การดำเนินการด้านบัญชี (โครงการเงินนอกงบประมาณ)

เปิด-ปิด บัญชีธนาคาร

เมื่อได้รับแจ้งจากเจ้าของโครงการว่าได้รับจัดสรรเงิน โครงการใหม่ๆก็เกิดขึ้น จากการที่กองคลังต้องปฏิบัติ ดังนี้

เปิดบัญชี

1. ฝ่ายบัญชีทำหนังสือขอรับแบบฟอร์มประกอบการเปิดบัญชีเงินฝากออมทรัพย์และและกระแสรายวัน ไปยังธนาคารที่ต้องการเปิดบัญชี

2. เมื่อได้รับแบบฟอร์ม สิ่งที่ต้องกรอกรายละเอียดและต้องเตรียม คือ

2.1 หนังสือคำขอเปิดบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ 1 ฉบับ

2.2 หนังสือคำขอเปิดบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน 1 ฉบับ

2.3 บัตรตัวอย่างลายมือชื่อบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย ท่านละ 2 ฉบับ

2.4 บัตรตัวอย่างรายมือชื่อบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน ท่านละ 2 ฉบับละ 2 ฉบับ

2.5 สำเนาบัตรข้าราชการ และสำเนาทะเบียนบ้านของผู้มีอำนาจสั่งจ่าย ท่านละ 1 ฉบับ

3. ส่งเอกสารตามข้อ 2 ให้ธนาคาร พร้อมกับทำหนังสือขอยกเว้นค่าอากรเช็คและค่าธรรมเนียมในการโอนเงิน

4. ได้สมุดธนาคารเล่มใหม่ของโครงการใหม่ สร้างรหัส Bank Book ในระบบ GFMIS จะได้เลขรหัสมา 6 หลัก เพื่อนำไปสู่การบันทึกด้านรับ ด้านจ่าย ด้านทั่วไป ในระบบ GFMIS ต่อไป

5. เมื่อการเงินรับเช็คนำเข้าฝากธนาคาร บันทึกรับเงินในระบบ GFMIS ประเภทเอกสาร RE

6. ต่อจากนั้นคือกระบวนการดำเนินการตามโครงการฯ ตามแผนยุทธศาสตร์ การเบิกจ่ายเงิน ฯลฯ

การปิดบัญชี

1. ฝ่ายบัญชีทำหนังสือขอปิดบัญชีธนาคาร ดังนี้

1.1 ขออนุมัติปิดบัญชีธนาคาร และนำเงินเหลือจ่ายพร้อมดอกเบี้ย จนถึงวันปิดบัญชี สั่งจ่ายแก้ผู้จัดสรรเงิน

1.2 ให้ผู้บริหารลงนามในเช็ค (เงินเหลือจ่ายพร้อมดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร,ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร ณ วันปิดบัญชี) ที่จะส่งคืนแก้ผู้จัดสรรเงิน

1.3 ผู้บริหารลงนามในใบถอนเงินฝากออมทรัพย์

2. ทำหนังสือแจ้งปิดบัญชีธนาคาร ที่ธนาคารผู้เปิดบัญชี โดยแนบเช็คธนาคารที่ยังค้างอยู่ (ไม่ได้ใช้) และใบขอเบิกสมุดเช็ค โดยสังเกตวัตถุประสงค์ของโครงการให้โอนเงินเหลือจ่ายพร้อมดอกเบี้ย ณ วันปิดบัญชีธนาคารจัดทำเป็นแคชเชียร์เช็ค (แล้วแต่กรณี) โดยระบุชื่อผู้รับแคชเชียร์ ตามวัตถุประสงค์ของโครงการ3. ทำหนังสือส่งคืนเงินเหลือจ่ายพร้อมดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาให้กับผู้จัดสรรเงิน รายงานการรับจ่าย ,รายงานผลการดำเนินงาน และการเงินถือแคชเชียร์เช็คส่งคืนเงินเหลือจ่ายพร้อมดอกเบี้ยไปพร้อมหนังสือนี่ด้วย หมายเหตุ ขั้นตอนที่ 2 และ 3 ต้องกระทำภายในวันเดียวกัน เพื่อที่จะไม่ให้แคชเชียร์เช็คตกค้าง เพื่อป้องกันความผิดพลาดเป็นไปได้ไม่ควรทำในวันศุกร์ และต้องตรวจสอบผู้มีอำนาจลงนามในเช็คด้วยว่าติดราชการหรือไม่