เริ่มต้นจัดการความรู้(4)
เราจะเริ่มต้นจัดการความรู้จากส่วนไหนขององค์กร? เป็นเรื่องแรกๆที่ทีม KM ต้องตัดสินใจ เพราะหากดูจากตำราการจัดการความรู้หลายเล่ม จะพบว่า การจัดการความรู้เกี่ยวพันกับเรื่องใหญ่ๆ 4 เรื่อง ได้แก่ 1.โครงสร้างองค์กร 2.ความรู้ 3.บุคลากร 4.IT ทีม KM บางทีม อาจเริ่มที่ความรู้ บางทีมอาจเริ่มที่โครงสร้างองค์กร บางทีมอาจเริ่มที่ IT แต่ทีมของเราจะเริ่มจาก การพัฒนาบุคลากร
สาเหตุที่ทีม KM ของคณะแพทยศาสตร์ ม.ธรรมศาสตร์ เริ่มต้นจัดการความรู้จากด้านบุคลากรเป็นเพราะเมื่อเรากำหนดเป้าหมายของการทำ KM เราพบว่า เป้าหมายแรกคือ การทำให้บุคลากรทุกคนของคณะแพทยศาสตร์เป็นคนเก่งมากขึ้น นอกจากนั้น จากการประเมินปัจจัยเสี่ยงที่จะทำให้การทำ KM ล้มเหลว ข้อที่จะเป็นปัญหากับเรามากที่สุด คือเรื่องที่เรามีความเสี่ยงที่บุคลากรส่วนใหญ่ อาจคิดว่าการทำ KM ไม่ใช้หน้าที่ของเขา หรือไม่มีแรงจูงใจมากพอ หากเราเริ่มทำ KM ที่การปรับโครงสร้างองค์กร บุคลากรส่วนใหญ่อาจคิดว่ามันเป็นเรื่องของผู้บริหาร หากเราเริ่มทำ KM ที่การพัฒนาระบบ IT คนส่วนใหญ่ก็อาจคิดว่ามันเป็นเรื่องของทีม IT กับทีม KM หากเราเริ่มทำ KM จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เราอาจพบปัญหาว่า ความรู้ของเราส่วนใหญ่เป็น Deficit knowledge ไม่ใช่ Tacit knowledge ดังนั้น เราจะเริ่มทำ KM ที่การพัฒนาบุคลากร เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตั้งแต่เริ่มต้นในทันที ว่าการทำ KM เป็นหน้าที่ของบุคลากรทุกคน โดยมีเป้าหมายแรก คือ ทำ KM เพื่อให้บุคลากรทุกคนเป็นคนมีความรู้มากขึ้น และ "เก่ง" ขึ้น
เมื่อเรากำหนดการเริ่มต้นการทำ KM ด้วยการพัฒนาบุคลากรแล้ว เรื่องแรกที่จะต้องทำ คือการกำหนด core competency ที่บุคลากรทุกคนจำเป็นต้องมีเพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ของเรา เมื่อศึกษาตำราที่เกี่ยวข้องกับ competency หลายเล่ม ก็พบว่า การพัฒนา core competency หรือสมรรถนะ ในแต่ละองค์กร อาจเกิดขึ้นได้ 2 แบบคือ 1.เป็นการกำหนดจากทีมผู้บริหาร 2.เกิดจากการกำหนดร่วมกันระหว่างกลุ่มคนทำงาน
ทีม KM ของคณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ได้เลือกการพัฒนา core competency ของเราโดยใช้วิธีแรก โดยมีการเรียกประชุมคณะกรรมการบริหารคณะแพทย์ จำนวน 7 คน มาพิจารณาเลือก core competency ทั้งหมด 10 รายการ จากรายการ core competency ทั้งหมด 40 รายการ โดยให้ผู้บริหารกำหนดลำดับความสำคัญของ core competency ที่แต่ละคนเลือก เป็นอันดับ 1-10 นำผลการเลือกมาวิเคราะห์หาความถี่ในการเลือก และลำดับความสำคัญของการเลือก ได้ core competency 10 รายการ ดังนี้
1. การทำงานเป็นทีม(Teamwork)
2. ความสามารถในการเรียนรู้ด้วยตนเองอย่างต่อเนื่อง(Continuous learning)
3. การวางแผน(Planning)
4. การแก้ปัญหา(Problem solving)
5. การให้ความร่วมมือ(Co-operation)
6. มนุษยสัมพันธ์(Human relationship development)
7. ความคิดสร้างสรรค์(Creativity)
8. ความกระตือรือค้น(Energetic)
9. ความคิดริเริ่ม(Initiative)
10. การพัฒนาตนเอง(Self improvement)
โดยเราจะใช้ core competency 10 ข้อเบื้องต้นนี้ มาทำ self assessment questionaire, knowledge search, มาค้นหาหลักสูตรที่พัฒนาความสามารถดังกล่าว มาสร้างตัวชี้วัด ผลสำเร็จของการจัดการความรู้ต่อไป อย่างไรก็ตาม ทีม KM คาดว่า เมื่อมีการประชุมทั้งองค์กร ก็จะนำตัวชี้วัด 10 ตัวนี้ เข้าสู่ที่ประชุมเพื่อขอความเห็นและปรับให้เป็น core competency รวมจากความเห็นของคนส่วนใหญ่ต่อไป
ความเห็น (5)
วิธีเริ่มต้นอย่างหนึ่งคือให้บุคลากรเอาความสำเร็จ (เล็กๆ) มาเล่า เล่าแบบ storytelling ฟังแบบ appreciative ภายใต้บรรยากาศ positive โดยบอกทั้งความสำเร็จ และการกระทำที่นำไปสู่ความสำเร็จนั้น ความสำเร็จเกิดขึ้นได้เพราะคิดอย่างไร เชื่ออย่างไร ทำอย่างไร แล้วช่วยกันบอกว่าความสำเร็จนั้นต้องการ competency อะไรบ้าง ตาม list ของอาจารย์ และบันทึก Knowledge Assets เหล่านั้นไว้ เคล็ดลับคือต้องเน้นที่ตัวคนที่มีทักษะนั้น ต้องบันทึกตัวคนที่มีทักษะสู่ความสำเร็จนั้น โปรดดูรายละเอียดในหนังสือ "การจัดการความรู้ ฉบับคนทำจริง" ซื้อได้ที่ สคส. หรือตามร้านหนังสือทั่วไป
วิจารณ์
โชคดีได้อ่านบันทึกนี้ ขอบคุณค่ะ
อาจารย์ค่ะ บทความมีประโยชน์ค่ะ และปัจจุบันหลายองค์กรได้ทำการประเมิน Core Competency กันหมดแล้วค่ะ
และกำลังอยู่ในช่วงของการปิด Gap สำหรับผู้ที่ไม่ผ่านการประเมินค่ะ เมื่อวันก่อนได้คุยกับเพื่อน
ที่ทำงานอยู่ที่ บริษัท มิตรผล บอกว่า ตอนนี้กำลังปิด Gap Core Competency และ ได้เชิญอาจารย์อุไรวรรณ อยู่ชา
มาช่วยออกแบบหลักสูตรเพื่อปิด Gap และ บรรยายให้ เพื่อนบอกว่า อาจารย์อุไรวรรณ ออกแบบ
หลักสูตรตรงกับ Core Competency มาก และ สอนเพื่อปิด Gap พนักงานได้สำเร็จเป็นอย่างดี
พนักงานได้ทั้งความรู้ ทักษะในการปฏิบัติตาม Core Competency และก็สนุกกับการเรียน เพื่อนชื่นชม
อาจารย์อุไรวรรณ มาก ๆ เพราะประทับใจทั้งความสามารถและความเป็นกันเองของอาจารย์ค่ะ
ที่สำคัญการปิด Gap ประสบความสำเร็จเกินเป้าหมายค่ะ ก็เลยอยากแชร์ว่า ถ้าพนักงานขาด Core Competency
ไม่ต้องกังวลค่ะ สามารถพัฒนาได้ค่ะ
กำหนด Competency แล้ว ก็ต้องประเมิน และ พัฒนากันต่อไปค่ะ
ตอนนี้ที่โรงพยาบาล เริ่มปิด gap กันแ้ล้วค่ะ ซึ่งการปิด gap ก็
ไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ อีก หลายแห่งปิด Gap หมดแล้ว แต่ความสามารถ
ของพนักงานยังเหมือนเดิม พฤติกรรม ผลงานเหมือนเิดิม ซึ่งเรื่องนี้
โรงพยาบาลเคยปวดหัวเหมือนกันค่ะ แต่พอมาอ่านข้อมูล ซึ่งพูดถึง
การปิด gap ก็เลย โทร.ไปขอคำปรึกษา อ.อุไรวรรณ อยู่ชา เพื่อ
ให้ช่วยแนะนำวิธีการพัฒนาให้เหมาะสม และ ได้ผลจริง อาจารย์
น่ารักมากค่ะ แนะนำและส่งข้อมูลมาให้ด้วย ตอนนี้ก็เลยให้อาจารย์
มาช่วยบรรยายปิด gap ให้เป็น Pilot ก่อน 1 Competency
ได้ผลค่ะ หลังจากอบรม 1 เืดือน เข้าไปติดตามดูการทำงาน
พฤติกรรมเปลี่ยนไป ผลงานเริ่มดีขึ้นค่ะ อ.อุไรวรรณ เก่งดังคำ
กล่าวของ คุณภารตี เลยค่ะ และเป็นวิทยากรที่เข้าใจหัวอก
ของ HR มาก ๆ