“หลักการจัดการตนเอง (Self-Management)”

 เป็นการลงมือปฏิบัติโดยเริ่มต้นจากเรื่องที่สำคัญก่อน ดังนั้น จงยึดหลักว่า “ชีวิตนี้สั้นนัก จึงควรทำสิ่งที่สำคัญในชีวิตก่อน” การจะทำอย่างนั้นได้ดีต้องมีการบริหารเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง สิ่งที่ต้องทำคือเรื่องสำคัญ ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน หากทำได้ก็จะสามารถพึ่งตนเองได้ 

อุปนิสัยที่ 3 นี้เกี่ยวข้องกับ "การบริหารเวลา" โดยมีปัจจัย 2 อย่าง ความ "เร่งด่วน" และ "สำคัญ" ที่เป็นตัวกำหนดกิจกรรมต่างๆ ความสำคัญไม่ได้อยู่ที่เวลาแต่อยู่ที่ "การจัดการกับตัวเอง"  โดยเฉพาะกับเป้าหมายระยะยาว เพราะเมื่อเริ่มต้นลงมือทำ หลายเรื่องหลายอย่างดูเร่งด่วนไปเสียหมด

อุปนิสัยที่ 3 คือ ทำสิ่งที่สำคัญก่อน แล้วอะไรคือสิ่งที่สำคัญ เราต้องรู้บทบาทหน้าที่ของเราก่อน 1 คนมีได้หลายบทบาท เช่น พ่อแม่ เพื่อน ลูก สามี ลูกจ้าง เจ้านาย พนักงาน ประชาชน ฯลฯ แล้วเราก็จะรู้ว่าในแต่ละบทบาทอะไรคือสิ่งสำคัญ ในบทนี้เขาบอกต้องแยกให้ออกระหว่าง สิ่งสำคัญ/ไม่สำคัญ งานเร่งด่วน/ไม่เร่งด่วน ถ้าเรารู้จักวางแผนดีๆ งานสำคัญไม่เร่งด่วนก็จะเยอะกว่างานด่วนและสำคัญ กับงานด่วนแต่ไม่สำคัญ  เมื่อพบแล้วต้องเลือกทำในสิ่งที่สำคัญก่อน  ตามปกติ คนเราจะพบกับเรื่องต่าง ๆ 4 แบบ คือ

            3.1 เรื่อง "สำคัญ" และ "เร่งด่วน"

            3.2 เรื่อง "สำคัญ" แต่ "ไม่เร่งด่วน"

            3.3 เรื่อง "ไม่สำคัญ" แต่ "เร่งด่วน"

            3.4 เรื่อง "ไม่สำคัญ" และ "ไม่เร่งด่วน"

            ตามปกติเราจะเลือกทำในเรื่องที่สำคัญและเร่งด่วน ตามข้อ 3.1  แต่จะทำให้เราเหนื่อยมาก เพราะมีเรื่องเร่งด่วนที่ต้องให้ทำ ให้แก้อยู่ตลอด  ดังนั้น เราต้องพยายามจัดสรรเวลามาทำในเรื่องที่ 3.2 คือเรื่องที่ "สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน" ให้มาก ๆ ซึ่งเรื่องพวกนี้ได้แก่ เรื่องของการวางแผน การแสวงหาโอกาสใหม่ ๆ, การป้องกันปัญหา  โดยหากเราทำเรื่องพวกนี้ดี เรื่องเร่งด่วนต่าง ๆ ก็จะลดลง ทำให้เรามีสุขภาพจิตในการทำงานที่ดีขึ้น  ทั้งนี้ ได้มีการแนะนำให้จัดทำตารางเวลาว่าจะจัดทำอะไรก่อน-หลัง ตารางที่ดีควรเป็นตารางประจำสัปดาห์  เพื่อบอกเราว่าสัปดาห์นี้มีเรื่องสำคัญอะไรที่ต้องทำ และสิ่งที่ทำให้เราสามารถลำดับความสำคัญได้ดี คือ การรู้จักปฏิเสธ และการจดจ่อ (Focus) กับเป้าหมายของตนเอง

การบริหารงานที่มีประสิทธิผล  คือ การทำตามลำดับความสำคัญ การจัดประเภทและจัดลำดับการทำงานช่วยให้บุคคลทราบว่า  งานใดเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุดสำหรับการทำงานของตน  หรืองานใดแม้สำคัญแต่ยังไม่มีความจำเป็นต้องเร่งด่วนนัก  ดังนั้น  บุคคลจะสามารถทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดเป็นสิ่งแรกได้ โดยการจัดความสำคัญของสิ่งที่จะต้องทำนั้น  จะต้องอยู่บนรากฐานของหลักการและค่านิยมที่ดีต่อการทำงาน  ไม่ใช่เพราะการถูกบังคับหรือเพราะการถูกเร่งให้ทำด้วยเหตุฉุกเฉิน

กล่าวคือ  ในขณะที่ผู้นำเป็นคนตัดสินใจว่าสิ่งไหนต้องทำก่อน ผู้จัดการจะนำสิ่งนั้นมาไว้เป็นลำดับแรกของการทำงาน การบริหารจัดการก็คือ การจัดระเบียบวินัยเพื่อทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จนั่นเอง

  เคล็ดลับ  เราทุกคนต่างมีเรื่องที่ต้องให้ทำมากมาย แต่คนที่มีประสิทธิภาพนั้น จะมีการวางแผนที่ดี รู้ว่าเรื่องไหนสำคัญ เรื่องไหนไม่สำคัญ เรียงลำดับความสำคัญ  แล้วเลือกทำเรื่องที่ควรจะทำ ชีวิตเขาจึงดูไม่สับสนและวุ่นวาย แต่ผลลัพธ์ของเขากลับมีประสิทธิภาพมากกว่าคนที่ "ยุ่ง" อยู่ตลอดเวลา !

แบบพฤติกรรมในการจัดการตนเอง (Behavioral Self - Management)

กลยุทธ์ที่ช่วยบุคคลให้สามารถควบคุมชีวิตของเขาได้มากขึ้น ได้แก่

1. การกำหนดเป้าหมายด้วยตนเอง (Self-Set Goals)

เป็นผู้กำหนดเป้าหมายและระดับเป้าหมายด้วยตนเอง  ควบคุมตนเอง และเกิดคำมั่นสัญญาต่อเป้าหมายที่ตนเองเป็นผู้กำหนด 

2.การสังเกตการณ์ด้วยตนเอง (Self-Observation)

เป็นกระบวนการที่ติดตามเฝ้าดูพฤติกรรมตนเองและตั้งข้อสังเกตเกี่ยวกับการกระทำ เหตุการณ์หรือผลลัพธ์ (Outcomes) ปรัชญานี้ตั้งบนข้อสมมติฐานว่า เราสามารถตรวจสอบพฤติกรรมของตนเองได้ นอกจากนี้การสังเกตการด้วยตนเองยังรวมไปถึงการบันทึกผลการปฏิบัติงานด้วย

3.การให้รางวัลด้วยตนเอง (Self-Reward)

การให้รางวัลด้วยตนเองเป็นกระบวนการที่ตรวจสอบ ประเมินและให้รางวัลหรือไม่ให้รางวัลแก่ผลการปฏิบัติงาน  การให้รางวัลอาจจะกระทำเป็นระยะ ๆ เพื่อให้ตนเองทราบว่าอะไรเป็นสิ่งที่เราต้องปรับปรุงแก้ไข

4.การวางแผนตระเรียมการก่อนการปฏิบัติจริง (Self-Cueing)

การวางแผนเตรียมการก่อน การปฏิบัติงานจะช่วยป้องกันข้อบกพร่อง (Defects) ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างปฏิบัติงาน  :ซึ่งการจำลองสถานการณ์ (Simulation) หรือการสร้างเงื่อนไขที่ควบคุมได้ (Controlled Conditions)  เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ใช้สำหรับแนวทางนี้

5.การออกแบบงานด้วยตนเอง (Self - Designed Jobs)

ความสามารถออกแบบงานหรือยื่นข้อเสนอให้มีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการออกแบบงาน ทำให้เราตระหนักถึงความสามารถควบคุมตนเองได้

การจัดการตนเองแบบจิตใจ (Cognitive Self-Management)

การจัดการตนเองแบบจิตใจ เป็นกลยุทธ์การจัดการด้วยตนเอง (Self-Management-Strategies) ที่สังเกตและวัดไม่ได้ ในการจัดการตนเองแบบจิตใจ บุคคลสร้างจินตภาพทางจิตใจ (Mental lmages) และแบบฉบับความคิด (Thought Patterns) ที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์การ ได้แก่

1. การสร้างโอกาส (Opportunity Building)

เป็นกระบวนการค้นหาและ/หรือพัฒนาความเป็นไปได้ใหม่ ๆ เพื่อความสำเร็จปัญหาในทางการบริหารนั้นนอกจากจะเป็นตัวปัญหาจริง ๆ แล้ว การที่ไม่สามารถพัฒนาหรือปรับปรุงโอกาสถือเป็นปัญหาด้วยเหมือนกัน

2. การพูดกับตนเองเชิงบวก (Positive Self-Talk)

เป็นกระบวนการสร้างจินตภาพแห่งจิตใจที่เสริมแรงของตนเองในการตระหนักถึงความสำคัญของตนเองที่มีต่อผู้อื่น และเพิ่มพูนความเชื่อของตนเองว่ามีความสามารถที่จำเป็นในการปฏิบัติงานหน้าที่และเผชิญหน้ากับการท้าทายจากสถานการณ์ต่าง ๆ

   อ่านอุปนิสัยข้ออื่นได้ที่นี่ค่ะ  http://gotoknow.org/blog/the7habits