เวลา 9.00 น. วันนี้ผมได้รับเชิญจากส่วนการเงิน ร่วมกับส่วนตรวจสอบภายในของมหาวิทยาลัย ให้เปิดการเสวนา และบรรยายพิเศษให้กับเครือข่ายพนักงานที่เป็นคนหน้างานจริง ๆ ในการทำงานที่เกี่ยวกับการเงินของหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งแทบไม่น่าเชื่อว่ามีพนักงานให้ความสนใจและเข้าร่วมเสวนาเกือบเต็มห้อง 72 ที่นั่ง ผมประมาณว่ามีจำนวน 60-70 คน ที่เดียว โดยมาร่วมเสวนากันเกี่ยววิธีการเบิกจ่าย และการควบคุมทางการเงินที่มีประสิทธิภาพให้แก่มหาวิทยาลัย ผมรู้สึกประทับใจมากในความตั้งใจของพนักงานกลุ่มนี้ และผมเชื่อว่านี่แหละ ชุมชนคนการเงิน ของวลัยลักษณ์ที่กำลังจะเริ่มก่อตัวและเดินหน้าต่อไปในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งผมเองก็ได้ให้นโยบายแก่ หน่วยพัฒนาองค์กร ว่าจะต้องทำหน้าที่ในการให้การส่งเสริมและสนับสนุนการรวมกลุ่มแบบนี้ ให้มีความเข้มแข็งและมีกิจกรรมต่อเนื่อง ในการก่อตัวของชุมชนคนการเงินในอนาคตอันใกล้นี้ต้องขอชื่นชมและเป็นกำลังใจให้ คุณพิพัฒน์พันธ์ สุวรรณอักษร หัวหน้าส่วนการเงินของวลัยลักษณ์เราครับ
น่าสนใจมากครับ
หากคุณ พิพัฒน์พันธ์ สุวรรณอักษร สามารถเขียนเล่าเรื่องราวเหล่านี้ ถ่ายทอดเป็นตัวอักษรออกมาได้ ผมจะเอาไปลง จดหมายข่าว ถักทอสายใย ใน column "คนทำจริง" ในฉบับต่อไปให้ครับ
มีเรื่องเล่าต่อค่ะ
เมื่อวานนี้หลังจากท่านรองบริหาร ฯ ได้กล่าวเปิดการเสวนาและให้ข้อคิดต่าง ๆ ซึ่งเป็นประโยชน์กับผู้เข้าร่วมเสวนาแล้ว น้อง ๆ ส่วนการเงินและบัญชีที่ทำหน้าที่เป็นผู้เล่า ก็ได้เล่าในลักษณะของการทบทวนระเบียบและวิธีปฏิบัติที่ถูกต้องและควรจะเป็นให้ผู้เข้าร่วมเสวนาฟัง ซึ่งก็มีประเด็นคำถามสอดแทรกเข้ามาในระหว่างการเสวนาเป็นระยะ หน่วยตรวจสอบภายในในฐานะที่ได้ร่วมกันคิดกับส่วนการเงินและบัญชีว่าการเสวนาครั้งนี้จะพูดเรื่องอะไรบ้าง ตั้งใจว่าจะคอยเก็บประเด็นและจะเติมในส่วนที่เห็นว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับผู้เข้าร่วมเสวนา แต่ปรากฏว่าเวลาไม่อำนวย แต่ก็ไม่เป็นไร ค่อยคุยกันต่อในครั้งต่อไปก็ได้ แต่จากการนั่งฟังมาตลอดมีสิ่งหนึ่งที่เห็นว่าน่าจะต้องมีการพูดคุยกันมากขึ้นก็คือ เหตุผลว่าทำไมจึงมีระเบียบโน้นระเบียบนี้มาบังคับให้ต้องปฏิบัติตาม ทำไมต้องมีเอกสารให้ต้องกรอกข้อมูลกันมากมาย ทำไมจึงกำหนดว่าหลักฐานที่สมบูรณ์จะต้องมีลักษณะอย่างไร ที่บอกว่าจะต้องพูดคุยกันมากขึ้นเพราะเหตุว่า ณ วันนี้หลายคนมองว่าการปฏิบัติยุ่งยาก ไม่คล่องตัว ในความเป็นจริงแล้วเอกสารทุกฉบับ ข้อมูลทุกตัวอักษรมีเหตุผลและที่มาที่ไปทั้งนั้น มีน้องคนหนึ่งถามว่าทำไมจะต้องขออนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงานนอกพื้นที่อีก ทั้ง ๆ ที่ตอนทำโครงการก็ขออนุมัติโครงการและในโครงการก็มีรายละเอียดแล้วว่าจะต้องเดินทางไปปฏิบัติงานนอกพื้นที่ หัวหน้าส่วนการเงิน ฯ ก็กรุณาลุกขึ้นมาชี้แจงน้องว่ามันคนละขั้นตอนกัน ครั้งแรกเป็นการอนุมัติโครงการซึ่งเหมือน ๆ กับการอนุมัติแผน แต่ตอนไปปฏิบัติหน้าที่เป็นการไปทำงานจริง ซึ่งท่านหัวหน้าท่านก็พูดไปตามหลักการ ดิฉันก็เลยเสริมว่า ขอมองโลกในแง่ร้ายสักนิด สมมุติว่ามีอะไรเกิดขึ้นระหว่างการเดินทางไปปฏิบัติหน้าที่แล้วจะมีหลักฐานอะไรมายืนยันว่าน้องได้ไปปฏิบัติหน้าที่จริง ๆ ในวันนั้นหลายคนทำเสียง "อือ" นี่เป็นตัวอย่างของความรู้สึกว่ามันยุ่งยาก เพราะไม่รู้เหตุผลว่าทไมจึงต้องทำ จริง ๆ แล้วมีเหตุผลมากมายที่จะอธิบาย แต่ที่ยกเรื่องความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นกับตัวผู้ปฏิบัติเองมันเห็นได้ชัดเจน จึงตั้งใจไว้แล้วว่าครั้งต่อไปที่จะมีการพูดคุยกันอีก จะพยามยามชี้ให้เห็นว่าทุกเรื่องที่ทำมีเหตุผล เหตุผลทั้งหลายมีทั้งเหตุผลที่ต้องทำเพื่อป้องกันความเสี่ยงของผู้ปฏิบัติ ป้องกันความเสี่ยงของมหาวิทยาลัย หรือแม้แต่จะต้องทำเพื่อป้องกันความเสี่ยงของประชาชนผู้เสียภาษีให้พวกเรามีเงินเดือนใช้ แต่อย่างไรก็ตามเสียงสะท้อนจากผู้ปฏิบัติก็จะต้องนำมาพิจารณาในการแก้ไขปรับปรุงหากเป็นเรื่องที่สามารถปรับปรุงได้
ก่อนอื่นต้องขอขอบพระคุณสำหรับกำลังใจที่รองอธิการบดีัฝ่ายบริหารมอบให้เป็นอย่างยิ่งครับ ซึ่งกำลังใจนี้แหละครับจะเป็นแรงใจให้พนักงานพัฒนางานให้ดีขึ้นไปเรื่อย ๆครับ อย่างไรก็ตามสำหรับผลงานที่ออกมา ยังไงผมก็ต้องยกความดีนี้ให้กับทีมงาน-พนักงานในส่วนการเงินทุกท่านครับ...เพราะนี่คือผลงานของทีมงานจริง ๆ...ไม่ใช่ผม และแบบสอบถามที่ได้รับกลับมา(หลังจากที่ได้จัดเสวนาว่าด้วยเรื่องการเงิน) เราก็ได้รับรู้ว่า...เค้ายังต้องการให้เราจัดเสวนาอย่างนี้อย่างเรื่อย...ไม่ใช่แค่เพียงปีละครั้งเท่านั้น .....ผมจึงขอสรุปเอาว่า...เรามีแนวร่วมซึ่งเป็นคนคอเดียวกันไม่น้อยเลยทีเดีียว ผมจึงคิดว่า ...."ชุมชนคนการเงิน"...ได้เิริ่มก่อตัวเกิดขึ้นแล้วครับ....และยังหวังจริงๆอย่างลึก ๆว่า...ชุมชนนี้จะโตขึ้นเรื่อย ๆและร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้...เพื่อให้เป็น Best Practice เรื่องการเงินอย่างแท้จริงครับ
เป็นกำลังใจให้อีกคนค่ะ และขอให้ทำอย่างต่อเนื่อง จริงๆแล้วเชื่อว่ามีหลายหน่วยงานได้ทำเรื่องเหล่านี้ในวิถีการทำงานอยู่แล้วเป็นทางการเช่นนี้ หรือไม่เป็นทางการก็ตาม แต่ไม่รู้เลยว่าสิ่งที่เราทำเป็นการสร้างชุมชนการจัดการความรู้ ส่วนพัสดุก็เช่นกันเราจัด "เสวนาว่าด้วยเรื่องพัสดุ"กันมาหลายปีอย่างต่อเนื่อง และในปีนี้ประเด็นแรกจะจัดใน มค.นี้(ตามแผนฯ) ขอถือโอกาสนี้ส่งข่าวสมาชิกไว้ก่อน คงจะได้หารือกับ หัวหน้าส่วนการเงินฯเพื่อพัฒนารูปแบบการจัดตามข้อแนะนำที่ได้รับค่ะ ใครมีคำแนะนำและต้องการให้ ส่วนพัสดุจัดอย่างไรช่วยบอกที
ขอบคุณค่ะ