เทคนิคการเป็น Facilitator และ note taker ที่ดี

มันเป็นเพียงแค่เทคนิค หรือ เครื่องมือบางอย่าง ที่น่าจะช่วยเหลือเพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ได้

ตอนแรกกะจะตั้งชื่อว่า "ขั้นตอนการเป็น Facilitator และ note taker ที่ดี" แต่จริงๆแล้วมันคงไม่มีขั้นตอนหรือวิธีการ อย่างจริงแท้แน่นอน เลยทำให้ขอตั้งหัวข้อเป็นดังนี้ คือมันเป็นเพียงแค่เทคนิค หรือ เครื่องมือบางอย่าง ที่น่าจะช่วยเหลือเพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ที่กำลังจะมีโอกาส หรือ เคยมีโอกาส และกำลังจะมีโอกาสต่อๆไป (งงมั๊ยครับ คนพิมพ์ยัง งง) โดยพ่อแม่พี่น้องอาจจะเข้ามา ให้เทคนิค หรือเครื่องมือบางอย่างเพิ่มเติม เพื่อที่ทุกๆคนจะได้พัฒนาและเรียนรู้กันต่อไปนะครับ

เผอิญมีโอกาสดี ได้รับโอกาสจากพี่ๆทีมงานส่วนกลาง "พันทาง" ให้ได้ทดลองวิชา Facilitator และ Note Taker ที่ได้ศึกษามานานเนิ่นแล้ว แต่ยังไม่มีเวทีให้ลองเชิงชกของตัวเองสักที จนสบโอกาสใน "ค่ายพัฒนาโครงการเยาวชนพันทาง ในปีที่ 2" ที่แสนปาล์ม ซึ่งได้รับหน้าที่เป็น note taker ในวงสนทนากลุ่มย่อยในช่วงแรก โดยมี Facilitator เป็น พี่ต้าร์ แต่หลังๆพี่ต้าร์ชักมันส์ เลยโดนตำแหน่ง Facilitator มาให้ด้วย แล้วกระโดดลงไปแจมวงคุยกับเค้าด้วย เลยมีโอกาสดี ได้ลองมันทั้งสองอย่างเลย เลยจะลองมาสรุปให้เพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ดูว่า มีอะไรที่เป็นจุดน่าสนใจ ในการเป็น ทั้งสองอย่างนี้บ้าง

Facilitator (ผู้นำวงคุย หรือ ผู้ควบคุมการพุดคุย)
หัวข้อนี้เคยเรียนรู้กับพี่โน๊ต Black Box ในช่วงก่อนหน้านี้ ซึ่งเรียนรู้มานานแล้ว แต่ไม่ค่อยได้ใช้ รวมไปถึงมีโอกาสได้อ่านหนังสือ "ฟัง คิด อ่าน เขียน" ของสำนักพิมพ์บิสคิต (หน้าปกสีน้ำเงิน มีรูปลิงน่ารักๆอยู่ 4 ภาพ) ซึ่งได้เรียนรู้เทคนิคการ "ฟัง" ที่ดีมา โดยทั้งสองสิ่งสามารถกลั่นกรองมาเป็นเทคนิค หรือ จุดน่าสนใจ ดังนี้

• ต้องรู้โจทย์และคำตอบที่อยากได้ที่แน่นอนในการคุย
• พูดวัตถุประสงค์และรูปแบบการคุย ตั้งแต่ อนการเริ่มต้นการพูดคุย เพื่อเป็นเหมือนกรอบกติกาในการรับฟังกันและกัน
• "ฟัง"ให้เข้าใจ และพูดทบทวนในภาษาของเราเอง หรือที่ภาษาบ้านนอกเค้าเรียกกันว่า paraphase
• facilitator ต้องอยากรู้เรื่องนั้นๆจริงๆเสียก่อน ถึงจะสามารถที่จะจับประเด็นได้ (หรืออาจทำการบ้านไปก่อนเล็กน้อย) แต่ต้องไม่รู้อะไรไปก่อนการพูดคุย (งงมั๊ยครับ? คือหมายถึง รู้คร่าวๆว่าเรื่องที่คุยคือเรื่องอะไร แต่ไม่ต้องรู้ไปซะหมด เพราะอาจจะทำให้เรามีทัศนคติที่ไม่ดี ต่อบางสิ่งบางอย่างที่เค้าจะพูดก็ได้)
• ต้องฟังแบบไม่ด่วนสรุป ฟังแบบไม่มีอคติ ฟังแบบเป็นกลาง คอยกระตุ้นการเล่าเรื่องของคนในวงตลอดเวลา
• ไม่พูดแทรก พูดขัดจังหวะ หรือตัดบทของผู้ที่กำลังพูดอยู่ อย่างไม่มีกาลเทศะ แต่ควรจะจับจังหวะให้ดีๆ แล้วรวบประเด็นที่เขาพูดให้ได้ด้วย เพื่อเป็นการแกมบังคับให้เค้าหยุดพูด เพราะถือว่า เราฟังเข้าใจแล้ว

อะไรประมาณนี้ครับ หลักๆของการเป็น Facilitator จะอยู่ที่ "การฟัง" และ "การตั้งคำถาม" ซึ่งถ้าเพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ สามารถพัฒนาทั้ง 2 ทักษะนี้ และนำไปใช้ได้เป็นอย่างดี ก็น่าจะไม่ยากเกินไปกับการควบคุมวงพูดคุย ให้ได้ในสิ่งที่เราต้องการออกมาอย่างเต็มที่ ส่วนที่เหลือก็คงเป็นประสบการณ์ในการแก้ไสถานการณ์เฉพาะหน้ามากกว่าครับ

Note Taker (คุณลิขิต หรือ ผู้จดบันทึกในวงคุย)
การเป็น note taker ในวงคุย เป็นอะไรที่ท้าทายสำหรับแก๊ปมากๆ เพราะจดการประชุมด้วยตัวเองน้อยมากกก แล้วก็เป็นคนไม่ชอบจด ไม่ชอบ take note มาแต่ไหนแต่ไร แต่เมื่อได้ลงทะเบียนวิชา "MM101การบันทึกด้วยแผนที่ความคิดเบื้องต้น" จนเข้าใจ จากท่านอาจารย์ ชล แล้ว จึงมีความกระสันอยากในการลงมือปฏิบัติจริงเป็นอย่างยิ่ง พอสบโอกาสก็เลยขอพี่มะเดี่ยว ในที่ประชุม ขอเป็น 1 ใน Note Taker จึงได้ออกมาเป็นเทคนิคหรือ จุดน่าสนใจ ดังนี้

• ไม่ต้องจดทุกคำพูดที่คนพูดออกมา แต่ฟังให้เข้าใจ แล้วจดในสิ่งที่เราเข้าใจ ประเด็นไหนที่สงสัย หรือ น่าสนใจ ให้วงกลม หรือ ทำเครื่องหมายเอาไว้ให้ชัดเจน แล้วส่งให้ Facilitator ดู เพื่อสอบถามเพิ่มเติม
• อาจจะเลือกที่จะสอบถามเอาเองก็ได้ แต่ต้องขอ Facilitator ก่อน
• จดเป็น Mind Map เพื่อ ความเข้าใจง่าย และ เป็นลำดับความคิด
• แยกประเด็นให้ชัดเจนก่อนการบันทึกลงใน Mind Map
• อาจใช้การวาดเป็นรูปเพื่ออธิบายได้ง่ายขึ้น

เท่าที่พอจะสรุปได้คร่าวๆ ก็มีเท่านี้ครับ ใครที่มีเทคนิคหรือ จุดน่าสนใจอื่นๆ ก็ลองใส่มาเป็น comment นะครับ เพื่อการพัฒนาให้เป็นเครื่องมือที่สามารถใช้งานได้จริงต่อไปในอนาคตครับ