ดงหลวง 158 ระบบการสื่อสารภายในองค์กรที่เป็นโครงการพิเศษ

สืบเนื่องจากหัวข้อ “การใช้ ICT ในการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัยและองค์กร” ที่ท่าน Handy เชิญชวนแบ่งปันประสบการณ์ และผู้บันทึกได้เสนอไปบ้างแล้วนั้น มีบางเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน จึงนำมาขยายต่อ 

ผู้บันทึกมีประสบการณ์ทำงานกับโครงการชาวต่างประเทศ จึงขอนำระบบการสื่อสารภายในองค์กรมาแบ่งปันกัน  ท่านที่บริหารองค์กรอยู่อาจจะนำไปดัดแปลงปฏิบัติต่อไปได้  ระบบการสื่อสารมีอยู่หลายวิธี คือ 

การประชุมทีมงาน : มักเป็นการประชุมประจำสัปดาห์ ภายใน PMU (Project Management Unit) จะมีบันทึกการประชุม ที่เรียกว่า Meeting Minute ซึ่ง ผู้จัดการโครงการจะเป็นผู้มอบหมายให้ใครเป็นผู้ทำหน้าที่นี้ ซี่งมักจะหมุนเวียนกัน จะมีแบบฟอร์มบันทึก คล้ายๆ แบบฟอร์ม memo การเขียน Minute จะต้องกระชับ ได้สาระครบถ้วน ตามหลัก ใคร ทำอะไร กับใคร ทำไม ที่ไหน เมื่อไหร่ ทำอย่างไร ผลเป็นอย่างไร ใครต้องรับผิดชอบ ซึ่งก็แล้วแต่สำนวนของผู้บันทึกเสร็จแล้วทำสำเนาแจกทุกคนที่เกี่ยวข้อง  

การประชุมครั้งต่อไปก็เอา Minute ครั้งก่อนมาทบทวนภารกิจว่าเสร็จสิ้น หรือคั่งค้างอย่างไร เพราะอะไร จะทำอย่างไรต่อ ใครรับผิดชอบ เมื่อไหร่ ฯลฯ 

การทำ Small group meeting: อาจจะเรียกแตกต่างกันไป ซึ่งอาจจะเป็นการประชุมเฉพาะฝ่ายงาน เช่น ฝ่ายวิศวกรรม  ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายฝึกอบรม เป็นต้น ซี่งก็จะทำการบันทึกในทำนองเดียวกันในรูปแบบ Meeting Minute แล้วทำสำเนาแจกผู้เกี่ยวข้อง  

การทำ Face to face discussion: เป็นเรื่องเฉพาะที่สองคนสามคนจะนั่งคุยเรื่องงานกัน โดยไม่รบกวนคนอื่นๆให้เสียเวลา การพูดคุยแบบนี้ไม่จำเป็นต้องทำบันทึกการพูดคุยกัน แต่อาจจะนำการพูดคุยไปกล่าวในรายงานได้ 

การทำ Rotation Note: เป็นการที่ใครก็ได้ในสำนักงานต้องการขอความเห็น หรือต้องการแจ้งให้ทราบเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเร็ว โดยด่วน โดยไม่ใช้เวลามากนัก Note นี้จะมีผู้ถือ ที่เรียกว่าพนักงานเดินหนังสือ ถือไปหาทุกคนที่มีชื่อระบุใน Note นั้นๆ แล้วให้ผู้นั้นอ่านแล้วเซนต์ชื่อรับทราบ หรือ Note ความเห็นกลับคืนทันที 

การทำ Message box: สำนักงานจะทำที่รับเอกสารเป็นกล่องๆระบุชื่อและมีจำนวนเท่ากับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง จะมีขนาดเท่ากับการใส่วารสารพอดี มักจะติดตั้งที่ฝาผนังห้องตรงทางเข้าสำนักงาน เพื่อให้คนเข้าและออกสำนักงานดู หยิบเอกสารได้โดยง่าย กล่องรับเอกสารนี้ก็จะรองรับเอกสารทุกอย่าง ตั้งแต่จดหมาย memo ทุกชนิด Note ต่างๆ หรืออะไรก็ได้ที่ใครๆต้องการส่งถึงใครก็เอาไปใส่ช่องคนนั้น  ไม่ต้องพูด ไม่ต้องเสียเวลาเดินไปหากัน บางแห่งทำเป็นฝาปิดมีกุญแจด้วยซ้ำไป เพื่อต้องการความเป็นส่วนตัว 

การทำ Memo: ดังกล่าวมาบ้างแล้วว่าเป็นการใช้แบบฟอร์ม Memo ทำการบันทึกการทำงานนอกสำนักงาน เช่นไปสนาม ไปพบปะกับใครก็ตามที่เกี่ยวกับโครงการ การบันทึกก็ระบุ วันเดือนปีที่ปฏิบัติ เวลา ใครที่ไปพบ เพื่ออะไร ทำไม พบที่ไหน ผลสรุป ที่หัว Memo อาจระบุเรื่องหลัก Key word ที่คุยกัน เช่น งานด้านวิศวกรรม สำหรับแจกให้ผู้เกี่ยวข้องทุกคน และบางสำนักงานจะจัดทำแฟ้มกลางขึ้นมาอีก คือรวบรวม memo เรื่องนั้นๆไว้ในแฟ้มเดียวกัน ซึ่งอาจจะมีเขียนกันหลายคนก็จัดเข้า แฟ้มเดียวกันตามลำดับวันที่ เวลา  

ทั้งหมดนี้คือระบบการสื่อสารขององค์กรที่เป็นโครงการพิเศษ ซึ่งไม่รวมการใช้หนังสือราชการ การใช้โทรศัพท์ โทรสาร Email

[ดร. ดิศกุล เกษมสวัสดิ์]

สวัสดีครับพี่บางทราย

     แวะมาทักทาย และเรียนรุ้ด้วยครับ ขอบคุณครับ

[บางทราย]

สวัสดีครับ  Mr. ดิศกุล เกษมสวัสดิ์

• ขอบคุณครับอาจารย์ครับ หวังว่าสบายดีนะครับ  
  

[แอมแปร์]

สวัสดีค่ะพี่บางทราย

          ตั้งใจล็อกอินเข้ามาขอบพระคุณโดยตรงเลยค่ะ  พี่บางทรายเขียนเล่าเรื่องการสื่อสารในองค์กรได้กระชับ ชัดเจนดีมากๆ   มีคุณค่าสำหรับคนทำงาน เห็นแล้วอยากนำไปปรับใช้กับการทำงานในลักษณะคล้ายกันนี้ในองค์กรด้วย  (โดยเฉพาะเรื่อง Minute  ชอบมากเลยค่ะ   อยากฝึกนักศึกษาให้ตระหนักถึงคุณค่าของการ"จับประเด็น  เห็นครบ  จบชัด" ด้วยทักษะการฟังและการเขียนสื่อสารแบบนี้  เขาไปอยู่ที่ใด  จะได้ช่วยงานการสื่อสารของที่นั่นได้ทันที)   
           แล้วก็ทำให้อยากเขียนเล่าเรื่องการสื่อสารในองค์กร ที่พบเห็นมาด้วยเลยค่ะ   : )
           ขอบพระคุณพี่บางทรายมากๆอีกครั้งนะคะ

[บางทราย]

สวัสดีครับน้องแอมแปร์

• ขอบคุณครับที่บันทึกพอมีประโยชน์บ้าง
• ก็เล่าให้ท่านอื่นๆได้ฟังว่าในโครงการพิเศษนั้นเขาบริหารเรื่องเอกสาร การสื่อสารอย่างไรบ้าง อันนี้เป็นรวมๆนะครับ จะแตกต่างออกไปตามแต่ละประเทศ เช่นอเมริกา ญี่ปุ่น ประเทศทางกลุ่ม EU แคนาดา แตกต่างกันในรายละเอียดบางเรื่องน่ะครับ
• ซึ่งมีประโยชน์มากสำหรับการนำเทคนิคเหล่านั้นมาปรับใช้กับองค์กรของเรา
• แต่เดี๋ยวพี่จะขยายความต่ออีกในเรื่อง memo กับวัฒนธรรมไทย ครับ