แผนงาน (4) แผนคือแนวทาง ไม่ใช่ผลสำเร็จ

แผน คือการคาดการณ์อนาคต เป็นสิ่งที่กำหนดเป็นแนวในการดำเนินงาน โดยมากมักจะเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เกี่ยวข้องกับการจัดสรรทรัพยากร การจัดการกับสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้นให้ดีที่สุด การจัดการความเสี่ยง

เทียบกับอันนี้ครับ

"Space, the final frontier. These are the voyages of the starship Enterprise. Its five-year mission: To explore strange new worlds. To seek out new life and new civilizations. To boldly go where no man has gone before."

Space, the final frontier คือบริบทและโอกาส; the starship Enterprise คือคนและทีมงาน (ผู้เล่น); To explore stange new world คือแผน; new life and new civilizations คือผลลัพธ์ที่ต้องการ; และ To boldly go where no man has gone before คือการกระทำเพื่อให้บรรลุความสำเร็จตามแผนและความเสี่ยง -- แผนคือแนวทาง ไม่ใช่ผลสำเร็จ ถ้าแผนนั้นคือความสำเร็จ ควรเรียกว่าคู่มือมากกว่า

ความคิดต่อแผนในลักษณะเป็นคำตอบสำเร็จรูป

มีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับแผนงาน ว่าแผนงานคือคัมภีร์ศักดิ์สิทธิ์ ซึ่งเมื่อปฏิบัติตามนั้นแล้วจะต้องประสบผลสำเร็จอย่างแน่นอน มีรายละเอียด มีคำตอบสำหรับทุกอย่าง

ในความเป็นจริงแล้ว แผนงานสำหรับหน่วยงานขนาดเล็ก จะมีรายละเอียดมากกว่า ผู้ร่วมทำแผนเล็กมักมองเห็นสถานการณ์จริง เห็นข้อจำกัดได้ชัดกว่า เนื่องจากมักอยู่ใกล้ชิดเหตุการณ์มากกว่า แต่ว่าแผนในลักษณะนี้ มักให้ผลในวงจำกัด (เป็นแผนของคนตัวเล็ก)

ส่วนแผนขนาดใหญ่ ก็เป็นธรรมชาติเช่นกัน ที่จะไม่มีรายละเอียดมากเกินความจำเป็น เช่นงบประมาณแผ่นดิน มีวัตุประสงค์เฉพาะเรื่องการจัดสรรงบประมาณ เพื่อใช้ในการบริหารราชการแผ่นดิน แยกแยะสำหรับแต่ละกระทรวง แต่ไม่มี feasibility study ไม่มี kpi ไม่มีรายละเอียดอื่นๆ ที่อ่านแล้วจะทำให้มั่นใจได้ว่าจะประสบผลสำเร็จตามที่ตั้งใจ

ในเมื่อแผนขนาดใหญ่ ซึ่งมีความสำคัญแต่มักไม่มีรายละเอียดมากนัก จึงต้องเข้าใจว่าจะต้องมีแผนย่อยประกอบอีกมาก ความคิดแบบ monolithic ต่อแผนงาน (บันทึก สมการในหัวคนแบบ ซี้ปังเท้า) มีส่วนทำให้แผนไม่ประสบผลสำเร็จ

ในลักษณะที่มีการเปลี่ยนแปลงมาก ผมคิดว่าแผนที่ชี้เป้า (รูปขวา) แล้วจึงมาแตกเป็นรายละเอียด มักให้ผลที่ดีกว่า ในขณะที่การปรับปรุง (รูปซ้าย) ใช้แผนที่ทำจากหน่วยงานขนาดเล็ก มักจะประสบความสำเร็จมากกว่า; ทั้งสองแนวทาง ไม่ได้มีความหมายว่าเป็น approach แบบ top-down/สั่งการลงมา หรือ bottom-up/เสนอขึ้นไป ในกระบวนการวางแผนควรเป็นความพยายามร่วมกัน เพื่อที่ทุกคนที่เกี่ยวข้อง จะได้เข้าใจตรงกันว่าจะต้องทำอะไรกันบ้าง การกระทำเท่านั้น ที่นำไปสู่ความสำเร็จ แผนเพียงแต่ชี้แนวทางที่ช่วยให้สำเร็จได้ง่ายขึ้น เนื่องจากผ่านการพิเคราะห์อย่างดีมาแล้ว

ความคิดต่อแผนในลักษณะแยกส่วน

ด้วยเหตุผลต่างๆ มากมาย บางทีเราก็แยกหน่วยงานที่ทำหน้าที่คิดและวางแผน ออกจากหน่วยงานที่ปฏิบัติ แนวคิดแบบนี้ไม่ได้ผิดในแง่ที่ให้คนได้ทำงานที่ตนชำนาญ แต่ยังไม่ดีในลักษณะที่แผนงานที่ได้ ไม่ได้สะท้อนข้อจำกัดและความเป็นจริงตามที่เกิดขึ้น

เส้นสีน้ำเงินที่วิ่งวนไม่รู้จบ คือกระบวนการชีวิตของแผน แผนที่ทำเสร็จแล้ว ย่อมเปลี่ยนแปลงได้ในจังหวะเวลาที่เหมาะสม เพราะโลกเปลี่ยนแปลงไปไม่หยุดนิ่ง การใช้แผนที่หยุดนิ่งไม่ปรับเปลี่ยน ก็ยากจะนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จได้

เขียนใน GotoKnow โดย Conductor
ใน คนเป็นนาย

คำสำคัญ (Tags): #การจัดการ#การบริหาร#ข้อคิด#แผนงาน

หมายเลขบันทึก: 100790เขียนเมื่อ 4 มิถุนายน 2007 22:12 น. ()แก้ไขเมื่อ 6 กันยายน 2013 18:03 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่าน