุมัติการใช้จ่ายเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรร การจัดหาพัสดุ การเบิกเงินจากคลัง ฯลฯ เมื่อสถานศึกษามีอิสระในการบริหารงบประมาณและมีการติดตามการใช้งบประมาณ ให้ถูกต้องโปร่งใส คุ้มค่า ถูกระเบียบ ตรวจสอบได้ ผู้บริหารต้องมีความรู้ความเข้าใจ และศึกษาระเบียบการเงินการงบประมาณ เป็นอย่างดีเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติและป้องกันความผิดพลาด
ระเบียบที่ควรศึกษาคือระเบียบของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน และตามประกาศระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ในราชกิจจานุเบกษา ตั้งแต่วันที่ 26 ตุลาคม 2544 อันมีผลให้ผู้บริหารหน่วยงานภาครัฐทุกหน่วยงานต้องจัดวางระบบการควบคุมภายในตามมาตรฐานการควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินให้แล้วเสร็จภายใน 1 ปี นับแต่ระเบียบมีผลใช้บังคับ และรายงานความคืบหน้าทุก 2 เดือน หลังจากนั้นให้ส่งรายงานการควบคุมภายในให้คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินและผู้เกี่ยวข้องทุกปี โดยระบบการควบคุมภายในที่คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินกำหนดไว้ อย่างน้อยจะต้องแสดงข้อมูล ดังนี้
1. สรุปภารกิจและวัตถุประสงค์การดำเนินงานที่สำคัญในระดับหน่วยรับตรวจและระดับกิจกรรม
2. ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการควบคุม โดยเฉพาะเกี่ยวกับความซื่อสัตย์และจริยธรรมของผู้บริหารระดับสูงและบุคลากรในหน่วยรับตรวจ
3. ความเสี่ยงที่สำคัญที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน
4. ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการควบคุมเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่สำคัญ
5. ผู้รับผิดชอบประเมินระบบการควบคุมภายในและวิธีการติดตามประเมินผล
จากระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินข้างต้น โรงเรียนสตรีประเสริฐศิลป์ จึงได้ดำเนินการศึกษาระดับการปฏิบัติเกี่ยวกับระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ของบุคลากรในโรงเรียน และประเมินและปรับปรุงระบบควบคุมภายในของโรงเรียนมีอยู่ ให้สอดคล้องและครอบคลุมตามระบบที่คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินกำหนดโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นกลไกที่สำคัญและเป็นเครื่องมือในการบริหารงานในโรงเรียน ซึ่งในการจัดวางระบบควบคุมภายใน ระยะแรกเริ่มโรงเรียนได้กำหนดให้มีการจัดวางระบบควบคุมภายในที่ครอบคลุมงาน ประกอบด้วย ด้านการบริหาร ด้านการเงิน ด้านพัสดุ
2. ขั้นตอนการดำเนินงาน
1.ศึกษาการปฏิบัติเกี่ยวกับระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ของบุคลากร
2. ศึกษาระบบการควบคุมภายในที่คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินกำหนด ประเมินระบบควบคุมภายในของโรงเรียนที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
3. กำหนดโครงสร้างและรูปแบบการควบคุมภายในของโรงเรียน โดยให้สอดคล้องกับระบบการควบคุมภายในที่คณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินกำหนด
4. ปรับปรุงการควบคุมภายในตามโครงสร้างและรูปแบบใหม่ที่กำหนด รายงานความคืบหน้าในการจัดวางระบบควบคุมภายในต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินตามระยะเวลาที่กำหนด
5. นำระบบการควบคุมภายในที่กำหนดไปสู่การปฏิบัติ โดยจัดให้มีการประชุมชี้แจงระบบควบคุมภายในของโรงเรียนให้ทราบและถือปฏิบัติ
6. ประเมินการควบคุมภายในของส่วนงานทุกระดับ และประเมินผลการควบคุมภายในโดยหัวหน้าหน่วยงานและประเมินด้วยตนเองของผู้ปฏิบัติ
7. รายงานผลการควบคุมภายในของโรงเรียนต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
3. โครงสร้างการควบคุมภายในฝ่ายงบประมาณ
โรงเรียนสตรีประเสริฐศิลป์ได้ตระหนักว่าโครงสร้างการควบคุมภายในที่ดีเป็นพื้นฐานที่สำคัญของการควบคุมเพื่อให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ของโรงเรียนทั้งด้านการดำเนินงานและการใช้ทรัพยากร ในโครงสร้างการควบคุมภายในของโรงเรียนคณะกรรมการหน่วยตรวจสอบภายในที่มีความรู้ความสามารถ ประเมินและรายงานผลการตรวจสอบผลของการควบคุมภายในเป็นระยะๆ เพื่อทราบจุดอ่อนของการควบคุมภายในและเสนอแนะมาตรการแก้ไขข้อบกพร่องนั้น ที่ทำการติดตามการปฏิบัติตามระบบการควบคุมภายในที่ได้จัดวางอย่างต่อเนื่อง นอกจากนั้นยังมีการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง ซึ่งเป็นการประเมินโดยกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานในส่วนงานเป็นผู้ประเมินการควบคุมภายในของส่วนงานนั้นๆ เพื่อการปรับปรุงกระบวนการและกิจกรรมการควบคุมที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น โรงเรียนมีโครงสร้างการควบคุมภายในฝ่ายงบประมาณ
4. ผลการดำเนินงาน
การจัดวางระบบควบคุมภายในโรงเรียนได้กำหนดในระยะแรกให้มีการจัดวางระบบที่ครอบคลุมงาน ประกอบด้วย
1. ด้านแผนงาน
2. ด้านพัสดุ
3. ด้านการเงิน
ระบบการควบคุมภายในแต่ละด้าน จะกำหนดวัตถุประสงค์ของการวางระบบควบคุมภายใน ขอบเขตของการควบคุม และแนวปฏิบัติการควบคุม ซึ่งแนวปฏิบัติการควบคุมจะแบ่งเป็นขั้นตอนในการดำเนินงาน ที่สำคัญในแต่ละขั้นตอนจะประกอบด้วย 5 องค์ประกอบที่มีความเชื่อมโยงและเกื้อกูลกัน คือ
สภาพแวดล้อมการควบคุม หมายถึง ปัจจัยต่างๆ ซึ่งมีผลต่อการควบคุมภายใน
ปัจจัยเสี่ยง หมายถึง สิ่งที่มีโอกาสจะเกิดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล ความสูญเปล่า หรือเหตุการณ์ซึ่งไม่พึ่งประสงค์ที่ทำให้งานไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนด
กิจกรรมการควบคุม หมายถึง นโยบายหรือวิธีการต่างๆ ที่กำหนดให้ปฏิบัติเพื่อลดหรือควบคุมความเสี่ยง
สารสนเทศและการสื่อสาร หมายถึง การสื่อสารข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทั้งภายในและภายนอกโรงเรียน เพื่อช่วยให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด
การติดตามและประเมินผล หมายถึง กระบวนการประเมินคุณภาพการปฏิบัติงานและประเมินประสิทธิผลของการควบคุมภายในที่วางไว้
องค์ประกอบทั้ง 5 ประการ มีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน โดยมีสภาพแวดล้อมของการควบคุมเป็นรากฐานที่จะทำให้องค์ประกอบอื่นๆ ดำรงอยู่อย่างมั่นคง เนื่องจากสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการควบคุมภายในเป็นพื้นฐานสำคัญทำให้มีการปฏิบัติตามองค์ประกอบอื่นๆ
5. แผนงานในอนาคต
เพื่อให้โรงเรียนสตรีประเสริฐศิลป์ เป็นองค์กรที่มีการบริหารจัดการตามการกระจายอำนาจทั้ง 4 ด้านอย่างมีประสิทธิภาพและ ปลอดภัยจากศาลปกครอง ปลอดภัยจากการถูกร้องเรียนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จึงจะดำเนินการจัดวางระบบควบคุมภายใน ให้ครบทั้ง 4 ด้าน คือด้านงบประมาณ ด้านบริหารวิชาการ ด้านการบริหารบุคคล และด้านการบริหารทั่วไป