KM มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

ต้องมีการจัดการระบบการจัดการความรู้

KM มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
    ผมเขียนบันทึกนี้สำหรับสื่อสารกับคุณยงยุทธ  ข้าราชการงานพัฒนาและฝึกอบรม   กองการเจ้าหน้าที่   สำนักงานอธิการบดี  มก. ที่โทรศัพท์มาเชิญผมไปบรรยายเรื่อง KM ให้ข้าราชการของ มก. ฟัง    เนื่องจาก กพร. กำหนดให้ทำ KM และท่านอธิการบดีก็มีนโยบายให้ทำ KM
     ผมได้แจ้งว่าผมไม่รับไปบรรยายเรื่อง KM ให้แก่หน่วยงานใดๆ เลยมานานแล้ว   และจะยังยืนยันไม่รับเชิญไปบรรยาย   เนื่องจากการบรรยายไม่ก่อประโยชน์   ไม่ทำให้เกิดการปฏิบัติ   หากจะทำ KM ต้องเริ่มด้วยการปฏิบัติ ไม่ใช่ที่การฟังบรรยาย
     ผมได้แนะให้คุณยงยุทธเสนอต่อรองอธิการบดีที่รับผิดชอบเรื่อง KM และเรื่องการพัฒนาบุคลากร ให้โทรศัพท์คุยกับผม   เพื่อทำความเข้าใจเรื่องนี้ และร่วมกันวางแผนระบบ KM ให้เกิดประโยชน์ต่องานประจำของ มก.    เกิดผลต่อการพัฒนาคน  และขับเคลื่อนองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้
     บัดนี้ ผมขอเสนอแนวทางให้แก่ มก. ดังนี้
1.        มก. จัดตั้งคณะทำงาน/คณะกรรมการจัดการความรู้ของมหาวิทยาลัย    มีคนระดับรองอธิการบดีเป็นประธาน   มีข้าราชการระดับรองคณบดี   ผู้อำนวยการสำนัก/กอง   เป็นกรรมการ   คุณยงยุทธเป็นกรรมการและเลขานุการ   ต้องมีกรรมการมาจากหน่วยพัฒนาบุคลากร    หน่วยพัฒนาองค์กร   และหน่วย IT อยู่ในคณะกรรมการชุดนี้ด้วย     คณะทำงาน/กรรมการชุดนี้เป็นผู้กำหนดเป้าหมายในการทำ KM    กำหนดยุทธศาสตร์   กำหนดแผนปฏิบัติในช่วงปีแรก  และกำหนดทรัพยากรที่จะใช้ 
2.        ส่งแกนนำ/กรรมการ ๑ – ๒ คนไปร่วมสังเกตการณ์การจัดตลาดนัดความรู้ที่ สคส. จัดอยู่เป็นระยะๆ     เพื่อจะได้เข้าใจวิธีจัดตลาดนัดความรู้      กำหนดการการจัดตลาดนัดความรู้ถามได้จากคุณธวัช ผู้ประสานงานกับ มก. ซึ่งคุณยงยุทธรู้จักแล้ว
3.        จัดตลาดนัดความรู้ ใช้เวลา ๒ วัน    ไปจัดต่างจังหวัด   คน ๔๐ – ๕๐ คน    สคส. ยินดีไปเป็นวิทยากรให้  โดยต้องปรึกษายุทธศาสตร์และรายละเอียดกันระหว่าง รองอธิการบดีและทีมงานจัดตลาดนัดของ มก.  กับ สคส. ล่วงหน้า ๒ เดือน     ผู้เข้าตลาดนัดต้องอ่านหนังสือหรือบทความที่กำหนดเพื่อทำความเข้าใจ KM เชิงทฤษฎีมาก่อนล่วงหน้า   และเตรียมเล่าเรื่องราวความสำเร็จของงานที่ตน/ทีมงานภาคภูมิใจและสนองวิสัยทัศน์ขององค์กร    คณะทำงาน/กรรมการไปร่วมด้วยในฐานะผู้สังเกตการณ์เพื่อทำความเข้าใจว่า มก. จะไปเดินเรื่องต่อ/จัดตลาดนัดขยายกลุ่มผู้ปฏิบัติอย่างไร
4.        ในช่วงสุดท้ายของตลาดนัด มีการกำหนดแผนปฏิบัติคร่าวๆ    รวมทั้งเกณฑ์ประเมินผลในช่วง ๖ เดือนแรก
5.        สคส. จะไปร่วมประชุมกับคณะทำงาน/กรรมการ KM ของ มก. เมื่อเวลาผ่านไป ๖ เดือน เพื่อให้ความเห็นว่าควรดำเนินการอย่างไรต่อไป

 

คุณยงยุทธไปเสนอผู้บริหารแล้วหากมีความคืบหน้าตามนี้  สคส. ก็ยินดีทำงานที่หนักกว่าการไปบรรยาย ๑๐๐ เท่า    ทั้งนี้ เพื่อประโยชน์อย่างแท้จริงและยั่งยืนของ มก. ครับ     และผมก็มีความรักใคร่นับถือและสนิทสนมกับท่านอธิการบดี รศ. ดร. วิโรจ อิ่มพิทักษ์ ครับ     ท่านเคยเป็นกรรมการนโยบาย สกว. สมัยที่ผมเป็น ผอ. สกว.

 

                นึกขึ้นได้ว่า ข้อความในร่างหนังสือ “การจัดการความรู้ ฉบับทำจริง” ตอนที่ว่าด้วยระบบการจัดการการประยุกต์ใช้ KM ในองค์กร ซึ่งผมยังเขียนไม่เรียบร้อย น่าจะเป็นประโยชน์ ต่อ มก. และหน่วยงานอื่นๆ ที่ เอาจริงเอาจังในการเอา KM ไปใช้ประโยชน์ จึงขอนำมาลงไว้  ตามข้อความสีน้ำเงินและอักษรตัวเอนต่อไปนี้

 

ทฤษฎี “ขนมเปียกปูน”

 

           ทฤษฎีที่สำคัญที่สุดในการจัดระบบการจัดการความรู้ คือ ทฤษฎีขนมเปียกปูน  ซึ่งหมายความว่า ต้องไม่หลงใช้ ทฤษฎีขนมชั้น
           ทฤษฎีขนมชั้น หมายความว่าใช้แนวความคิดว่าระบบการจัดการความรู้เป็นอีกระบบหนึ่งแยกออกจากงานประจำ   แยกออกจากระบบการพัฒนาบุคลากร  แยกออกจากระบบการพัฒนาองค์กร    ระบบการจัดการความรู้แนวนี้จะทำให้ผู้คนในองค์กรรู้สึกว่าเมื่อมีระบบจัดการความรู้ตนต้องทำงานเพิ่มขึ้น  การจัดการความรู้เป็นภาระ  ไม่ใช่เครื่องช่วยเหลือให้ตนทำงานสำเร็จได้ง่ายขึ้น  มีผลงานคุณภาพสูงขึ้น    ในที่สุดการจัดการความรู้ก็จะล้มเหลว    คือก่อผลดีไม่คุ้มค่าการลงทุน
           ทฤษฎีขนมเปียกปูน หมายความว่า ระบบการจัดการความรู้แทรกหรือกลืนเป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำและระบบอื่นๆ    ในลักษณะที่เรียกว่า KM inside เลียนแบบคำว่า intel inside ในคอมพิวเตอร์    คือมีการจัดการความรู้แทรกอยู่ทั่วไปจนมองไม่เห็น    โดยแนวทางนี้การจัดการความรู้จะเป็นเครื่องมือ ไม่ใช่เป้าหมาย    ตัวเป้าหมายคือผลงาน
           ทฤษฎีขนมชั้นจะนำไปสู่ความล้มเหลว    ทฤษฎีขนมเปียกปูนจะนำไปสู่ความสำเร็จ    ทั้งนี้หมายความว่าจะด้องมีการดำเนินการที่ถูกต้องอื่นๆ ประกอบด้วย

 

      วิธีการประยุกต์ใช้ทฤษฎีขนมเปียกปูน
1.        ตั้งคำถามว่า คณะกรรมการ หรือคณะทำงานจัดการความรู้ ซึ่งถือว่าเป็นแกนนำในการจัดการความรู้   กระจายอยู่ในทุกส่วนของงค์กรหรือไม่    คนจากหน่วยพัฒนาบุคลากร  หน่วยพัฒนาองค์กร  และหน่วยเทคโนโลยีสารสนเทศ อยู่ในคณะกรรมการดังกล่าวหรือไม่
2.        ในทุกกิจกรรมของการจัดการความรู้  ตั้งคำถามว่า จะเกิดผลต่อการพัฒนางานอย่างไร  จะเกิดผลต่อการพัฒนาคนอย่างไร  จะเกิดผลต่อการพัฒนาองค์กรอย่างไร  จะทำให้เป็นการจัดการความรู้ที่มีความต่อเนื่องในภาพรวมได้อย่างไร

 

 

คณะกรรมการประสานงาน
     หน้าที่
           คณะกรรมการประสานงานระบบจัดการความรู้ มีหน้าที่ประสานงาน และเอื้ออำนวยความสะดวกในการดำเนินการจัดการความรู้ของทุกหน่วยงานภายในองค์กร    รวมทั้งริเริ่มกิจกรรมเพื่อกระตุ้น และสร้างความคึกคักในกิจกรรมจัดการความรู้    คณะกรรมการนี้มีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของการจัดการความรู้    และในความเป็นจริงแล้วคณะกรรมการชุดนี้ควรทำหน้าที่ในลักษณะของ คณะทำงาน มากกว่า
     องค์ประกอบ
            คณะกรรมการประสานงานระบบจัดการความรู้ขององค์กรควรประกอบด้วย
1.        “คุณเอื้อ” คนใดคนหนึ่ง  เป็นประธาน
2.        “คุณอำนวย” ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าหน้าที่ประจำ  รับผิดชอบงานประจำของระบบจัดการความรู้ เป็นกรรมการและเลขานุการ
3.        หัวหน้า หรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านพัฒนาองค์กร (OD – Organization Development) เป็นกรรมการ
4.        หัวหน้า หรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านพัฒนาบุคลากร (HRD – Human Resource Development) เป็นกรรมการ
5.        หัวหน้า หรือพนักงานระดับสูงของหน่วยงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT – Information & Communication Technology) เป็นกรรมการ
6.        “คุณเอื้อ” และ “คุณกิจ” อีกจำนวนหนึ่ง เป็นกรรมการ  โดยกระจายให้ครบหรือเกือบครบหน่วยงาน
     เหตุผล
            เหตุที่คณะกรรมการประสานงานระบบจัดการความรู้ควรมีองค์ประกอบตามข้างบนก็เพราะ
1.        คณะกรรมการจะต้องช่วยกันทำให้การจัดการความรู้ประสานหรือแทรกอยู่เป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำ ทั่วทั้งองค์กร
2.        จะต้องกระตุ้นและส่งเสริมให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แบ่งปันความรู้ เสาะหาความรู้ ข้ามสายงาน ข้ามหน่วยงาน ภายในองค์กร
3.        ต้องทำให้กิจกรรมจัดการความรู้เป็นเนื้อเดียวกันกับกิจกรรมการพัฒนาองค์กร และการพัฒนาบุคลากร
4.        ต้องพัฒนาระบบ ICT ขึ้นรองรับกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งเป็นหัวใจของการจัดการความรู้     คือต้องพัฒนา พื้นที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้ ที่เป็น “พื้นที่เสมือน” (virtual space) ที่ง่ายต่อการใช้งาน (user friendly) ของพนักงานในองค์กร    และเป็นที่จัดเก็บขุมความรู้ และ แก่นความรู้ เพื่อการบรรลุ “หัวปลา” ขององค์กร ให้ง่ายต่อการค้นหามาใช้งาน  และง่ายต่อการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ

 

ระบบฝึกอบรม
           รายละเอียดของการฝึกอบรมอยู่ในบทที่ 3    หลักการสำคัญคือไม่แยกการฝึกอบรมออกจากการปฏิบัติจริงของการจัดการความรู้ และการปฏิบัติงานประจำ    และหน่วยพัฒนาบุคลากรต้องเข้ามามีส่วนดำเนินการ ซึ่งบางกรณีอาจเป็นผู้รับผิดชอบหลัก    และในบางกรณีเป็นผู้ร่วมจัด 

 

ระบบที่แทรกซึมหรือบูรณาการอยู่กับงานประจำ
           ระบบจัดการความรู้ต้องแทรกซึมเป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำ ตามทฤษฎี “ขนมเปียกปูน”     กลไกที่ช่วยให้หลักการนี้เป็นจริงในทางปฏิบัติได้แก่
1.        “หัวปลา” ของการจัดการความรู้ต้องสอดคล้องหรือไปทางเดียวกันกับ หัวปลา ขององค์กร
                                   เสมอ    ทั้งในระดับองค์กร และในระดับหน่วยงานย่อย
2.        องค์ประกอบของคณะกรรมการประสานงานการจัดการความรู้
3.        มีการตรวจสอบอยู่เสมอว่าการจัดการความรู้แทรกอยู่เป็นเนื้อเดียวกันกับงานประจำจริงหรือไม่    และคณะกรรมการประสานงานจะดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่องในส่วนนี้

 

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
 
           จะต้องมีการออกแบบระบบสารสนเทศและการสื่อสารให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้   และใช้งานง่าย (user friendly)  เพื่อการใช้ประโยชน์ดังต่อไปนี้
1.        ให้พนักงานทุกคนสามารถขอมีพื้นที่ของตนเองบน electronic space ขององค์กร สำหรับไว้นำเสนอความรู้ที่ตนสร้างขึ้นจากประสบการณ์การปฏิบัติงาน     บางองค์กรอาจไม่จัดให้เป็นรายคน แต่จัดให้เป็นรายหน่วยงานย่อยๆ เพื่อส่งเสริมให้มีการทำงานจัดการความรู้เป็นทีมในหน่วยงาน     วิธีหลังน่าจะดีกว่า
2.        มี shared space สำหรับการแลกเปลี่ยน แบ่งปันความรู้ด้านต่างๆ เป็นรายด้าน     และจากกิจกรรมดังกล่าวสามารถพัฒนาไปเป็น ชุมชนแนวปฏิบัติ (CoP – Community of Practice) ได้     โดยชุมชนแนวปฏิบัติที่ลงทะเบียนแล้วจะได้รับบริการพิเศษตามที่ต้องการ
3.        มีพื้นที่สำหรับจัดเก็บขุมความรู้ เพื่อการบรรลุ “หัวปลา” แต่ละเรื่อง     จัดเก็บไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ ให้พนักงานทุกคนเข้าถึงได้ ตลอด 24 ชั่วโมง     ทั้งจากที่ทำงาน และจากบ้าน    หรือกล่าวอีกนัยหนึ่ง มีพื้นที่สำหรับใช้จัดการ ขุมความรู้ ให้เป็นเครื่องมือสร้างปฏิสัมพันธ์ และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างมีชีวิตชีวา ภายในองค์กร
4.        ให้พนักงานสามารถติดต่อกันได้อย่างรวดเร็ว  โดยอาจไม่จำเป็นต้องพบตัวโดยตรง
5.        ใช้เป็นเครื่องมือสร้างความคึกคักในการแลกเปลี่ยนแบ่งปันความรู้     โดยการจัดชิงรางวัลประเภทต่างๆ เช่น  รางวัลผู้แบ่งปันความรู้ด้าน --- ยอดเยี่ยมประจำเดีอน ---  ดำเนินการโดยกำหนดประเด็นแลกเปลี่ยนประจำเดือนและมีคณะกรรมการตัดสินรางวัลแก่ผู้แบ่งปันความรู้ยอดเยี่ยมประจำเดือน    หรืออาจ  ให้รางวัลผู้แบ่งปันความรู้ยอดเยี่ยมประจำเดือน แก่ผู้ที่มีบันทึกแสดงความมีคุณภาพของความรู้ และมีมากประเด็น มีความถี่บ่อย   เป็นต้น
  หลักการสำคัญของการจัดระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารก็คือ  ให้เทคโนโลยีรับใช้คน  รับใช้พฤติกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของคน     ไม่ลงทุนด้านเทคโนโลยีโดยไม่มีฐานความต้องการใช้อย่างชัดเจน     ระบบการจัดการความรู้ที่ผู้เขียนแนะนำ ไม่ใช่ การจัดการความรู้ แบบเน้นเทคโนโลยี (Technology – Led KM)    แต่เป็นระบบที่ใช้เทคโนโลยีตามความจำเป็น     ไม่ใช้เทคโนโลยีนำ   แต่ก็ไม่ละเลยประโยชน์ที่จะได้จากเทคโนโลยี
ในช่วงวางแผนระบบ จะต้องมีผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มาร่วมวางแผนระบบ  ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการลงทุนในด้าน hardware และ software  และการเลือกใช้เครื่องมือ    คำแนะนำสำหรับขั้นตอนนี้ก็คืออย่าคิดที่จะลงทุนเต็มที่สำหรับการใช้งานระยะยาว   เพราะเทคโนโลยีด้านนี้มีการเปลี่ยนแปลงเร็วมาก    ควรเน้นให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และให้ง่ายต่อการใช้งาน (user friendly) ในระยะนั้น    ต่อไปเมื่อมีความต้องการและผู้ใช้มีความสันทัดที่จะใช้เครื่องมือที่การใช้ยุ่งยากขึ้น จึงค่อยเปลี่ยนเทคโนโลยี 
ในช่วงของการดำเนินงาน ต้องมีเจ้าหน้าที่เทคนิคด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างน้อย 1 คน  (“คุณวิศาสตร์” มาจากคำ wizard หมายถึงพ่อมดด้าน ไอที)รับผิดชอบด้านเทคโนโลยีของการจัดการความรู้ โดยอาจทำงานนี้เต็มเวลา หรือเพียงบางเวลา ตามความเหมาะสม    และต้องมีเจ้าหน้าที่ฐานข้อมูลความรู้ อีกอย่างน้อย 1 คน (“คุณประมวล”) ดูแลเนื้อหาของความรู้ ที่มีผู้นำมาแบ่งปันและแลกเปลี่ยนกันอยู่บน “พื้นที่เสมือน”    และคอย “สกัด” รวบรวมออกมาเป็น ขุมความรู้     บรรจุไว้ใน ฐานข้อมูลความรู้ (Knowledge Database) ขององค์กร
มีหลักฐานจากหลายทางว่า ระบบจัดการความรู้ที่ใช้เทคโนโลยีนำ ส่วนใหญ่ประสบความล้มเหลว    ได้ผลไม่คุ้มค่าการลงทุน
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารจะต้องหลอมรวมเป็นเนื้อเดียวกันกับระบบฐานข้อมูลความรู้ ดังในหัวข้อถัดไป

 

ระบบฐานข้อมูลความรู้

 

           หลักการสำคัญที่สุดคือ ระบบฐานข้อมูลความรู้จะต้องเป็นเครื่องมือสร้างความคึกคักของการแบ่งปันความรู้    สร้างความสัมพันธ์ระหว่าง “คุณกิจ” ต่างหน่วยงาน หรือทำงานอยู่ห่างไกลกัน    และเป็นเครื่องมือแสดงให้เห็นการเติบโตก้าวหน้าของ ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ ขององค์กร
           เป้าหมายสำคัญของการจัดให้มีฐานข้อมูลความรู้ ก็เพื่อเก็บรวบรวม ขุมความรู้ และ แก่นความรู้ ที่ได้จากกิจกรรมต่างๆ ได้แก่  การประชุมปฏิบัติการฝึกอบรม  ตลาดนัดความรู้  พื้นที่เสมือนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  กิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อน   กิจกรรมเรีนยรู้ก่อน  กิจกรรมเรียนรู้ระหว่าง  กิจกรรมเรียนรู้ภายหลัง  ฯลฯ    นำมาจัดเก็บโดยแยกแยะเป็นหมวดหมู่ และค้นหาได้โดยง่าย    ฐานข้อมูลความรู้นี้จะต้องเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา    ให้ “คุณกิจ” และ “คุณอำนวย” ที่ภาคภูมิใจใน “ความรู้เพื่อการปฏิบัติ” ของตน   ได้เห็นว่าความรู้ของตนได้รับการยอมรับ ยกย่อง และนำไปใช้ต่อ ยกระดับต่อ    ได้เห็นว่าใครคือกัลยาณมิตรผู้เอาความรู้นั้นไปทดลองใช้ หรือทดลองปรับปรุง    เอาไปใช้ในกิจกรรมอะไร  เกิดผลอย่างไร    ให้ผู้สร้างความรู้เดิม กับผู้เอาไปทดลองปรับปรุงต่อ ได้มีโอกาส “พบปะสนทนา” ผ่าน “พื้นที่เสมือน” ในเทคโนโลยีสารสนเทศ  ซึ่งอาจนำไปสู่การพบปะแบบพบตัวกันจริงๆ ก็จะยิ่งทำให้ความเป็นกัลยาณมิตรยิ่งเหนียวแน่นขึ้นไปอีก
           ย้ำว่าในฐานข้อมูลความรู้ ความครบถ้วนไม่สำคัญเท่าความแนบแน่นอยู่กับกิจกรรมจัดการความรู้ขององค์กร    ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีการจัดการความรู้  ก็จะมีความเคลื่อนไหวของความรู้ มีการสร้างและสั่งสมความรู้เพิ่มขึ้นหรือยกระดับขึ้น    ฐานข้อมูลความรู้ต้องไวพอที่จะเคลื่อนตามในทันที    ดังนั้นหากจัดเทคโนโลยีด้าน content management ให้ผู้เป็นเจ้าของความรู้  หรือ “คุณอำนวย” ผู้จัดกระบวนการ สามารถเข้าไปเพิ่มเติมหรือแก้ไข ความรู้ในฐานข้อมูลได้ด้วยตนเอง    ก็จะทำให้ฐานข้อมูลความรู้มีชีวิตชีวามากขึ้น

 

 

           ระบบฐานข้อมูลความรู้ จะต้องทำงานในลักษณะหลอมรวมเป็นเนื้อเดียวกันกับระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร    การจัดการความรู้จึงจะประสบผลสำเร็จอย่างแท้จริง

 

ระบบการจัดกิจกรรมพิเศษ
           การจัดกิจกรรมพิเศษ (event) มีความจำเป็นมาก    เพราะช่วยสร้างความคึกคัก  ความชื่นชมผลงาน  ความภูมิใจของกลุ่มผู้มีผลงาน หรือความสำเร็จที่น่าชื่นชม    ช่วยเป็น “พื้นที่” สำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ภายในองค์กร    และอาจเชิญกลุ่มจัดการความรู้ที่มีวิธีเลิศ (Best Practice) ตาม “หัวปลา” ขององค์กร มาจัดนิทรรศการเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้    หรือมาทำกิจกรรมเพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) ให้แก่หน่วยงานขององค์กร
            กิจกรรมพิเศษอาจจัดได้หลากหลายรูปแบบ      แบบหนึ่งคือ ตลาดนัดความรู้ ภายในองค์กร   ให้หน่วยงานต่างๆ นำความรู้สำหรับการปฏิบัติงานที่ตนสร้างขึ้นและพิสูจน์แล้วว่าได้ผลเลิศ ออกแสดง     ให้พนักงานจากหน่วยงานอื่นขององค์กรได้มาชมและซักถามแลกเปลี่ยนความรู้ตามความสนใจ    และให้มีส่วนลงคะแนนช่วยคณะกรรมการตัดสินรางวัล Knowledge of the Year ด้วย
           หน่วยงานในประเทศไทยที่จัดกิจกรรมพิเศษด้านการจัดการความรู้ คือ คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์  จัดวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing Day) จัดปีละ 3 ครั้ง คือทุกๆ 4 เดือน    และ วันขอความรู้ จากผู้ลาจาก สำหรับให้ผู้ใกล้เกษียณอายุราชการได้ถ่ายทอดความรู้บันทึกไว้ใช้งานแก่บุคลากรรุ่นหลัง    
           กิจกรรมพิเศษอาจจัดบน พื้นที่เสมือน คือในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารก็ได้  ดังได้กล่าวแล้วในหัวข้อ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
           การจัดกิจกรรมพิเศษนี้ควรมีคณะกรรมการจัดโดยเฉพาะ  โดยอาจตั้งให้ปฏิบัติหน้าที่ตลอดปี  หรือตั้งเป็นคณะกรรมการเฉพาะกิจ  ตามความเหมาะสม    หลักการสำคัญคือควรกระจายกรรมการให้มาจากหลากหลายหน่วยงาน เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมต่อการจัดการความรู้จากหน่วยงานต่างๆ     สร้างความรู้สึกว่าการจัดการความรู้เป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ     เป็นกิจกรรมที่ทำให้การทำงานประจำสนุกสนานขึ้น  และทำให้พนักงานได้เรียนรู้วิธีทำงานในรูปแบบใหม่ๆ  เป็นประโยชน์ต่อตัวพนักงานเอง

 

ระบบการเชื่อมโยงกับกิจกรรมจัดการความรู้ภายนอกองค์กร
           การเชื่อมโยงการจัดการความรู้ขององค์กรกับองค์กรภายนอก  ทำให้เกิดความรู้สึกว่ามีเพื่อนร่วมทาง  สามารถแลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน  หรือซักถามวิธีการที่เพื่อนใช้และประสบความสำเร็จ    คือเป็นช่องทางแลกเปลี่ยนวิธีเลิศ (Best Practice) ของการจัดการความรู้นั่นเอง     การเชื่อมโยงกันนี้อาจโยงกันหลวมๆ ไม่มีโครงสร้างหรือกลไก   โยงกันผ่านความรู้จัดคุ้นเคย    หรืออาจจัดเป็นเครือข่าย ดังตัวอย่าง HKM Network เป็นเครือข่ายจัดการความรู้ของโรงพยาบาลภาคเหนือตอนล่าง 17 โรง,  UKM Network เป็นเครือข่ายจัดการความรู้ในมหาวิทยาลัย ซึ่งขณะนี้มีสมาชิก 5 มหาวิทยาลัย เป็นต้น     
          ประโยชน์ของการเชื่อมโยงกิจกรรมจัดการความรู้ขององค์กร เข้ากับกิจกรรมจัดการความรู้ภายนอก  มีอย่างน้อย 5 ประการ ดังนี้
1.        เป็นช่องทางแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิธีดำเนินการจัดการความรู้
2.        เป็นช่องทางแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความรู้เกี่ยวกับการทำงาน
3.        ช่วยทำให้การจัดการความรู้มีความคึกคัก เอาจริงเอาจัง เพราะเกรงจะน้อยหน้าหน่วยงานอื่น
4.        ลดค่าใช้จ่าย  ในกรณีจัดกิจกรรมร่วมกัน   หรือจัดการฝึกอบรมร่วมกัน
5.        ช่วยการแลกเปลี่ยนวิทยากร