AAR : การควบคุมภายใน

   คุณกมลพร เซี่ยงว่อง (เกด) นักวิชาการเงินและบัญชี ของสำนักงานเลขานุการ คณะสหเวชศาสตร์ ไปเข้าร่วมอบรม เรื่อง การควบคุมคุณภาพและการตรวจสอบภายใน ระหว่างวันที่ 19 -20 มกราคม ที่ผ่านมา ณ โรงแรมธาริน จ.เชียงใหม่ครับ

    วันนี้ (23 มกราคม 49) ผมเลยได้เข้าไปคุยคุ้ยเรื่องอบรม แบบกันเองว่าไปมาแล้วได้อะไรมาบ้าง เป็นคำถามเชย ๆ  แต่ได้ข้อมูลที่น่าสนใจ สำนวนแบบบอย ๆ ดังนี้

• การควบคุมภายในควรเขียนปัญหาไว้เลย โดยร่วมกันทำทั้งหน่วยงาน ไม่ใช่ทำเฉพาะด้านใดด้านหนึ่ง เพราะถ้าปัญหาคือ เรื่องการเงิน ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินทำกิจกรรมควบคุมเพียงฝ่ายเดียวจะเป็นการมองปัญหาไม่รอบด้าน ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายต้องร่วมกันทำ เพื่อให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพ (มองกระจกให้รอบด้าน)
• หน่วยงานที่ไม่มีปัญหาในการดำเนินงานเลย หน่วยงานนั้นเป็นที่น่าสนใจของสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน
• การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเป็นสิ่งสำคัญ ในการจัดทำการควบคุมภายใน เพราะเป็นการควบคุมทุกขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
• การจัดทำ Job Description ต้องระบุหน้าที่ให้ชัดเจนว่ามีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง เพราะบางเรื่องไม่ได้มีการกำหนดลงใน Job Description หน้าที่รับผิดชอบต้องระบุอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะจะมีผลในการทำกิจกรรมการควบคุมภายใน
• การตรวจสอบทุกอย่าง ความเชื่อมั่นคือ 95 % การตรวจที่ดำเนินการอยู่ในขณะนี้คือ การสุ่มเพราะไม่อาจตรวจได้ครบทุกหน่วยงาน

     สิ่งที่คาดหวังจากการอบรม

• หวังว่าจะได้เรียนรู้เรื่องระเบียบต่าง ๆ มากขึ้น โดยเฉพาะรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ยังไม่รู้
• อยากได้เรียนรู้ถึงแนวทางแก้ไขปัญหาภายในงาน

     สิ่งที่ได้น้อยกว่าความคาดหวัง

• รายละเอียดที่ไปเข้ารับการอบรม ส่วนใหญ่รู้บ้างแล้ว
• กรณีที่การยกตัวอย่าง ไม่ได้อธิบายถึงแนวทางแก้ไขปัญหา

     สิ่งที่ได้เกินคาด ไม่มีค่ะ (เจ้าตัวยืนยัน)

     สิ่งที่จะกลับมาทำ

• ชี้แจงระเบียบปฏิบัติต่าง ๆ ที่ไปเข้ารับการอบรมมาให้เจ้าหน้าที่การเงินและพัสดุทราบ เพื่อการให้การควบคุมภายในมีประสิทธิภาพ

      บทสรุปที่น่าสนใจ และคุณเกตอยากบอกให้ทราบ

• ควรสร้างวัฒนธรรมของข้าราชการในองค์กร ด้านจิตสำนึก
• ระบบการควบคุมภายในที่ดี คือ ระบบการตรวจสอบที่มีคุณภาพ
• นำไปสู่การบริหารจัดการที่ดีในหน่วยงาน โดยผู้บริหารระดับสูงและคณะกรรมการที่ตรวจสอบภายในของหน่วยงาน ควรให้ความสำคัญในการควบคุมภายใน
• การควบคุมภายในเป็นการปรับเปลี่ยนการบริหารจัดการตามความต้องภาครัฐ
• ความเสี่ยงของระบบ อยู่ที่การควบคุม
• การควบคุมที่มีประสิทธิภาพ เมื่อมีการตรวจสอบบ่อย ๆ
• งานการเงิน ผู้บริหารหรือผู้ตรวจสอบภายในของหน่วยงาน ควรทำการตรวจสอบการเงิน โดยไม่ต้องแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินทราบล่วงหน้า เหมาะสำหรับหน่วยงานมีการเก็บรักษาเงินไว้เยอะ ๆ
• การควบคุมภายในควรทำเป็นลายลักษณ์อักษร
• กรณีเป็นความเสี่ยงที่สำคัญ (ยอมรับไม่ได้) ให้จัดทำเป็นหลักฐานตามแบบประเมิน (ปม.)
• หากพบว่าการควบคุมที่มีอยู่ไม่เพียงพอ ให้จัดทำแบบปรับปรุง

     สิ่งสำคัญคุณเกตบอกว่า ควรหาแนวทางป้องกันก่อนจะดีกว่าการแก้ปัญหา

บอย

ชุมชนสำนักงานเลขานุการ